【おすすめサービスの紹介あり】解説！クラウド型電子契約システムとは？メリットや選定ポイントを紹介！

多種多様な働き方が進んでいる近年、契約締結業務においても紙文書とハンコ文化からの脱却が図れるクラウド型電子契約システムが注目されています。本記事ではインターネット環境があればいつでもどこでも契約締結業務を行え、さらに契約書類を電子化出来るクラウド型電子契約システムのメリットやご利用時の注意点、そして選定のポイントをご紹介します。

クラウド型電子契約システムとは？

クラウド型電子契約システムとは、契約書の作成から締結、保管に至るまでのプロセスをすべてクラウド上で完結できるシステムです。
従来ですと契約書を印刷し、ハンコによる押印をし、手書きにて署名をするといった運用がほとんどでした。押印や署名・契約書の送付のためだけに出社が必要であったり、厳重な保管をしなくてはいけなかったりと様々な制約をうけることがありました。

クラウド型電子契約システムですとインターネット環境があればいつでもどこでも契約締結に関わる業務が可能となります。
パソコンやスマートフォンを使い、暗号技術を応用した「電子署名」と「タイムスタンプ」を電子ファイルに施し、スピーディかつ安全に当事者の合意の証を残すことができます。

クラウド型電子契約システムの機能について

クラウド型電子契約システムに搭載されている機能は大きく分けて5つあります。

契約書作成機能

契約書類別の様なテンプレートが準備されており、簡単に契約書が作成いただけます。
ワークフロー機能がついており、作成した契約書の申請から承認までの社内稟議を効率化が出来るシステムもあります。

契約書送信・合意機能

システム上から契約書を送信できます。取引先は利用サービスのアカウントを持っていなくても、契約書に合意いただけます。
合意の際には電子署名とタイムスタンプ機能により本人性と非改ざん性を証明することが出来、契約書の法的効力を担保いただけます。

ステータス確認・リマインド機能

送信した契約書のステータスの確認が出来、リマインド機能で合意漏れを防ぐことが可能となります。

保管・検索・アラート・インポート機能

合意した契約書をクラウド上で保管いただけます。過去に締結した紙の契約書も、スキャンしてPDF化して取り込み、一元管理することも出来ます。
契約書名、受信者側の氏名、会社名、金額など様々な項目で検索が出来、アラート機能が備わっていれば契約の更新漏れや解約漏れも防げます。

外部サービス連携機能

シングルサインオンや社内ワークフローシステムと連携等も出来るため、セキュリティや利便性向上につながります。

クラウド型電子契約システムを利用する４つのメリット

様々な契約業務における便利な機能が搭載されているクラウド型電子契約システムですが
利用するメリットは主に4つ挙げられます。

手続きの簡素化

従来の紙と印鑑での契約締結業務ですと、契約合意から保管までに9つのステップがあります。しかし、クラウド型電子契約システムを利用すると5つのステップのみで完結できるため、手続きを簡素化することができます。

効率的な契約管理が可能

契約書は一定の期間、保管が必要であるため保管場所や保管方法についての課題が出てきます。
クラウド型電子契約システムであれば、クラウド上で契約書を保管いただけるため、
情報漏洩や紛失のリスクを回避することができます。検索機能を利用することで必要に応じて目的の契約書を簡単に閲覧できます。アラート機能を使えば更新のタイミングなどを逃さず契約締結業務が出来るため、効率的に業務を行っていただけます。

時間とコストの削減

契約締結業にかかるコストである「印紙税」そして業務にかかる「間接コスト」どちらも削減効果が期待できます。
電子契約の場合、収入印紙が不要となるため「印紙税」がかかりません。そのため、印紙税代の費用をカットすることができます。
また、契約締結業務に関わる人件費、郵送費・紙の印刷代などの間接コストも従来に比べて削減できるとされております。

