電子契約サービス徹底解説！業務効率化とコスト削減を実現する最新ツールとは？

近年、契約業務の効率化やペーパーレス化を目指す企業が増加する中、電子契約のクラウドサービスが注目を集めています。
紙の契約書からデジタル化へ移行することで、締結作業の簡略化やコスト削減、安全性の向上といった多くのメリットを享受できます。
本記事では、電子契約サービスの概要や利用時のポイント、さらにおすすめのサービスについて詳しく解説します。

電子契約サービスについて

電子契約サービスとは、従来の紙ベースの契約書を電子化し、郵送する代わりにインターネットを通じて契約を締結する仕組みを提供するサービスです。
契約書の作成から署名、保管までをデジタルで管理できるため、業務効率化やコスト削減が期待できます。
電子契約は自治体やBtoB企業、BtoCなど多くの企業で導入が進んでいます。

利用するメリット

締結作業の省力化・効率化

契約書を印刷して郵送する作業が不要となり、契約締結までの時間を短縮が可能です。
これまでの契約締結プロセスでは、契約書を印刷し、署名や押印を行い、郵送や手渡しによるやり取りを行う必要がありました。
この一連の作業は時間と労力を要し、場合によっては契約相手が遠方にいる場合、締結までに数日から数週間かかることもあります。
電子契約サービスでは、インターネットを活用して契約書を作成し、電子署名とタイムスタンプを付与することで、契約書のやり取りをオンラインで完結させることができます。
郵送や移動の手間が省けるだけでなく、契約締結までの時間を大幅に短縮することが可能です。
また、契約書の作成から締結までのプロセスがデジタル化されるため、業務の効率化が図られ、担当者の負担を軽減することにもつながります。

コスト削減

紙やインク、印紙代、郵送料、保管スペースにかかるコストが削減されます。
紙ベースの契約書では、契約書の印刷に必要な紙やインク、さらには契約書を郵送する際の郵送料、契約内容によっては印紙代が発生します。
また、締結後の契約書を保管するためには、専用の保管スペースが必要となり、これらの管理コストも企業にとって負担となります。
一方で、電子契約サービスでは、契約書がすべてデジタルデータとして管理されるため、これらの費用を削減することが可能です。
特に、大量の契約書を扱う企業では、紙や印刷にかかる費用だけでなく、保管スペースの確保にかかるコストも大きな課題となるため、電子契約によるコスト削減効果は非常に大きいと言えます。
このように、電子契約サービスは単なる業務効率化だけでなく、コスト削減による経営改善にも寄与するツールとして利用されています。

セキュリティや安全性の向上

電子契約サービスでは、電子署名技術とタイムスタンプ技術により、誰がいつ、署名したのかを暗号化した状態で記録し改ざんを防ぎます。
これらの技術は従来の慣習におけるハンコの印影や割り印に代わる、契約書の証拠力を担保するものになります。
さらに、電子契約サービスでは、契約書データをクラウド上に保存することが可能です。
これにより、紙の契約書では避けられない紛失や災害による破損のリスクを排除することができます。
例えば、火災や水害などの予期せぬ事態が発生した場合でも、クラウド上のデータは安全に保管されているため、物理的なリスクを心配する必要がありません。
また、クラウド上に保存されたデータは、バックアップ機能を活用することで万が一のデータ損失にも対応できます。
契約書のアクセス権限を細かく設定できる機能も備えています。
これにより、契約書を閲覧・編集できる人物を限定することができ、不正なアクセスや改ざんを防ぐことが可能です。

利用時の留意点

相手方の同意

電子契約を利用するためには、契約相手方が電子契約に対応している必要があります。
特に、取引先が電子契約に慣れていない場合には、導入への理解を得るための説明が必要になることがあります。
場合によっては、紙ベースの契約を併用することも検討する必要があります。

操作性とサポート体制

電子契約サービスは、社内で利用する担当者がスムーズに操作できることが重要です。
操作性が悪いと、導入後に社員の負担が増加する可能性があります。
また、お問い合わせやトラブルが発生した際に迅速な対応を受けられるサポート体制が整っているかどうかも確認しておきましょう。

