入社手続き業務をペーパーレス化するメリットとは？

現代のビジネスにおいて、環境への配慮や業務プロセスの効率化を目的に、企業はますますペーパーレス化に向けた取り組みを進めています。

その中でも、入社手続きではまだ多くの企業で紙による手続きが行われています。しかし、今日のデジタル時代においては、このような手続きを効率的かつ迅速に処理するために、電子化が不可欠となっています。

本記事では、入社手続きを電子化した場合のメリットについて解説していきます。

入社手続きを紙で運用する場合のデメリット

入社手続きの工数が煩雑化や書類の保管場所の確保

入社手続き時には、管理者と入社する社員間で、さまざまな書類のやり取りが必要となります。

• 雇用契約書
• 労働条件通知書
• 秘密保持誓約書
• 内定承諾書
• 健康診断書       等々

さらに、上記の書類を印刷した後も業務が発生します。

• 宛名を記入
• 書類を封筒に入れて郵送の手続き
• 書類に不足や誤りがあれば、再度修正してもらってから返送の対応

などといった、膨大な工数がかかります。

また、これらの資料を保管する場合、保管場所の確保も必要となります。

属人化が課題となっている企業であれば、引継ぎの際などに、「どういった書類が入社時に必要となるかがわからない」「書類の保管場所が分からない」のようなリスクがあります。

重要書類の紛失する可能性がある

上記に挙げた書類には個人情報が含まれております。郵送途中の紛失リスクもゼロではないため、個人情報漏洩になる可能性も考えられます。

入社書類を紛失しないようにするために、必要な書類を適切な場所に保存し、バックアップを取ることが重要です。また、入社書類を取り扱う人員を限定し、書類の保管方法や破棄方法などを明確にすることも大切になってきます。

入社手続きを電子化することのメリット

こういった課題を解決するのが『電子署名サービス』です。

電子署名とは、電子化された文書に対して行われる電子的な署名のことを指します

引用：マネーフォワード クラウド契約『電子署名とは？仕組みやメリットをわかりやすく解説』）

ほかにも、電子署名と同時に従業員から必要な情報を電子上で収集し、それらの情報をクラウドに保管することが可能な『人事労務クラウドサービス』もあります。

▼入社時に必要な書類の電子署名イメージ

電子署名サービス、または人事労務クラウドサービスを導入して入社手続きを行った場合のメリットとして、以下が含まれます。

大幅な工数削減とペーパーレス

書類の準備・封入作業・差し戻しの際に発生していた工数は電子化することにより削減することが可能です。

まず、入社手続きの必要書類は従業員にクラウドサービスを通じて送付することが可能となります。

それらの書類が合意を得る必要がある書類であった場合は、電子署名依頼が従業員に届き、氏名を入力後に合意済みのスタンプが付与され、その内容は管理者にもリアルタイムで確認可能となります。

万が一内容に不備があった場合の差し戻しも、ボタン一つで完了します。リアルタイムでいつでもどこでも入社手続きを行う事ができるようになり、ペーパーレス化の実現が可能です。

情報の管理がしやすくなる

電子化された書類は、検索や分類がしやすくなるため、必要な情報を素早く見つけることが可能です。

また、

• 書類の管理者が誰であるか？
• どこに保存されているか？
• いつアップロードされたか？

などの情報も明確化されるサービスも多くあるため、情報漏洩のリスクが減ります。

入社手続きを電子化する為のソリューションの紹介

今回は電子署名機能と人事データベースの管理の機能を併せ持つ、"クラウド型人事労務サービス"をご紹介させていただきます。

SmartHR

SmartHRは、クラウド上で従業員に関する様々な情報を一元管理できるクラウド型人事労務システムです。

年末調整や雇用契約などの労務手続きから、人事評価まで、書類回収やチェック作業に多くの時間を取られていた人事・労務業務をしっかり効率化し、ペーパーレスを実現できます。

また、収集された従業員情報を活用することで、データ分析の専門知識がない担当者でもわかりやすい操作性で、蓄まったデータの可視化・分析を簡単に行うことが可能となります。

入社時の社会保険手続きに必要な書類は自動作成され電子申請も可能！ 文書配付機能を活用すれば雇用契約をオンラインにて締結する事もできます。

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、全ての労務業務を自動化・効率化するためのクラウドソリューションです。業界最安値の価格で、従業員情報はクラウドで一元管理することができ、社会保険・労働保険の手続きは帳票作成から提出までサポート可能となるため、工数削減と共にペーパーレスも実現できます。さらには、年末調整の情報収集、還付金の計算をオプション料金なしで行うことができます。また、電子契約機能を活用することで、雇用契約をオンラインにて締結することが可能です。

公式HP：https://lms.jobcan.ne.jp/

入社手続きをペーパーレス化して業務を効率化

本記事では、入社手続きをペーパーレスにするメリットについて説明してきました。

ペーパーレス入社手続きは、単に手続きの効率化だけでなく、より良い社会の実現に向けたビジネスの在り方を示すものです。今後も、企業がペーパーレス化を進めることで、より持続可能で効率的なビジネスを実現し、より良い未来を築いていくことが求められているでしょう。