申請業務のお悩みを解決！ワークフローシステムの魅力
業務の一連のフローを効率的に進めるために、ビジネスシーンで広く採用されているワークフロー。
また、近年ではワークフローシステムが登場しており、手動業務を自動化することでより高い効率化を実現することができます。しかし、利用には課題も存在します。
本記事では、ワークフローにおける課題、システム化をするメリット、おすすめの製品について解説します。
ワークフローとは
ワークフローとは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、仕事（業務）の流れそのものや流れを図式化したもののことを指します。
例えば備品を購入した経費精算をしたい場合のワークフローは、まず担当者が経費精算書を作成し、所属部署長→経理の担当者などに回覧し確認や承認をもらいます。
このように業務の流れを予めワークフローとして決めておくことで作業の抜けや漏れなどを
なくし、適切に業務を進めることができます。
ただし「購入金額が〇円を超えた場合は、経理部長の確認が必要」など金額や内容により承認の流れが複雑化することもあります。
ワークフローにおける課題
ワークフローをシステム化する企業もいる中で、申請書を紙で作成し、承認者に提出してハンコを貰う、そして、決裁者まで回覧するといった昔ながらのワークフローを行っている企業もまだまだ多いかと思います。
しかし、紙ベースで行うワークフローには、様々な課題があります。
■申請書の作成に時間がかかる
ワークフローを紙ベースで行う場合は、申請書を作成する際に、適切な申請書のフォーマットを探したり、印刷するなどの手間が発生したり、申請書の記入事項に誤りや抜け漏れなどのミスが発生した場合に修正が必要な場合があります。
また、申請書の内容や金額によっては承認のフローが複雑化することもあり、承認者・決裁者が誰なのかを確認する手間も発生します。
これらの要素が組み合わさることで、申請書の作成に時間がかかってしまう場合があります。
■申請の状況が分からない
紙ベースの申請業務は、「申請書が今どこにあるのか」、「誰で承認が止まっているのか」などのリアルタイムの状況を把握しづらいといった問題が発生してしまいがちです。
まだ同じ部署内なら直接承認者に確認する事もできますが、部署を跨っての承認フローの場合もあるかと思います。
その場合は、電話やメールなどで確認したり、わざわざ承認者を探しにいく手間も発生してしまい業務効率が下がってしまいます。
また、最悪の場合、紙の申請書は他の書類に紛れ込みやすく紛失してしまうリスクもあります。
■外出や出張などで承認が滞ってしまう
アナログなワークフローは、申請の状況が分からない事に加え、承認者が「外出」、「出張」、「休暇」などで不在の場合に申請が滞ってしまうといったお悩みもあります。
重要な決済であればあるほど、回覧者も多く全員が承認するまでにはかなりの時間を要するかと思います。また、コロナ等の影響でテレワークが増えた事で、申請書にハンコを貰うといった従来のワークフローでは運用が難しくなっているのが現状です。
■紙の印刷・保管にコストがかかってしまう
申請業務を紙で行う場合は、紙の印刷代、インク代、郵送費などのコストが都度発生します。
また、保管にも専用のスペースが必要な場合、場所によっては賃料が発生します。紙の量が増えるとそれに比例してスペースも増え、結果的に保管コストも増大します。
ワークフローシステムを導入するメリット
様々な課題を抱えているワークフローですが、システム化により解決をされた企業もいらっしゃいます。
クラウド型のワークフローシステムを導入するメリットについては以下の様なものがあります。
■申請承認作業の負担が軽減される
ワークフローをシステム化することにより、システム上にある申請フォームから、目的にあったフォーマットを選択して使用することができるので申請書の作成にかかる時間を削減できます。
また、申請内容についても自動チェックも可能で、記入漏れなどのミスによる差し戻しや修正の手間を防ぐことができる為、申請者・承認者の負担を軽減できます。
■ワークフローを可視化できる
ワークフローの可視化が可能となることもワークフローをシステム化するメリットです。
「承認がどこまで進んでいるのか」といった状況をリアルタイムで確認できる様になり、業務の停滞を防ぐことができます。
■出先や自宅からも申請承認ができる
ワークフローシステムの導入により、PCやスマートフォン、タブレット端末などから申請や承認が出来る様になる為、外回りや出張で申請が滞る事を防ぐことが可能です。
また、自宅からも同様に申請、承認が可能な為、テレワークにも対応できるようになるといったメリットもあります。
■紙や保管場所にかかるコストを削減できる
申請書の電子化により紙代や印刷代、郵送費を削減できます。