トライアルや最小契約における試験運用

多くの電子契約サービスでは無料のトライアルプランが提供されており、実際の操作感や使いやすさを確認する機会となります。
トライアル期間中には、契約書作成、締結、管理、他システムとの連携などのプロセスが自社の業務フローに適しているかを確認しましょう。
また、社員からのフィードバックを収集し、運用フローの改善材料とすることが重要です。
トライアル終了後はすぐに本契約を結ぶのではなく、まずは小規模な範囲で導入するミニマム契約を検討すると良いでしょう。
これにより、サービスが自社に適さない場合でも損失を最小限に抑えられます。
特定の部署や業務に限定して利用を開始し、問題がないことを確認した後に運用範囲を拡大することで、よりスムーズな導入が可能になります。

製品選定時の確認点

契約業務に合った機能を搭載しているかの確認

選定する際には、自社の業務内容やニーズに合った機能が搭載されているかを確認することが重要です。
サービスによって提供される機能は異なるため、導入後に「必要な機能が不足している」「機能が過剰で使いづらい」といった問題を避けるためにも、事前に慎重な検討が必要です。
契約業務フローを可視化し必要な機能を確認しましょう。
以下は、確認する際のポイントになります。

電子署名

契約書に電子署名を付与することで契約の信頼性を確保し、改ざんを防ぐことができます。
電子契約を行う上では必須になることが多いですが、電子印もしくは電子印影画像の付与のみで良い場合は電子契約サービスでなくとも対応できる可能性がございますので、要否を今一度確認しましょう。

タイムスタンプ

契約書の改ざん防止や締結日時の証明を行う機能です。契約書の正確性を保証します。
電子署名と同様に電子契約を行う場合は必須になることが多いですが、電子印、電子印影画像の付与のみで良い場合は電子契約サービスでなくとも対応できる可能性がございますので、要否を確認すると良いでしょう。

契約書テンプレート

頻繁に利用する契約書のフォーマットをテンプレート化し、作成を効率化する機能です。
これにより、契約書作成にかかる時間を短縮できます。
検討中の製品に、契約業務で利用予定の契約書テンプレートが用意されているか確認しましょう。

ワークフロー

現在の契約業務のワークフローを見直し、検討中の電子契約サービスが対応しているか確認しましょう。
直列の承認フロー（AND設定）に加えて、複数の承認者から代表者が承認すれば次のステップに移行できる、並列の承認フロー（OR設定）ができるか、所定の承認フローから逸脱しないようワークフローの固定ができるかもポイントになります。

契約書の保管・管理

締結済みの契約書をクラウド上で安全に保管し、検索や共有が容易になる機能。紙の契約書を保管するスペースや管理コストを削減できます。
電子契約サービスの場合、クラウド上に契約書をデータとして保管しますが、全文検索までできるのか、締結日やタイトルなど事前に入力した項目のみの検索までなのか確認しましょう。
全文検索まで必要な場合は専用のクラウドサービスが必要になることもございます。

運用コストの把握

電子契約サービスは、導入時の初期費用やランニングコスト、オプション費用が発生します。
またサービスによって料金体系が異なりますので、注意が必要です。課金対象が利用IDなのか、電子契約の締結件数なのか確認し予算に適したサービスを選定しましょう。
料金体系によっては契約書の保管期間や契約件数が増えるほどコストが増加する可能性もあるため、長期的な運用計画を立てることが重要です。

システム連携

電子契約サービスが自社で利用しているシステムと連携できる場合、業務効率化がさらに進む可能性があります。
連携可能なシステムとして、販売管理システム、請求・決済システム、CRM（顧客管理システム）、SFA（営業支援システム）、契約書レビュー・管理システムなどが挙げられます。
例えば、電子契約サービスとCRMやSFAを連携することで、顧客情報を契約書に自動反映させるなどの情報共有が可能です。
また、契約書レビューシステムと連携すれば、契約書の作成からレビュー、締結までのプロセスを一元化できます。
さらに、契約書管理システムとの連携により、締結済み契約書の保管・検索・共有が効率的に行えるようになります。

