何かと手間な交通費精算！効率化するにはどんな術がある？
コロナウイルスの蔓延により2020年からものすごい速度で普及した“リモートワーク”ですが、最近では“アフターコロナ”となり、徐々に対面の訪問営業への回帰が始まっています。
そんな中で発生する訪問営業をする際の交通費の精算。交通費の精算は煩雑なフローが多く、効率化できないか頭を抱えている企業も多いかと思います。今日はそんな交通費精算についてご紹介したいと思います。
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交通費精算とは
交通費清算とは業務上の移動で公共交通機関やタクシーを利用した際に発生する費用を経理に申請を行い承認してもらう手続きです。
交通費清算の手順
申請者側
申請する方法は各企業で様々かと思いますが、基本的には専用のフォーマットに日付・訪問先・運賃・経路・指名・交通機関等の記載、領収書などがあれば添付して申請をします。
営業職の社員などは抱えているお客様が多ければ多いほどお客様先への訪問が増え移動が発生 し、必然的に申請する交通費清算の件数も増えます。通常業務に加え、交通費申請の業務が増え社員側の負担が課題となっているケースも多く見受けられます。
承認者側
経理の方では社員から申請された申請書の内容を確認をし、承認手続きを実施します。
社員の人数が多ければ多いほど申請書の確認件数も増え、申請書の中身も不正な申請の有無、記載金額に相違がないかなど、チェック項目も多数ありミスが許されないため、経理対応者の精神的、身体的負担も大きいものとなります。
▶いずれも対応者への負担がかかることが課題
申請者側にも、承認者側にも大きな負担がかかる交通費精算業務。
従業員の中には申請せずに自腹で支払ったままの方もいたり、経理側にも、忙しい時期に交通費精算が重なりと双方に負担が大きく交通費精算の効率化を図りたい企業も多いのが現実です。
交通費精算の注意点
行き先や行く理由が明記されているか
外出の目的や行先を記載することは従業員の不正請求を防ぐとともに、税務調査の対策にも繋がります。
一番安価なルートで申請されているか
会社によっては上限を設けている会社もあるかと思いますが、基本的に移動でかかる交通費は乗り換え検索アプリなどで算出した最安のルートで利用します。
経理、社員間で何かと手間のかかる交通費の精算を効率化するには
ICカードの履歴を活用する
交通費精算はExcelベースでの申請方法が主かと思いますが、SuicaやPASMOといった交通系ICカードが普及し、昨今ではICカードでの決済も主流です。
ICカードの履歴を利用すれば、先に出た不正請求も防ぐことも可能ですし、
また、経理担当者にとってもICカードの履歴を活用することで最短ルートを利用しているか、定期区間の運賃なども一目でわかるため、今までの多岐にわたる確認業務の負担を削減できます。
交通費精算システムを導入することでさらに手間を削減
先のICカードの履歴とさらに経費精算システムを導入することで、今まで大幅に時間を割いていた申請・確認・承認の手間を省ける他、人為的ミスの解消や、経理業務にかかる時間を大幅に短縮、データの一元管理が可能になります。
Cloud Service Concierge お勧めの経費精算ツールのご紹介
・ジンジャー経費
≪使いやすさ・サポート満足度No.1≫
『ジンジャー経費』は、申請書や領収書の管理、申請の確認や差し戻しのコミュニケーションも
オンライン上で完結することができる製品です。
専用アプリを導入することで、AI-OCR読み込み機能をご利用いただけますので、
領収書やレシートの写真を撮るだけで、データ化された情報を申請に反映させることが
可能になります。
また、経費精算に特化した様々な機能を備えていますので、よりスムーズな作業が可能となります。
・楽楽精算
≪導入実績1万2000社以上！≫
『楽楽精算』は導入実績No.1(※1)のクラウド型経費精算システムです。
電子帳簿保存法にも対応しており、領収書をスマートフォンで撮影したり、
複合機からスキャンしたデータを楽楽精算にアップロードしたりすることで
金額や取引先などがデータ化されます。
入力画面や経費の申請ルールの設定等細部に渡るカスタマイズができ、
かつ初期設定期間においては導入企業様に対して1名専属のサポート担当が就くため、
オーダーメイド感覚でご利用いただくことができるシステムです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
アフターコロナ時代となり、徐々に対面の訪問営業への回帰が始まり増えてくる経費精算業務。
経費精算システムを導入することで大幅な工数やストレスを削減できます。
また、経費精算システム活用による業務効率化は、最終的には紙代の削減や業務時間短縮による人件費の削減にもつながります。
詳細情報をご要望の方は是非お気軽にCloud Service Conciergeへお問い合わせください。
経費精算業務における現在抱えていらっしゃる課題の整理も含めてご相談頂ければと思います。
