【詳しく解説】電子帳簿保存法とは？対応しているサービスも紹介！

電子帳簿保存法により、電子帳簿の保存に一定のルールが設けられました。電子帳簿の保存は事業者に多くのメリットをもたらしますが、一定の要件などを満たす必要があります。

要件を満たすため、一般的には電子帳簿保存に対応しているサービスを利用します。ここでは、電子帳簿保存法の概要や、対応しているサービスについてご紹介します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、これまで紙ベースでの保存が一般的だった帳簿や領収書・請求書などに、電磁的記録（電子データ）による保存を認めるものです。

電子帳簿保存をすることで、経理業務のデジタル化が図れ、業務の効率化ができます。

電磁的記録による保存は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引の保存」の3つに分かれています。

2022年に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、国税関係の帳簿や書類のデータ保存についてルールの見直しが行われました。

その後、電子帳簿保存法は何回か改正され、2023年には要件も緩和され、電子帳簿保存がしやすくなりました。

電磁的記録等による保存とは？

電子帳簿保存法では、一定の要件を満たせば帳簿や書類、領収書などを電磁データにより保存することを認めています。

例えば、電子帳簿等保存では、仕訳帳や売掛帳といった「国税関係帳簿」や貸借対照表や損益計算書といった「決算関係書類」などで「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することを認めています。

国税関係書類では、仕訳の入力などから一貫して電子計算機（コンピュータなど）を使う場合は、所定の要件に従って、その電磁的記録を備え付けたり保存したりできるとされています。

電磁的記録とは、電磁的方式で作られる記録のことです。簡単にいうと、会計ソフトなどで作成した帳簿などを、そのまま一定の要件を満たした電子データとして保存することをいいます。

スキャナ保存とは？

会計ソフトなどで作成した帳簿は、そのまま電子データとして保存することができます。では、紙で作った請求書や領収書は、どのように電子データとして保存すればよいのでしょうか。

紙で作った請求書や領収書を電子データとして保存する方法が、スキャナ保存です。スキャナ保存とは、簡単にいうと、紙の書類を画像データとして保存することです。スキャナやスマホで読み取った書類を電子データとして保存します。

後で電子データの改ざんが行われないように原則、スキャニングしたデータには、タイムスタンプを付与する必要があります。

改正後の運用フローについて  -  必要な要件

電子帳簿保存を行うためには、電子帳簿保存をするための要件を満たす必要があります。要件を満たすには、一定の運用フローを構築し、電子保存を行う必要があります。

ここでは、スキャナ保存を中心に、運用方法や電子帳簿保存法の改正後の運用フローについて、見ていきましょう。

紙保管運用

紙で作成した書類は、紙の書類のままで保管することができます。電子帳簿保存を導入していない場合、会計ソフトなどで作成した帳簿や書類は、紙に印刷して保管します。

帳簿書類等の保存期間は、法人で7年（繰越欠損金などが生じる場合は10年）、個人で5年～7年（青色申告・白色申告の違い、帳簿の種類などで異なる）となっています。

ただし、詳しくは後述しますが、電子取引データについては、2024年1月1日より紙に印刷しての保存はできなくなるので注意が必要です。

現状のスキャナ保存運用

スキャナ保存の運用では、主に「読込（スキャン）」「入力」「データ保存」の3つの手順を踏むことになります。それぞれについて見ていきましょう。

読込（スキャン）

スキャナ保存では、紙の書類をスキャンして電子保存します。解像度や色の階調などの要件が決まっているため、まずは、要件を満たしたスキャナやスマホを用意する必要があります。

以前はスキャナ保存をする際に税務署の承認が必要でしたが、今は必要ありません。また、受領者がスキャナで読み取る際に必要だった、国税関係書類への自署も不要です。スキャンした原本は廃棄可能です。

入力

紙の書類をスキャンしたら、電子データの要件を満たすための入力などを行います。

まず行うのが、タイムスタンプの付与です。改ざんなどが行われないように、電子データにタイムスタンプを付与します。タイムスタンプの付与期間は「最長約2か月＋概ね7営業日以内」になります。タイムスタンプを付与したら、記録項目などを入力します。

なお、原則、編集履歴の残るシステムを利用している場合には、タイムスタンプをしなくてもよくなりました。

データ保存

スキャナ保存でデータを保存するためには、以下のような要件を満たす必要があります。

• ヴァージョン管理
• 帳簿との相互関係性の確保
• 検索機能の確保
• 見読可能装置の備え付け

これらの要件を取りこぼさないように、運用フローを確立させます。

改正後の運用

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以後にスキャナ保存が行われる国税関係書類において、次のような要件緩和がされています。

