PCログを活用した勤怠管理の新常識をご紹介！

労働基準法を遵守するためには、残業時間を含む勤怠管理を厳密に行うことが重要です。
しかし、テレワークの普及により従来の方法では正確な勤怠管理が難しくなることがあります。
そこで本記事では、PCログを活用した勤怠管理の方法やその利点、注意点について詳しく解説します。PCログを利用した勤怠管理は高い正確性を持つ手法です。勤怠管理に課題を感じている担当者の方々は、ぜひ参考にしてみてください。

PCログによる勤怠管理のメリット

パソコンを日常的に使用する業務を行う従業員の勤怠管理には、PCログの活用が非常に便利です。PCログを使うことで、実際の業務状況に合わせた正確な勤怠管理が可能となります。
以下では、PCログを活用した勤怠管理の概要とその有用性について詳しく説明します。

労働時間の正確な記録の取得

PCログを活用することで、従業員がPCを使用開始した時刻や終了した時刻を自動で記録し、手動での打刻ミスや記入漏れを防ぎます。
リアルタイムでデータを収集するため、管理者は常に最新の勤怠状況を把握でき、迅速な対応が可能です。

従業員による不正な改ざんのリスク低減

勤怠データが自動的に記録されるため、従業員が意図的にデータを変更することが困難になります。
ログデータは通常、システムによって保護されており、信頼性の高い情報源として活用できますが、勤怠データとして使用することで勤怠情報の透明性と正確性が確保されます。

労務管理の効率化と法令遵守の実現

PCログによるデータ収集は自動化されているため、手動でのデータ入力や集計作業が不要となり、管理者の負担が軽減されます。
さらに、労働時間の正確な記録により、労働基準法などの法令遵守が容易になります。
法令に基づいた適切な労務管理を行うことで、企業の労務リスクを低減できます。

テレワークの勤怠管理に対応可能

PCログはインターネット経由でデータを取得できるため、従業員がオフィス外で働いている場合でも、労働時間を正確に把握できます。
リモートワーク環境においても、従業員の勤務状況を可視化できるため、適切な評価や管理が可能です。
柔軟な働き方を支援しつつ、効率的な勤怠管理が実現します。

以上のように、PCログを活用した勤怠管理は、労働時間の正確な記録、不正リスクの低減、労務管理の効率化と法令遵守、テレワーク対応という多くのメリットを提供することができます。

PCログによる勤怠管理の注意点

PCログを活用した勤怠管理には多くのメリットがありますが、注意点も存在します。
主に2つの注意点がありますのでご紹介します。

PC外での業務の管理について

PCログは、主にパソコンでの作業を記録するためのものですが、現場作業や会議、電話対応など、PCを使わない業務も多く存在します。
これらの業務時間はPCログに反映されないため、実際の労働時間を正確に把握するには、他の方法での補完が必要です。

正確性の担保

PCログだけでは休憩時間などを管理することは難しくなります。
PCログによる勤怠管理の正確性を高めるためのポイントは、複数の打刻手段を準備しておくことです。
パソコンを利用せず業務の開始・終了時間の打刻を記録する方法の一例として、タイムカードやモバイルアプリ・ICカードの利用といった方法があります。
タイムカードやモバイルアプリ・ICカードを利用することで全ての業務時間を網羅的に管理することができ、勤怠データの信頼性があがります。
そして、従業員がパソコンを利用している時間だけでなく、実際に業務を行っている時間を正確に把握するためには、勤務状況の定期的な確認やフィードバックも重要です。
管理者が従業員とコミュニケーションを取り業務内容や労働時間について確認することで、勤怠管理の正確性を向上させます。
また、打刻はタイムカードで取り、実際にパソコンの稼働時間のログとの差異を確認する方法も一つの手段としてあります。

PCログの収集方法について

PCログの収集方法には、主に手動での収集と勤怠管理システムを使った自動収集の2つの方法があります。
それぞれの方法について詳しく解説します。

手動でのPCログ収集

手動でのPCログ収集は、ユーザーが自らPCの使用開始時刻や終了時刻を記録する方法です。
具体的には、スプレッドシートや紙の記録用紙にログイン・ログアウト時間を記入します。
比較的簡単に始められますが、記入漏れや記録ミスが発生しやすく、正確性に欠ける場合があります。
また、記録を集計する際に手間がかかるため、効率性に課題があります。

