採用業務を効率化！採用管理システムの導入効果と選定方法を解説

採用活動において「面接のスケジュール調整だけで毎日バタバタ」「応募者の情報があちこちに散らばっていて管理が大変」…そんな経験はありませんか？
採用は企業の成長に欠かせない重要な業務ですが、アナログな管理方法ではどうしても限界が出てしまいます。
そこで近年、多くの企業が注目しているのが「採用管理システム」です。煩雑な作業を効率化し、チーム全体での情報共有や進捗管理もスムーズに行えるようになります。
本記事では、採用業務の全体像からよくある課題、採用管理システムの導入メリット、自社に合った選び方、そして最後にCloud Service Conciergeで導入のご支援が可能な採用管理システムをご紹介します。
業務をもっとスムーズにしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

採用管理の業務は、単に人を募集して面接をするだけではありません。
まずは、募集要項の作成や求人媒体への掲載から始まり、応募者の情報収集、書類選考、面接日程の調整、選考結果の通知、内定の連絡、そして入社手続きまで、多岐にわたるタスクがあります。
採用管理の業務は一つひとつの工程が連動しているため、どこかでミスや遅れがあると、全体の採用スケジュールに影響が出てしまいます。
また、選考に関わる複数のメンバーとの情報共有も必要になり、手作業や個人管理では限界があります。

採用業務を日々こなしていると、「なんとなくやりにくい」「毎回、同じことで手間がかかる」と感じる場面が多いのではないでしょうか。
ここでは、企業の現場でよく見られる採用管理の課題を、具体的にご説明します。

応募者情報をExcel、メール、紙の履歴書などでバラバラに管理していると、「連絡を見落とした」「選考結果の記録が残っていない」といった問題が起きやすくなります。
特に複数名で選考を担当している場合、情報共有が不十分だと誰が何を確認したのかがわからなくなってしまいます。

応募者一人ひとりに面接可能日時を確認し、面接官と日程をすり合わせ、調整結果を双方に連絡する…という流れを毎回行うのは非常に手間がかかります。
応募者が複数になると、この業務だけで多くの時間を取られてしまうこともあります。

「この人は今どの段階？」「面接は終わっていたっけ？」など、選考状況がすぐに分からず、確認に時間がかかることがあります。
時間がかかる事で、対応が遅れ、応募者の不満につながることもあります。

過去の選考履歴や面接官の評価が記録されていない、もしくは探しにくい状態だと、「あの時どんなやり取りをしたか」が振り返れず、採用活動の改善に活かせません。

採用業務が一部の人に偏っていると、その人が不在の時に対応が止まってしまいます。
また、進捗や応募者の状況が共有されていないと、他の担当者がフォローしづらくなります。

採用管理システムとは、採用活動におけるすべての工程を一つの仕組みの中で管理できるツールです。
応募受付、書類選考、面接調整、進捗管理、評価の記録、内定通知までのプロセスを一元化することで、情報の漏れや重複を防ぎ、スムーズな運用が可能になります。
さらに、選考結果や応募者データを蓄積できるため、今後の採用活動の分析や改善にも役立ちます。
クラウド型であれば、在宅勤務や外出先からでも利用可能です。

採用管理システムは、ただ応募者の情報を管理するだけのツールではありません。
日々の業務で時間や労力がかかっていた「面接日程の調整」や「選考ステータスの管理」「評価内容の共有」などを効率よくこなせるようにしてくれるため、人手や時間が限られている中でも、ミスなくスピーディに採用活動を進めるための機能が豊富にそろっているのが特徴です。
ここでは、採用管理システムを導入すると具体的にどんなことができるのか、その代表的な機能をご紹介します。

• 応募者情報の一元管理
  履歴書、連絡履歴、選考結果などをまとめて管理でき、情報の抜け漏れがなくなります。

• 選考の進捗管理
  候補者ごとに「書類選考中」「面接中」「内定済み」などのステータスを一目で確認できます。

• 面接調整の効率化
  システム内で面接官や応募者と日程調整ができ、自動でカレンダー連携も可能です。

• 評価やフィードバックの記録
  面接官のコメントや選考理由を記録しておくことで、社内で共有・振り返りがしやすくなります。

• 求人媒体との連携
  複数の求人サイトと連携し、応募情報を自動で取り込むことができます.

• データ分析
  応募数、通過率、採用までの日数などを可視化し、採用活動の改善に活かせます。

採用管理システムを導入すると、これまで手作業で行っていた業務がスムーズになります。
作業時間の短縮だけでなく、情報の整理・共有、採用のスピードアップなど、実際の業務に直結するメリットが多く、導入企業の多くが「もっと早く導入すればよかった」と実感しています。
ここでは、採用担当者の負担軽減だけでなく、組織全体に良い効果をもたらすポイントを、具体的に見ていきましょう。