解像度･階調･大きさに関する情報の保存が不要

スキャナ保存で書類をスキャンする際には、解像度･階調･大きさに関する情報の保存が必要ですが、改正後は不要となります。

なお、200dpi 以上の解像度が必要であることや原則、カラー画像であることなど、要件自体は変更ありません。

入力者等情報の確認要件が不要

スキャナ保存では、スキャン後に記録項目の入力を行いますが、その際に入力者や管理者の情報も確認できるようにしておく必要があります。2024年1月1日以後、この要件が廃止されます。

帳簿との相互関連性の確保が必要な書類の限定

帳簿との相互関連性の確保が必要な書類が、重要書類（契約書･領収書･送り状･納品書など）に限定されました。一般書類（見積書･注文書など）は、帳簿との相互関連性の確保は不要です。

改正後は、要件緩和に合わせた運用フローを構築する必要があります。

電子取引の改正前と改正後

電子帳簿保存法の改正では、電子取引についても改正がありました。ここでは、その改正内容と運用を中心に見ていきましょう。

電子取引とは？

電子取引とは、電子的に授受したデータを電子データとして取り扱えるようにする行為、もしくは、電子データによる取引のことをいいます。

例えば、請求書や領収書をメールで受け取ったら、それは電子取引になります。電子取引も、電子帳簿保存法の対象になります。

電子取引の改正前の運用

電子取引の運用では、主に「システムの準備」「タイムスタンプの付与」「データ保存」の3つの手順を踏むことになります。それぞれについて見ていきましょう。

システムの準備

電子取引の運用では、データが確認できるディスプレイやアプリなどの「見読可能装置」の備え付けや、システム概要に関する書類（マニュアル）などの備え付けが必要です。

また、タイムスタンプの付与やタイムスタンプが付与されたデータの受け取りなどができるシステムなども必要になります。まずは、これらのシステムを準備します。

タイムスタンプの付与

データの改ざんができないように、タイムスタンプの付与を行います。

データ保存

タイムスタンプの付与をしたら、データの保存を行います。また、以下のことができるようにしておきます。

• ヴァージョン管理
• 検索機能の確保
• 見読可能装置の備え付け

紙に印刷して保存をする場合は、プリンターなどの用意も必要です。

電子取引の改正後の運用

電子帳簿保存法の改正により、電子取引について次の改正がされています。

検索機能を不要とする対象者の見直し

電子取引では原則、検索機能の確保が必要ですが、基準期間の売上高が1,000万円以下の事業者の場合、検索機能は不要でした。

2024年1月1日からは、検索機能が不要となる事業者の対象が、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者に緩和されました。

また、電子保存データを印刷し、取引年月日や取引先などで整理された状態で税務署に提示や提出することができる場合も、検索機能は不要です。

電子取引を行った際の電子データ保存義務

これまでは、電子取引の保存は紙への印刷でも、電子データでも認められていました。しかし、2024年1月1日からは、電子データのみでの保存になります。（2023年12月31日までは、電子データ移行のための猶予期間です）

入力者等情報の確認要件が不要

電子取引では、入力者や管理者の情報をわかるようにしなければなりません。ただし、2024年1月1日以後はこの要件が廃止されます。

改正後は、要件緩和などに合わせた運用フローを構築する必要があります。

改正電子帳簿保存法に対応できなかったらどうなる？

改正電子帳簿保存法に対応できなかった場合には、さまざまな罰則があります。

個人事業主にとっての重い罰則として、青色申告の取り消しがあります。個人事業主が青色申告をするためには、帳簿や書類の保存義務を満たす必要があります。しかし、電磁的記録の保存方法が保存要件に沿っていない場合は、保存義務を満たさず、青色申告が取り消される可能性があるのです。青色申告が取り消されると、最大65万円の青色申告特別控除や赤字の繰り越しなどの特典を受けることができなくなります。

そのほか、保存した電子データに改ざんや隠ぺいなどがあった場合は、重加算税が課されるなどの罰則があります。

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改正電子帳簿保存法は、会計ソフトなどで作成した帳簿などをそのまま一定の要件を満たした電子データとして保存する電磁的記録等による保存や、スキャナ保存、電子取引などについて定めた法律です。電子データとして保存するにはさまざまな要件を満たし、運用方法を確立させる必要があります。

また、電子帳簿保存法は、頻繁に改正されており、改正内容によっては運用方法の見直しなどが必要になります。違反すると、罰則規定もあるので注意しましょう。

マネーフォワードクラウドでは、電子取引、スキャナ保存、電磁的記録等による保存の3つに対応しています。

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