経費精算システムってどんなことができるの？活用メリットをご紹介！

電子帳簿保存法の改正における宥恕期間の終了やインボイス制度の開始等、この1年で経理業務を取り巻く環境は大きく変わりつつあります。

これらに対応するために業務効率化を図るシステム導入を検討される機会もあるのではないでしょうか。

経理業務の効率化を図るシステムとしてよく挙げられるのは経費精算システムですが、「経費精算システムってどんなことができるの？」という声もよく耳にします。

本記事では経費精算システムとは一体どんなシステムなのか、具体的な機能面にも焦点を当てながらご紹介したいと思います。

経費精算システムとは

経費精算業務とは

日頃あまり意識をされないかもしれませんが、そもそも経費精算業務とは一体なんでしょうか。その名の通り、経費を精算する業務ですね。

経費と言われてイメージしやすいのは仕事をする上で生じた交通費や接待費かと思います。これらの費用は一時的に従業員が払う＝立て替えておき、会社に対して「いつ、どんな目的でいくらのお金を立て替えたので、その分の金額をください」と上申します。

それだけではありません。お金に携わる内容ですので、従業員が上申した内容は然るべき人が確認をします。間違いがあれば訂正を促し、問題なければ上申内容に基づき従業員へ費用の支払いを対応する。また、どんな費用が発生したのかを会計ソフトに記帳という作業ももちろん発生します。従業員への支払い方法も振込や現金手渡し、給与合算等いくつかあります。

これら一連の業務が所謂「経費精算業務」です。

経費精算システムの概要

では経費精算システムとは何ができるシステムなのか。

それは、経費精算業務を簡単に実施できるようにするシステムです。

先に述べたように経費精算業務はお金が関連するシビアな業務です。間違いがあってはいけないですし、不正が生じてしまっては大問題です。一方、経費が発生した従業員からすると経費精算業務は言わば本業ではない業務のため、どうしても作業の優先順位は落ちてしまいます。「面倒だ」と感じる方も少なくはありません。

そこで活躍するのが経費精算システムです。手間がかかる業務を極力自動化し、業務における間違いを無くすことができる点が活用メリットです。

また、近年ではクラウド型のシステムが一般的になっています。テレワークの普及に伴い、場所を選ばずに業務ができることは非常に大事なポイントです。

経費精算システムは経費精算業務における「申請作業」「承認作業」「経理処理作業」を効率化することができます。では具体的にどんな機能で何を効率化できるのかご紹介したいと思います。

経費精算システムのメリット

申請作業を効率化する

現在日本国内において、およそ6～7割の企業は紙やExcelで経費精算業務を実施していると言われています。つまり経費が発生するとその内容を紙やExcelの「経費申請書」に記入し、領収書と一緒に上長承認や経理担当への提出をしていく運用です。この経費申請書に記入する作業ですが、「いつ、どんな目的で、何に対して、いくら費用がかかったのか」といった情報を中心に記入するのが一般的です。また、その費用はどの部署が持つのかといった情報や、どのプロジェクトで使用した費用なのかといった情報、場合によっては事前に出しておいた社内稟議の情報も加えるといったケースもあります。

これらの作業を経費精算システムは極力自動化することができます。

例えば、経費で何かを買った際に生じる領収書。これを経費精算システムのスマホアプリで写真撮影すると文字の読み取り機能が働き、写真撮影するだけで簡単に経費申請書の大半の情報が自動的に埋まります。もちろんスマホアプリでそのまま情報を補足し、上長へ申請を回すことができますので外出中でも簡単に経費の申請作業が完了します。

また、交通系ICカードの乗車履歴を経費精算システムに連携させる機能を持ったものもあります。交通費の精算は経路や金額を調べたり、自身の定期区間と被りがないかを調べたりと確認項目が多いのですが、ICカードの乗車履歴をそのまま経費申請作業に使えると入力の手間もミスもなくなります。ICカードの履歴連携も最近ではスマホアプリで完結できるシステムがあり、より簡単に作業が完結できるようになっています。

経費の申請に必要な情報がシステム上に出揃ったら「申請」ボタンを押すだけで承認者に申請データが共有されます。わざわざ紙で提出する必要はありませんし、領収書の画像データを添付することでシステム上で確認ができるようになります。

承認作業を効率化する

承認者は申請者から回ってきた申請内容を確認し、間違いがないかどうかを確認していきます。間違いがあってはならない経費精算業務。つまり承認者の責任や業務上の負荷は大きいものです。経費の承認作業だけで月初1日潰れているという話も実際よく耳にします。それくらい重要かつ時間がかかるのが経費の承認作業です。

この承認作業も経費精算システムで極力自動化できます。

経費申請書の記載漏れ項目がないかどうかを自動判別したり、社内規定に則った記載ルールをシステム側に覚えさせることができたりするため、承認作業における正確性と効率性が格段に変わります。また、システム上で承認印を押すことができるため「上長が出張中で承認作業が滞っている」といったことも防げます。承認作業もスマホ1台あれば完結します。承認ルートを申請内容によって自動分岐させることができる経費精算システムもありますので、「内容によっては誰に申請していいのかわからない」といったお困り事も問題なく解消できます。

経理処理作業を効率化する

経費精算業務において最も苦労されているのは間違いなく経理担当の皆様ではないでしょうか。経費申請書を確認して会計ソフトに記帳していく作業は、実は非常に高度なスキルを要します。目検で確認をし、内容を見て記帳内容(仕訳)を頭で判断し、それらの情報を手で会計ソフトに入力していくという流れが一般的です。

これらの業務を経費精算システムはマウス数クリックで完了させることができます。

最近の経費精算システムは申請書の内容に応じて仕訳の情報を自動的にまとめてくれる機能が付帯されています。よって経理担当の方は仕訳作業において、確認作業や記帳作業が圧倒的に減ります。ボタン一つで経費の申請データが仕訳の形に変換されるのです。

変換された仕訳データは会計ソフトの連携フォーマットに合わせてCSVでﾌｧｲﾙ出力をさせることもできます。それだけではなく申請者への経費の支払においても、経費精算側で振込データを用意することができたりもします。全銀協フォーマットに則ったテキストファイルで支払データが完成するため、そのデータをネットバンキングにアップロードするだけで「いつ、誰に対して、その口座にいくら支払うのか」といった処理が完了するのです。

まとめ

経費精算システムのイメージが少しでもつかめましたでしょうか。

少し立ち止まって今の業務を見直してみると、実は経費精算システムの活用によって効率化できる業務がいくつもあるかもしれません。電子帳簿保存法やインボイス制度といった背景もあり、業務の見直しやシステム導入の検討を進めやすいタイミングでもあるかと思います。

本日ご紹介した機能はあくまでも一例ではありますが、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」は上記機能を全て兼ね備えております。日本国内の累計導入社数は12,000社を超え、様々な企業のご要望に合わせて機能カスタマイズができる点もポイントです。

また、経費精算システム活用による業務効率化は、最終的には紙代の削減や業務時間短縮による人件費の削減にもつながります。

詳細情報をご要望の方は是非お気軽にCloud Service Conciergeへお問い合わせください。

経費精算業務における現在抱えていらっしゃる課題の整理も含めてご相談に乗りたいと思います。