• 採用活動のスピードアップ

情報の入力・確認・共有が効率化されることで、対応スピードが格段に向上します。とくに、良い人材は複数企業から内定を得ることが多いため、スピード感は非常に重要です。

• コミュニケーションの円滑化

応募者への連絡、面接官との情報共有が一つのシステム上で完結します。メールのやり取りに追われることが減り、必要なやりとりがスムーズになります。

• データ分析による採用の最適化

どの媒体から応募が多いか、どのフェーズで辞退者が多いかなど、採用の振り返りを行い、数値的な根拠をもとに採用戦略を見直せます。感覚に頼らず、効果的なアプローチが可能です。

• 求人媒体との連携

複数の求人サイトに同時に掲載したり、応募情報を自動で取り込んだりすることができます。人為的なミスや作業時間の削減につながります。

• セキュリティと個人情報保護

採用活動では、応募者の氏名、連絡先、学歴、職歴など多くの個人情報を扱います。そのため、セキュリティ対策は非常に重要です。多くの採用管理システムでは、暗号化通信やアクセス制限、ログ管理などの対策がされています。また、国内の個人情報保護法に対応しているかも確認すべきポイントです。信頼性の高いサービスを選ぶことで、情報漏えいなどのリスクを防げます。

「今の業務のどこを改善したいか」「今後どんな採用を目指しているか」を明確にし、それに合ったシステムを選ぶことが大事です。
この章では、採用管理システムを選ぶときにチェックしておきたいポイントについてご紹介いたします。

• 求人媒体・外部ツールとの連携が可能か

自社がすでに使っている求人媒体（Indeedやリクナビ等々）やチャットツール・カレンダーなどを事前に確認することが大事です。すべて手動での連携となると、連携の手間がかかってしまうため、自動連携できる求人媒体を確認しておくのがおすすめです。
チャットツールやカレンダーアプリと連携できると、さらに業務効率が上がります。

• 価格・コストパフォーマンスが適正か

システムの導入にあたっては、機能の充実度と価格のバランスを見極めることが大切です。高機能であっても、実際の運用に必要ない機能が多ければコスト過多になってしまう可能性があります。
初期費用だけでなく、月額料金、オプション、総合的にみて判断するのが大事です。

• 画面デザイン・操作性の良さ

価格・コストのところと少々被りますが、使い方がわかりにくいシステムだと、結局定着せずに元のやり方に戻ってしまうことも考えられます。
無料トライアル期間があるかどうかもチェックし、実際の画面を確認の上、採用担当者だけでなく、面接官や現場の担当者など、複数の社員が使用するケースも多いため、「使いやすい」と感じるかをしっかりと確認すると良いでしょう。

ここまで採用管理システムの機能やメリットをご紹介してきましたが、「結局どのサービスを選べばいいの？」と迷っている方も多いのではないでしょうか。
現在は多くのクラウド型採用管理システムが提供されており、機能や料金、使いやすさもそれぞれ違いがあります。
この章では、Cloud Service Conciergeでご支援が可能且つトライアルが用意されているクラウド型採用管理システムをご紹介します。導入の検討材料として、ぜひ参考にしてみてください。

株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS採用」は、応募者の情報管理、面接調整、選考結果の共有、求人媒体との連携、さらには分析レポートの自動生成まで、一連の採用業務を一元管理できるクラウド型の採用管理システムです。
ビズリーチがこれまで蓄積してきた採用ノウハウを活かし、「数値に基づく採用戦略」の実行を後押しする設計が特徴です。
そのほかの特徴として、新卒と中途でエディションが分かれており、新卒に力を入れたい企業様・中途採用に力を入れたい企業様でエディションを使い分けることが可能です。
新卒エディションには、イベント管理機能も備わっておりますので、例えば、会社説明会などでご活用いただけます。
また、自動連携が可能な求人媒体も豊富にございますので、新卒向けの求人媒体に多く求人募集を出している企業様におすすめな製品です。

＼HRMOS採用についての詳細＆資料DLはこちら／

株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、クラウド型の採用管理システムです。

採用ページ作成から応募者の進捗管理、面接日程の調整、内定通知まで、一連の採用業務を一元管理できるのが大きな特長です。
ジョブカンシリーズ全体の特徴にもある低価格は本製品にも当てはまり、業界最安値クラスで提供されております。
そのため、採用管理製品の中でも導入のハードルが低く、直感的な操作ができるUI設計で、ITツールに慣れていない方でもすぐに使いこなせる点が好評です。
GoogleカレンダーやTeams、Zoom等の連携など、既存のツールと組み合わせやすいのもポイント。
特に中小企業やスタートアップなど、採用に大きなコストをかけにくい企業にとっては、必要な機能をしっかりカバーしつつ、リーズナブルな価格で運用できる点が大きな魅力です。

中途採用向けの求人媒体との自動連携が豊富で、中途採用に力を入れている企業様におすすめな製品です。

＼ジョブカン採用管理についての詳細＆資料DLはこちら／

採用業務は企業の成長に欠かせない大切な業務ですが、アナログな方法では時間も労力もかかり、ミスも発生しやすくなります。
採用管理システムを導入することで、情報の整理・共有がスムーズになり、業務全体の効率が大きく向上します。
また、データを活用することで採用の質そのものも高めることができます。自社に合ったシステムを選び、未来の仲間を迎える体制を整えていきましょう。
『Cloud Service Concierge』では、SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。製品選定等お気軽にご相談ください。