勤怠管理ソフトウェアを使ったPCログ収集

勤怠管理ソフトウェアを使用することで、PCログを自動的に収集・管理できます。
ソフトウェアはPCのログイン・ログアウト時間、アクティビティをリアルタイムで追跡し、データを自動的に記録します。
手動記録に比べて正確性が高く、データの集計や分析も効率的に行えます。
また、リモートワーク環境でも使用でき、従業員の勤怠管理を一元化することが可能です。

勤怠管理システムには、PCログ収集以外にも勤怠管理を効率化できる機能があります。

【勤怠管理システムの主な機能５選】
・出勤・退勤・休憩等の打刻
・残業時間が一定の基準を超えた従業員へのアラート
・労働時間・遅刻・早退時間、残業時間などの自動集計
・休暇管理、シフト管理、簡易的な工数管理
・給与計算ソフトとの連携

勤怠管理システムの利用を検討する場合、PCログ収集に対応しているかどうかを確認することも重要なポイントになります。
対応していない場合は、ログ管理システムとの併用も考えられます。
併用する際には、勤怠管理システムとの連携は出来るかや、どのように連携するか、打刻時間との差異はどのように確認するのか、といった点を検討する必要があります。

PCログ収集可能な勤怠管理システムはKING OF TIMEがおすすめ！

KING OF TIMEとは株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
労働時間の上限規制や年次有給休暇5日取得義務・勤務間インターバル・高度プロフェッショナル制度と働き方改革に対応できる機能が搭載されています。
豊富な打刻手段・充実した機能が特徴です。

【KING OF TIME システムログの特徴】

PCのWindowsログオン・ログオフで自動で出退勤打刻が可能

KING OF TIMEでは、Windowsログオンすると出勤、Windowsログオフになると退勤が自動的に打刻されますので従業員が手動で打刻する必要がなくなり打刻漏れを防ぎます。
また、PCの使用開始と終了を正確に記録できるため、勤務時間の正確な管理が可能です。
また、KING OF TIMEで取得したPCログを勤怠の打刻として扱うことで、より正確な勤務時間の把握をし、勤怠データの信頼性向上が実現可能になり、テレワークにも対応可能になります。

ログと打刻を別々に管理も可能

KING OF TIMEは、PCのログと打刻情報を別々に管理することもできます。
詳細な作業ログと簡易的な出退勤記録を分けて扱うことができ、必要に応じて柔軟な管理が可能です。
PCログと打刻データの差異も確認できるため、ログデータの分析による業務効率の改善を狙えます。

KING OF TIMEのシステムログを使うことで、PCログの自動取得から打刻への連携、セキュリティの強化まで、包括的な勤怠管理が可能になります。
結果的に企業は従業員の労働時間を正確に把握し、効率的な業務管理を実現できます。

ただし、導入にあたっては従業員のプライバシーに配慮し適切な運用ルールを設定することが重要です。
予期せぬログの記録や、複数回の出退勤があった場合の調整など、一部手動での管理が必要な場面もあることに注意しましょう。

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まとめ

KING OF TIMEは、PCログ収集機能を備えた優れた勤怠管理システムです。
特にテレワークや多様な勤務形態がある場合には柔軟な運用ができるため、おすすめです。
PCの電源オンオフで自動的に出退勤打刻ができ、打刻漏れを防止し、従業員の手間を大幅に削減します。
また、PCログと打刻のデータを別々に管理することで、より精緻な勤怠データの分析が可能となり、業務の効率化につながります。

さらに、 PCログを打刻時刻として連携することができるため、 正確な勤務時間の把握が実現し、信頼性の高い勤怠管理が行えます。
定期的なメンテナンスで法対応もでき、豊富な打刻方法があるのも魅力です。

これらの機能を活用することで、企業は従業員の労働時間を正確に把握し、業務の効率化とコンプライアンスの強化を図ることができます。PCログを活用した勤怠管理システムをお考えなら、KING OF TIMEの導入をご検討ください。

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