プロジェクトマネジメントの基本と成功のためのツールをご紹介
プロジェクトを円滑に進め、成功に導くために欠かせないのがプロジェクトマネジメントですが、その必要性をあまり認識できていない方も多いかもしれません。
本記事では、プロジェクトマネジメントの重要性や利点と、プロジェクト管理作業を円滑に進めるためのツールの一つであるJootoに焦点を当ててご紹介いたします。
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改めて学ぶ、プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントは、プロジェクトをどのように進めるか、どうすれば成功するのか、計画や見積りを詳細に立て、コントロールすることです。
より具体性をもってどの程度のクオリティで、いつまでに、どの工程や作業を完成させなければならないかを明確にすることが有効となります。
プロジェクトマネジメントって必要なの？
プロジェクトは、複数のチームやメンバーに分かれて、それぞれの目的を達成するために、割り当てられた業務に取り組みます。
一つでも業務の進捗が遅れるとその業務だけではなく、他の業務やプロジェクト全体の計画に大きく影響を及ぼします。
その問題を防ぐために必要なものこそがプロジェクトマネジメントです。
プロジェクトの完遂と品質の確保のため、プロジェクトをどう進めれば成功するかなどの詳細な計画の作成から、どの業務が遅れているか、問題が発生していないかというスケジュールやリスク管理をする重要な役割となっています。
プロジェクトマネジメントが重要視されている理由
プロジェクトマネジメントの重要性は、作業効率などの向上はもちろんのこと、
メンバーが一つの目標に向かって作業することにより、
組織が一丸となり困難を解決する力や、一人ひとりの能力の向上も期待できる点です。
作業を行う上でメンバー間の関係性や個人の能力は結果としてプロジェクトの成功に繋がるはずです。
プロジェクトマネジメントはどんな業務でも役立つ！
プロジェクトマネジメントと聞いて、多くのメンバーが参加する大規模なものに必要と思う方もいらっしゃるかもしれません。
ですが、大きな仕事を細分化して管理するというプロジェクトマネジメントの技法は、
通常の仕事にも取り入れることでも十分に効果を発揮するでしょう。
プロジェクトマネジメントの基盤となるプロジェクトマネージャー以外のメンバーでも、自身の作業に取り入れることで、作業効率、品質の向上を図ることは可能です。
プロジェクトマネジメント成功のポイント
プロジェクトマネジメントと一言に言っても今まで活用したことがない方々にはどのように導入すればよいかなど、迷ってしまうかもしれません。
そこで、簡単にプロジェクトマネジメント成功のためのポイントを3つにまとめてみました。
１．やるべきことを明確にする
各メンバーが闇雲に作業を行ってもまとまりはなく、無駄な作業が時間が発生する場合があります。
プロジェクト開始時に、目標達成のために必要な具体的な行程やステップを明示することが大切です。
例として、1時間でデータをまとめる場合、データを「集める」と「まとめる」という具体的な行動を明示して、手分けをすることでより効率が上がります。
目的が明確になると、目的達成のための課題や不明確な点が確認でき、
解決するための糸口を見つけることもできるでしょう。
２．スケジュールを考える
行程や課題が明確になったら、それらを実行するためのスケジュールの策定が必要です。
明確になった項目をリストアップし、それぞれの所要時間や順序を考慮し、優先順位を設定します。
また、所要時間設定のポイントとしては、各工程を1時間以内に終わらせるなど、時間設定にも目標を明確にすることです。
プロジェクトの完了時期などから逆算して考えることも必要となりますので、時間設定にも具体性を持たせることで、スケジュールを立てやすくなります。
３．成果物は何かという目標を持つ
成果物は、設定した工程を実行し、集まったデータによって生まれるものです。
プロジェクトマネジメントでは、常に「最終的な成果物」が何かを意識して行動することが必要不可欠です。
この目標を見失うと、求めていたものとは異なるものが出来上がる場合があります。
求めた成果物と異なるものが出来上がり、再度工程をやり直すことになれば、大きなタイムロスになることは確実です。
