
ペーパーレス対応の第一歩!源泉徴収票電子化のメリットと準備方法
昨年の10月から今年1月までの年末調整の時期になると、多くの企業が「源泉徴収票」の準備に追われます。
担当した経理や総務のご担当者様は煩雑な業務に業務負荷が増え、頭を悩ませたでしょう。
この煩雑な業務を効率化し、コストを削減するには「源泉徴収票を電子化」することが一つの手です。
しかし、「どうやって導入すればいいのか」と感じる方も多いでしょう。
本記事では、源泉徴収票を電子化するメリットや必要な準備、具体的に対応可能なシステムをご紹介します。
目次[非表示]
- 1.源泉徴収票の電子化とは?
- 2.源泉徴収票を電子化するメリット
- 3.電子源泉徴収票の対応に必要な準備
- 3.1.■電子対応に必要なシステム環境
- 3.2.■給与計算ソフトの役割
- 4.源泉徴収票の電子化に対応可能なシステム 5選
- 4.1.◆SmartHR
- 4.2.◆KING OF TIME
- 4.3.◆freee人事労務
- 4.4.◆マネーフォワード クラウド年末調整
- 4.5.◆ジョブカン給与計算
- 5.まとめ
源泉徴収票の電子化とは?
源泉徴収票は、1年間の給与や控除額、納税額が記載されている、会社が従業員に渡す重要な書類のひとつです。
従業員が確定申告をする際や住宅ローン控除を申請する際に必要となるため、法的に発行が義務付けられています。
源泉徴収票の電子化は、紙ベースの書類をデジタル形式に変え、クラウドやオンラインシステムを通じて従業員へ提供することを指します。
例えば、メールで送信したり、専用のポータルサイトで閲覧可能にする形が一般的です。
近年、デジタル技術の進化により多くの業務がペーパーレス化されています。
また、2021年に税務署が「e-Tax」を推進したことにより、税関連書類のデジタル化が進んでおり、源泉徴収票も電子的に発行する方法が推奨されるようになっています。
源泉徴収票を電子化するメリット
いくら電子化が推奨されているといっても、導入後にメリットがなければ、中々慣れ親しんだ方法を変えるキッカケにはならないかもしれません。
本項目では、電子化によって得られるメリットについてご紹介します。
■コスト削減
郵送での源泉徴収票は、印刷・封入・郵送の手間が必要となり、付随して紙代・インク代・封筒代、大量の紙を扱うための収納スペースや管理コストも発生します。
また、2024年10月から郵送料金の値上げの影響もあり、従来よりもコストが増える企業も多いはずです。
しかし、源泉徴収票を電子化すれば、必要となる費用はほぼ不要となります。
従業員数の多い企業ほど、電子化による大幅なコスト削減が見込まれます。
■作業効率の向上
紙の源泉徴収票を準備するには、多くの人手が必要です。
封入作業や誤配の確認、各従業員への発送手配など、時間のかかる作業が多く発生します。
電子化をすることで、システムで一括処理が可能となり、データをクリック一つで送信できるため、業務時間を大幅に削減できます。
労務担当者は他の重要な業務や、付加価値の高いタスクに集中することが可能になります。
■セキュリティ強化
紙の書類は、紛失や誤送のリスクがあります。
例えば、郵送時に誤配が起きたり、従業員が紙を紛失してしまうことも珍しくありません。
一方、電子化ではシステム上で管理することで、アクセス権限を設定し、不正利用を防止できます。
さらに、データは暗号化されているため、情報漏洩のリスクも軽減されます。
電子化によって、従業員の個人情報をしっかり守ることができ、安心して運用できる仕組みを整えることが可能です。
電子源泉徴収票の対応に必要な準備
では、電子化にあたり、具体的にはどんな準備が必要となるのでしょうか。
次に準備が必要な項目について記載します。
■電子対応に必要なシステム環境
社内で電子化を進めるためには、基本的なシステム環境を整える必要があります。
インターネット環境や社員専用のポータルサイト、またはクラウドサービスを利用できる体制を整備しましょう。
従業員がアクセスできる仕組みを設けることで、スムーズな運用が可能になります。
■給与計算ソフトの役割
給与計算ソフトは、源泉徴収票の電子化を進める上で重要な役割を果たします。