また申請書のデータはクラウド上に保管される為、保管場所も不要になります。
コストだけでなく、書類をファイリングしたりシュレッダーで廃棄するなどの工数も削減することができます。
■内部統制の強化ができる
ワークフローシステムにより申請フォームと承認ルートの一元管理が出来る為、「必要な情報を必要な人に正しく伝えられる」ことが出来る様になります。
また、証跡や決裁情報の可視化や、文書の改ざん防止などのコンプライアンスの強化を行うことができます。
ワークフローシステムを選ぶポイント
ここまでワークフローのメリットをご紹介させて頂きましたが、
最大限の効果を発揮するには自社にあったシステムを選ぶことが重要です。
ワークフローシステムを選ぶ際のポイントとしては以下の様なものがあります。
■フォーマットが適しているか
ワークフローシステムはフォーマットの作成機能を搭載していますが、「汎用的なテンプレートがすでに搭載されている」、「項目のカスタマイズが行える」、「Exceで作成した従来のフォーマットを変換してそのまま使える」など製品によって異なります。
いきなり、フォーマットを変えてしまう事で社員が慣れるまでに時間がかかってしまい業務効率が下がるリスクもある為、できれば従来のフォーマットを使用出来たり、社員が使いやすいフォーマットで運用できるかを検討しましょう。
■複雑な承認ルートに対応できるか
ワークフローでは、稟議や申請の金額や内容に応じて承認フローが複雑化することがありますので、自社の承認フローに対応できるシステムを選ぶ事が大切です。
導入前に資料を確認したり、無料トライアルで活用する事がおすすめです。
■必要な機能、サポート体制が揃っているか
ワークフローシステムには申請書の作成、申請、承認、承認フロー設定、進捗の確認などの基本機能以外にも製品によって付帯機能が搭載されています。
申請書を作成した際に入力漏れなどがあればアラートが表示されたり、編集に権限を設定できたり、集計が行えるなど様々です。
システムを導入する際には、自社で必要な機能が揃っているか、多機能な製品の場合は、その機能が自社において本当に必要な機能かを検討しましょう。
必要な機能だけに絞り込む事で、使いやすく、コストを最小限に抑えられるかもしれません。
■システム連携が可能か
クラウドシステムは基本的に他の製品との連携が可能で、より業務の効率化が図れるといったメリットがあります。
例えば、人事システムとの連携により、社員データをワークフローシステムに反映して人事異動の稟議書を簡単に作成したり、会計システムと連携により、稟議後の会計処理を引き継ぐといったことが可能になります。
ワークフローシステムは単体で使っても業務改善が可能ですが、システム連携でより便利に運用して頂けます。
既に導入済みのシステムがある場合は、製品同士の連携が可能かについて確認する事をおすすめします。
■コストが見合うか
システムを選ぶ際は、機能だけでなくコストもポイントになってくるかと思います。
ほとんどのクラウド型ワークフローシステムは初期費用が無料であることが多いのですが、
月額費用は製品によって異なります。
また、運用サポート、オプション料金が発生する製品もある為、複数の製品を比較して
自社で長く運用できる製品を選ぶ事が大切です。
おすすめのワークフローシステム
今回は、ワークフローについて、課題や問題点、そしてワークフローシステムを導入することにより、今まで紙で運用することで発生していた業務の工数やコストの削減が可能となります。
また、申請状況の可視化によりストレスを軽減する事が出来たり、書類の紛失を防ぐなどの様々なメリットがあります。
今回紹介する3つのシステムは、それぞれ特徴がありますので、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。
▼「コラボフロー」
https://www.collabo-style.co.jp/
WebブラウザとExcelがあれば直感的な操作で誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。普段お使いのExcelだけでなく、直接Webブラウザ上で自由自在に申請フォームをデザインできます。
▼「X-point Cloud」
ノーコードで今お使いの申請書を電子化できるほか、そのままでも使える豊富な申請書テンプレートが1,000以上あるため、ご利用を開始しやすい製品です。自動入力などの入力支援機能を備えており、ミスの軽減や効率化を実現できます。
▼「ジョブカンワークフロー」
社内のあらゆる申請に対応したクラウドワークフローシステムです。スマホからでも申請しやすいUIで業界最安値クラスの料金でご利用できる点が魅力です。
上記製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。お気軽にご相談ください。
