出張旅費規程とは？作成するメリットや記載項目について詳しく説明します！
出張旅費規程は出張時の手続きや勤務時間、日当などさまざまな事項を定めるものです。出張費の管理において出張旅費規程は重要な指針となり、しっかりと規定を行うことで節税効果もあります。
本記事では出張旅費規程について作成するメリットや作成方法をご説明した上で、出張費申請を自動化できるクラウド製品のご紹介をしていきます。
目次[非表示]
- 1.出張旅費規程とは
- 1.1.出張旅費規程の目的
- 1.2.出張旅費規程に関わる法律
- 2.出張旅費の相場
- 3.出張旅費規程の作成方法
- 4.経費精算を自動化できるクラウド製品のご紹介
- 5.まとめ
出張旅費規程とは
出張旅費規程とは、出張に関わる経費を精算する際の基準となる規定です。出張には宿泊費や交通費などの経費がかかります。出張旅費規程は、出張経費の基準額や支給方法、清算手続きなどを明確に定めることで、経費の管理や節税、従業員のモチベーション向上などを図るために作成されます。
出張旅費規程の目的
出張旅費規程の目的として主に以下の3点が考えられます。
1.経費の管理
出張経費の基準額や支給方法を明確にすることで、経費の管理が容易になります。出張旅費規定で上限額を定めておくことで、高級ホテルの宿泊費や優等列車の交通費などが請求される事態を未然に防ぐことが可能です。
また、出張経費は実費精算が基本ですが、事前に定額支給とする旨を規定しておくことで、領収書を確認する事務手続きを省略することも可能です。同様に、出張手当についても1日当たりの支給額を規定しておくことが推奨されます。支給される日当が事前に明確になっていれば、従業員も食費や通信費のやり繰りがし易くなります。
2.節税効果
出張旅費規程に基づき経費を精算することで、法人税を節税することができます。出張経費の実費精算は非課税であり、出張手当も相場内であれば非課税所得として扱うことができます。さらに、出張手当は経費精算による損金算入で法人税も節税できますが、相場を逸脱した高額な手当は課税対象となるので注意が必要です。出張旅費規程は相場を把握して妥当な金額に設定する必要があります。
3.従業員のモチベーション向上
積極的に旅費日当を社員に支給できるということは、非課税所得が支給されるということになるため単純に社員にとってメリットになります。このような手当を出すことで、社員のモチベーション管理に役立つとも考えられます。
出張旅費規程に関わる法律
出張旅費規程の作成は労働基準法に基づいて行われます。労働基準法では、就業規則に記載すべき事項が定められており、出張旅費規程もこれに該当します。出張旅費規程は就業規則の一部として扱われ、労働基準監督署への届け出が必要です。
出張旅費の相場
出張旅費の相場は、国内と海外で異なります。具体的な金額は企業や業種によっても異なるため、以下は一般的な相場の目安です。
■国内の場合
・日帰り出張の日当を支給する企業は84.2％。平均支給額（距離・時間・地域区分がない場合）は，部長クラス2,666円，一般社員2,094円
・宿泊出張の日当を支給する企業は91.2％。平均支給額（全地域一律の場合）は，部長クラス2,900円，一般社員2,355円
・宿泊出張の宿泊料（全地域一律の場合）の平均支給額は，部長クラス9,835円，一般社員8,605円
■海外の場合
・日当の平均支給額（円建て企業）は，北米地域で，部長クラス5,593円，一般社員4,913 円，中国地域で，部長クラス5,185円，一般社員4,514円
・宿泊料の平均支給額（円建て企業）は、北米地域で、部長クラス16,385円，一般社員 14,621円，中国地域で，部長クラス13,570円，一般社員12,085円
引用：2019年度 国内・海外出張旅費に関する調査｜国内・海外出張旅費に関する調査｜社内制度・福利厚生等｜産労総合研究所
出張旅費規程の作成方法
出張旅費規程は、一般的に紙媒体や電子媒体で作成されます。作成する際には以下の記載項目を考慮しましょう。
■記載項目
出張旅費規程の記載項目は主に以下の4点です
1.出張の定義
どのような場合に出張とみなすかを文章で明確化します。例えば「片道〇〇kmを上回る場合を出張と定義し、その値を下回る場合は外出扱いとして出張手当を支給しない」などの規定が考えられます。出張手当の支給対象となる条件なども併せて規定します。
2.出張旅費の内訳と金額
出張旅費の定義には、宿泊費や交通費、食費、通信費などが含まれます。また、役職に応じた基準額や利用規定も規定される必要があります。ただし、相場を大幅に逸脱した日当は非課税扱いできず、注意が必要です。
3.出張旅費の精算方法
出張後の旅費精算書の提出期限や領収書の添付方法など、精算手続きに関する規定を定めます。
4.緊急時の対応
急な予定変更や自然災害、交通事故などの緊急時の対応について規定します。特に海外出張の場合は、適切な保険に加入するなどの対策が必要です。
経費精算を自動化できるクラウド製品のご紹介
出張旅費規程に沿って事前に設定を行うことで、経費精算を自動化できるクラウド製品があります。代表例を2種類ご紹介します。
■楽楽精算
「楽楽精算」は出張費・旅費の精算機能も備えており、ルールが煩雑になりがちな申請・精算処理を自動化する機能を豊富に揃えています。例えば、「レート管理機能」を使用すると各通貨のレート情報をマスタに登録しておけば、自動で外貨計算が可能になるため、手動での計算が不要になります。
■マネーフォワード クラウド経費
「マネーフォーワード クラウド経費」は会社で規定されている日当や宿泊費などを自動計算することができる機能を備えています。例えば、役職ごとに日当の支給額を自動で調整したり、8時前の出発の場合は〇〇円加算、12時以降出発の場合は日当を半額で支給するといった設定が可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。本記事では、出張旅費規程の作成方法および作成メリットについてご説明しました。出張に関わる経費の管理や節税、従業員のモチベーション向上を図るためには、出張旅費規程の作成が重要です。
また、経費精算システムに出張旅費規定を設定して精算業務の自動化を行うことで、業務時間短縮による人件費の削減にもつながります。
詳細情報をご要望の方は是非お気軽にCloud Service Conciergeへお問い合わせください。経費精算業務における現在抱えていらっしゃる課題の整理も含めてご相談頂ければと思います。