コンプライアンス強化

コンプライアンスの強化という面では、本人認証が出来る機能や、権限を与えられた人しか署名できないないなど仕組みがあるため、不正を防ぐことが可能となります。
そして、電子署名技術と認定タイムスタンプ技術によって、いつ合意が行われたのか・誰が同意したのかが担保されます。文書の内容を変更したことも含めてすべて記録に残るため、改ざんがあればすぐに判明します。
電子契約ではデータはすべてクラウド上に保管されるため、紛失の心配はありませんのでコンプライアンスの強化・徹底を目指したい企業には最適と考えられます。

クラウド型電子契約システムを利用する際の注意点

メリットの多いクラウド型電子契約システムですが、利用する際に注意しなくてはいけない点もあります。

電子契約化出来ない契約が一部ある

法改正によりほとんどの契約書が電子契約化できるようになりましたが、一部の契約書においては電子化出来ず書面での契約が必要なものがあります。
公正証書化する義務が残るため書面での締結が必要となる契約としては以下があります。
・事業用定期借地契約
・企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
・任意後見契約書

上記の契約を取り扱う場合には慎重に検討する必要があります。

取引先の理解が必要

自社がクラウド型電子契約システムを導入しても、お取引相手に対応してもらえなくては電子契約は行えません。電子契約をスムーズに受け入れてもらうために、お取引相手に理解を得ることも重要なポイントとなります。

クラウド型電子契約システムを選定するポイント

クラウド型電子契約システムを導入するにあたって、選定する際に大事なポイントとして大きく分けて３つあります。それぞれのポイントを確認しながら自社に合うシステムを選ぶことが大切です。

立会人型と当事者型どちらのシステムがいいか

電子署名の方法として「立会人型」と呼ばれる、サービス提供事業者を通して電子署名をする方法と、「当事者型」と呼ばれる電子証明書を発行して当事者同士が電子署名をする方法があります。
・「立会人型」
主な本人確認手段はメールアドレス認証となり、多くのクラウド型電子契約システムが立会人型を採用しています。
・「当事者型」
当事者それぞれが電子証明書を取得・維持する必要があります。

どちらも法的効力をもつ方法ですので、どちらの方式がいいかは検討が必要となります。

 自社が求める機能を備えているか

電子契約サービスにおいてはセキュリティも重要となりますので、セキュリティ面でのリスクはないか、自社が求める要件を満たせるのかも確認しておくべき点となります。
また、社内稟議機能がついているものがいいのか、それとも既存システムとの連携をするのか。既存システムと連携する場合は連携が可能かなども考慮が必要です。

コスト感は妥当か

コスト面として自社にあうのか重要なポイントですが、併せてどのような課金体系となっているのかも確認すべき事項になってきます。

おすすめのクラウド型電子契約システム2選　

ここからクラウド型電子契約システムのおすすめ製品2製品をご紹介いたします。

CLOUDSIGN

弁護士ドットコムが提供するCLOUDSIGN（クラウドサイン）は企業や自治体などでの導入実績250万社を超える電子契約市場No.1の電子契約サービスです。圧倒的な認知度を誇っており、お取引先様へ抵抗もなく提案・推進をすることの出来るサービスです。

Dropbox Sign

150カ国、700万人の方にご利用いただいているグローバルなサービスで、日本語を含めて 21 の言語に対応しています。
Dropboxと組み合わせれば、契約書の初稿から最終版 PDF への署名まで、すべてを迅速、簡単、そして安全に行うことができます。
署名依頼件数が無制限のユーザー単位の課金体系と依頼件数に応じた段階的な課金体系の2種類から選択可能です。

まとめ

クラウド型電子契約システムには契約業務における手続きの簡素化や効率性の向上、コスト削減効果など様々なメリットがあります。
従来の紙文書とハンコ文化からも脱却が出来るため、検討を進められる企業様も多いでしょう。
導入する際には利用時の注意点を理解し、自社に合ったサービスかを検討していただくことをおすすめいたします。