給与データから自動的に源泉徴収票を作成し、クラウドや電子ポータルを通じて配布する機能を持つものが一般的です。
特に、法改正への対応やシステムアップデートが迅速な製品を選ぶことも重要となります。
源泉徴収票の電子化に対応可能なシステム 5選
本項目では、源泉徴収票の電子化に対応したソフトを5つご紹介します。
◆SmartHR
SmartHRは、給与計算システムからCSV形式またはPDF形式の源泉徴収票のデータを取り込むことで源泉徴収票の電子配付ができるシステムです。
給与計算システムから取り込んだ給与の実績データや年末調整データなどまで一括管理が可能です。
煩雑になりがちな人事労務業務を効率化でき、特に中小企業から大企業まで幅広く活用されています。
クラウド上で動作するため、導入が簡単で、従業員がスマホから源泉徴収票を閲覧できる点も魅力です。モバイル対応も強化されており、外出先でも確認が可能で、操作性の高さが評価されています。
また、年末調整のデータの収集やチェック作業が簡素化できる機能が充実しており、未経験者でも使いやすい設計が特徴です。
◆KING OF TIME
主に勤怠管理で知られるKING OF TIMEは、給与計算機能も搭載しており、源泉徴収票の電子化にも対応しています。
タイムカードや出退勤データを自動で反映させる仕組みがあるため、正確な給与計算が実現できます。
また、他の給与計算システムで発行した源泉徴収票のPDFデータを取り込んで配布も可能です。
勤怠データと給与計算をシームレスに連携できるため、業務負担を大幅に軽減できます。
これにより、従業員の働き方に基づいたリアルタイムな給与計算が可能です。
クラウドベースで動作するため、インターネット環境があればどこからでもデータを管理・確認でき、企業の柔軟な働き方改革にも活用いただけます。
◆freee人事労務
freeeは、使いやすさで定評のあるクラウド型の人事労務ソフトです。
直感的な操作性が特徴で、ITリテラシーが高くない人でも短期間で使いこなすことができ、
中小企業やスタートアップにもおすすめです。
源泉徴収票の電子配布機能も備えており、他のfreee製品(会計ソフトなど)との連携がスムーズです。
特に、会計・経費精算とのデータ共有が効率化され、バックオフィス業務の大幅な簡略化を実現します。
また、法改正に対応したアップデートが頻繁に行われ、安心して運用を続けられるのもポイントです。
◆マネーフォワード クラウド年末調整
マネーフォワードクラウドの年末調整ソフトは、年末調整や源泉徴収票の電子発行機能が充実しています。
従業員様からの申告書の収集〜年末調整計算〜電子申告までをスムーズに行え、ミスを大幅に減らすサポートが可能です。
経理部門向けの機能が豊富で、法改正にも迅速に対応します。
これにより、税務署提出用のデータ作成もスムーズに行えるため、税務関連の負担が軽減されます。
また、他のマネーフォワード製品(給与、会計、経費精算システムなど)との連携性が高く、企業全体のデータ一元管理ができる点が魅力です。
◆ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、給与データの入力から源泉徴収票の作成・電子配布までを簡単に行えます。
シンプルな操作画面で、初めて使用する方でも迷わず操作できる設計です。
他のジョブカンシリーズ(勤怠管理や経費精算)と組み合わせることで業務全体の効率化が可能となり、勤怠データをリアルタイムで給与計算に反映できるため、データの手入力やミスが減ります。
さらに、クラウド型のシステムで法改正や最新機能にも自動で対応するため、常に安心して利用できます。
企業規模を問わず、多くの企業で支持されています。
まとめ
源泉徴収票の電子化は、企業にとってコスト削減や業務効率化を実現するだけでなく、環境負荷の軽減やセキュリティ強化にもつながります。
給与計算ソフトや労務システムを活用することで、スムーズに電子化を進められるため、今からでも導入の検討は遅くありません。
時代はペーパーレスへ。企業として新しい仕組みを取り入れることで、業務改善と従業員満足度の向上を両立させてみませんか。
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