スマホ対応！おすすめワークフローシステムのメリット解説

本記事ではワークフローシステムの導入を検討している方に向けて、スマホ対応のおすすめワークフローシステムについて詳しく記載しています。
場所を選ばずに業務を進められるモバイル対応の利便性、業務プロセスの効率化、ペーパーレス化によるコスト削減、そして内部統制の強化など、さまざまな視点からのメリットを解説します。
ビジネスのスピードと効率を向上させるためにおすすめのツールも紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。

ワークフローとは

組織内の多くの業務では、申請から承認、最終的となる決裁までの流れがあります。
例えば、社内稟議や経費精算、総務や人事の手続きなどがこれに該当し、「申請・承認・決裁」というステップで進行します。
申請の内容や条件によって判断をする人・人数・ステップなどが変わることもあり、複雑なルールとなっている場合もあります。
組織内の業務において複数人が関わり、あらかじめ決められたルール等の流れに沿って処理することや、その流れを図式化したものをワークフローといいます。

ワークフローをシステム化するメリット

従来の紙ベースのワークフローには、申請や承認の遅延、書類の紛失、手続きの不透明さといったデメリットがありました。
対して、ワークフローをシステム化すると、申請業務の効率化、ペーパーレス化、内部統制の強化が実現し、業務全体の生産性が向上します。
3つのメリットについて詳しく説明いたします。

申請業務の効率化が可能

1つ目のメリットとして、申請業務の効率化があります。
手作業による入力ミスや確認作業が削減され、業務の正確性が向上します。
また、申請が提出されると即座に関連する担当者に通知が送られるため、承認プロセス含めた、業務全体のスピードアップが図れます。
さらに、過去の申請や承認の履歴をシステム上で確認したり、簡単に検索・参照できるため、同様の申請を行う際の参考にできます。
紙ベースの申請では、書類の受け渡しや確認に時間がかかるため、システム化による効率化は大きなメリットとなります。

ぺーパーレス化

2つ目のメリットはペーパーレス化です。
書類の保管スペースの削減や紙代や印刷費、インク代などのコスト削減が行えます。
また、紙の書類では、紛失や破損のリスクが常に伴いますが、システム化することにより、書類の紛失リスクが大幅に減少します。
システム化によりこれらのリスクを回避できます。
紙の書類では、定期的にバックアップを取るなどの対応により災害や事故による書類の紛失や破損のリスクを最小限に抑えることができます。
紙の消費量が減ることで、森林資源の保護やCO2排出量の削減につながり、環境保護にも役立ちます。

内部統制の強化が可能

最後に、3つ目のメリットは内部統制の強化です。
システム化されたワークフローは、業務プロセスを標準化することができ、すべての担当者が同じ手順でおこなえるため、ばらつきがなくなります。
標準化されたプロセスは、内部統制の基盤を強化します。
さらに、履歴管理・アクセス権の管理もできるため、業務の透明性が向上します。
透明性のある業務運営は、内部統制の強化に直結します。

スマホ・タブレットに対応したワークフローのメリット

続いて、スマホやタブレットに対応したワークフローについてのメリットをご紹介します。

外出先でも申請、承認が可能

インターネットがつながる環境であればいつでも、どこでも申請・承認ができます。
担当が出社していないので、承認をもらえない。といったお困りごとも解決することが可能です。

通知を受け取れる

スマホやタブレットで通知を受け取ることができると、承認や確認の漏れがなくなります。
システムによってはリマインドや承認の期日を設けることができるため、期日を守った対応もできます。

ワークフローの選定ポイント

数あるシステムの中から自社にあうワークフローシステムを選定するためには実現したいことやシステムも特徴をとらえることが大切です。
抑えておきたいポイント5つをご紹介します。

画面などが使いやすいシステムか

ワークフローの申請や承認や日々利用しますので、従業員にとっても管理者にとってもわかりやすいかどうかが重要です。
直感的に操作ができるのか、わかりやすく見やすくなっているか実際の画面を確認することもポイントです。

自社の規定に合うシステムか

ワークフローは会社の規定に沿って申請・承認・決裁を行います。
規定にあったシステムなのか、規定に見直しが必要になるのかなども確認が必要です。

申請書のテンプレートがあるか

さまざまな申請に対応するためにテンプレートはあるか、または自社に合わせてテンプレートをカスタマイズできるのかも重要です。
会社によって申請に必要な内容は変わるため、実現できるかどうかを検討します。

システムの連携性

連携したいシステムがある場合、連携可否も確認するポイントの一つです。連携時に開発が必要な場合はどれくらいコストがかかるのかも計算しなくてはいけません。

必要なサポート体制があるか

そして最後はサポートです。
導入までのサポート体制・導入後のサポート体制とシステム提供会社によって変わるので、事前に把握しておく必要があります。
また有償なのか、無償のサポートなのかもコスト算出に関わってくるので、確認しておくことをおすすめします。

おすすめのサービス

ここからはCloud Service Conciergeおすすめのスマホやタブレットにも対応したクラウドワークフローシステムをご紹介します。

ジョブカンワークフロー

社内のあらゆる申請に対応したワークフローシステムです。スマホからでも申請しやすいUIで業界最安値クラスの料金でご利用できる点が魅力です。
SlackやChatworkや、電子契約ツールクラウドサインとの連携なども可能です。

＼ジョブカンワークフロー の製品詳細＆資料DLはこちら／

コラボフロー

Webがあれば直感的な操作で誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。 普段お使いのExcel書類をアップロードすることで、自由自在に申請フォームをデザインすることも可能です。 ビジネスチャットツールや電子契約、kintoneとの連携機能なども充実しています。

＼コラボフローの製品詳細＆資料DLはこちら／

X-point Cloud

そのままでも使える豊富な申請書テンプレートが1,000以上あるため、ご利用を開始しやすい製品です。
自動入力などの入力支援機能を備えており、ミスの軽減や効率化を実現できます。
連携可能な製品も多数あります。

＼X-point Cloudの製品詳細＆資料DLはこちら／

バクラク申請

AI-OCRを活用し手入力ほぼゼロを実現するワークフローシステムです。汎用申請・支払申請・購買管理申請と必要な申請を組み合わせることができます。
シリーズで連携して利用すると、より便利にご利用できます。

＼バクラク申請の製品詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

本記事では「ワークフローとは」、「ワークフローをシステム化するメリット」、「ワークフローの選定ポイント」、「おすすめの製品」などについて解説いたしました。
今回ご紹介した製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。お気軽にご相談ください。