電子契約クラウドサービスのおすすめ

クラウドサイン

クラウドサインは、紙や印鑑を必要とせず、契約作業をオンラインで完結させるクラウド型電子契約サービスです。
郵送代や印紙代などのコスト削減はもちろん、事務作業にかかる間接的なコストも軽減します。
テレワーク推進や柔軟な働き方を実現し、取引先にも使いやすい設計が特長です。
法務省・デジタル庁からも認められている安心のサービスで、官公庁や金融機関も利用しています。
使いやすいUIと多機能性、導入から運用までのサポート体制、外部サービスとの連携も豊富で、業務効率化に貢献します。
クラウドサインは、契約業務のデジタル化を推進し、企業の課題解決に貢献するサービスです。

＼クラウドサイン についての詳細＆資料DLはこちら／   

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、350万社以上に選ばれている電子契約サービスです。
契約書の作成・送付・締結・保管までをオンラインで完結し、印紙税や郵送コストを削減、契約手続きの迅速化と業務効率の向上を実現します。
実印相当・契約印相当の2つの電子署名タイプにも対応し、高い証拠力とセキュリティを両立。電子帳簿保存法や各種法令にも準拠しており、内部統制や災害対策にも強い信頼性を誇ります。
スマートフォンでも操作可能で、場所を問わずスムーズな契約締結が可能。高機能ながら導入・運用も簡単で、あらゆる規模の企業に最適です。

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マネーフォワード クラウド契約

マネーフォワード クラウド契約は、個人から中小企業、IPO準備・中堅・上場企業向けに、契約書の作成から申請・承認・締結・保存・管理までを一括して行える電子契約・契約書管理サービスです。
このサービスは、契約業務をより簡単にし、紙の契約書と電子契約を一元管理することが可能です。
また、マネーフォワードの他製品との連携により、バックオフィス領域全体を効率化します。
契約書の送信料・保管料は無料で、契約書の送信件数や保管件数に課金や上限設定がないため、管理したい契約書が増えても安心して使用できます。
さらに、契約経緯の記録と契約書のバージョン管理機能により、煩雑な契約プロセスをスマートに進めることができ、契約内容の合意から締結までの流れを一気通貫で可視化することが可能です。
多くの企業に信頼されている電子契約・契約書管理サービスです。

Dropbox Sign

Dropbox Signは、紙や印鑑に代わって契約作業をデジタル化する電子署名サービスです。
このサービスは、郵送代や印紙代などのコスト削減だけでなく、事務作業の間接的なコストも削減します。
技術に詳しくない人でも直感的に操作でき、法的拘束力のある監査証跡を提供します。
Dropbox Signは、Dropbox、Gmail、Salesforce、Slackなど、さまざまなツールとの連携が可能で、署名プロセスを効率化し、ビジネスの成長と拡張を支えます。

＼Dropbox Sign についての詳細＆資料DLはこちら／   

LegalOn Cloud

LegalOn CloudはAIが法務ナレッジを整理し、提示するプラットフォームです。
契約審査から電子契約、締結後の契約管理、法務相談案件の管理、法令リサーチ、法改正対応まで、あらゆる法務業務を最先端のAIを搭載したLegalOn Cloudがサポートします。同一プラットフォーム上であらゆる法務業務が完結するため、複数のツールを横断する必要がなく、煩雑さと手間から解放されます。
また、法務業務に必要な機能を備えた標準機能に強化したい業務に特化した機能を追加して行くことで、自社に最適なプラットフォームを構築できます。
日々の業務の中で生まれる自社の法務ナレッジをLegalOn Cloudなら自然に集約することで、AIが自動で整理し適切なタイミングでレコメンドし、ナレッジマネジメントの未来の形を実現します。
※LegalOn Cloudには電子契約・締結の機能が用意されております。

まとめ

本記事では、電子契約サービスの概要やメリット、留意点や製品選定についてご紹介いたしました。近年、契約業務の課題を解決する電子契約のクラウドサービスが普及し、契約業務の効率化が進んでおります。電子契約のクラウドサービスをご検討をされておりましたら、この機会にぜひ『徹底比較！電子契約サービスオススメ5選』も併せてご確認ください。製品選定の参考になりましたら幸いでございます。

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