適切な成果物を作成するためには、定期的に目標を確認し、必要があれば内容の更新や変更が必要でしょう。
プロジェクトマネジメントに役立つプロジェクト管理ツール
上記でプロジェクトマネジメント成功のための3つをピックアップしてご紹介しましたが、プロジェクトマネジメントに必要な要素は他にも沢山あります。
プロジェクトの規模によって異なる場合もありますが、プロジェクトマネージャーとして割り振られるメンバーの数はそれほど多くないでしょう。
限られた人数でも、工程の提案や作成までは実施できるかもしれませんが、メンバーが多数の場合、工程や個々人ごとの作業進捗の確認項目は多くなり、更に、働き方の多様化でテレワークのメンバーがいる場合、全ての項目をより詳しく確認して管理することは困難です。
そこで活用できるのが「プロジェクト管理ツール」です。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクト進行に欠かせない様々（進捗管理、スケジュール管理、案件管理など）の効率化に役立てるツールです。
他のツールを利用するのに比べても、「案件や作業工程の進捗を一目で確認できる」ことが特徴です。
メンバーだけでなく、プロジェクトを牽引していくプロジェクトマネージャーとして作業も効率化させることにより、よりプロジェクト成功に近づくはずです。
プロジェクト管理ツール「Jooto」のおすすめポイント
プロジェクト管理ツールにも様々な種類があります。
その中でも、より簡単に感覚的に利用できる「Jooto」についてご紹介いたします。
■Jootoとは
Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に操作することができ、Jootoを見るだけで、
メンバー全員がプロジェクトの状況を確認することが可能です。
プロジェクトの工程、進行、スケジュールをオンライン上で一元管理し、
チームメンバーともリアルタイムで共有できるクラウドサービスです。
■Jootoがプロジェクトマネジメントにどう役立つ？
最初に紹介した通り、Jootoは直感的に操作でき、プロジェクトの校庭や進行、スケジュールを一元管理できますので、プロジェクトマネジメントとして計画した工程を実際に作業する際に役立ちます。
また、プロジェクトマネージャーだけでなく、メンバー全員で状況を確認することもできますので、プロジェクトマネージャーの管理の負担を軽減する効果も見込めます。
■Jootoの主な機能
Jootoでは、以下のような機能が搭載されています。
◇タスク管理機能
チームメンバーの進捗管理、タスクの全体量が見た目で分かりやすく、
初めてツールを使用する人にも使いやすい機能です。
ラベルと呼ばれる細かいカテゴリーの付与で 、タスクのステータス状況を把握できます。
また、コメント機能もありますので、タスクの認識齟齬を防ぎます。
◇ガントチャート機能
管理表としてガントチャートを作成することも可能です。
分単位で開始や締め切り日時の設定が可能となり、
通知設定も自由にカスタマイズできますので、プロジェクトの進捗をより詳細に確認できます。
◇予定や実績の数値管理機能
各タスクに数値を設定することが可能となり、リストごとに合計数値を確認できます。
フィルターで絞り込んだ場合でも合計数値が反映されますので、
担当者やラベルごとの合計数値を算出し、工数の時間や案件に関連する金額などの管理も可能です。
◇コミュニケーション機能
Jooto上で、プロジェクトメンバーとコメントやデータでやりとりが可能です。
そのため、Jootoのみでタスクに関する報告や質問、連絡事項なども共有できます。
チャットやメールと異なり、タスクの中でコミュニケーションをするので、
会話や連絡事項をまとめて管理でき、取りこぼしを防ぎます。
◇データ共有・ファイル管理機能
動画やデザイン、画像ファイルなど、大容量ファイルもタスク内で共有できます。
プロジェクトごとにデータがファイルで管理され、タスクごとに紐づいているので、紛失防止や検索にかかる時間を削減することができるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
本記事では、プロジェクトマネジメントの概要と重要性をメインに、プロジェクトマネジメントに活用いただける「Jooto」についてご紹介させていただきました。
プロジェクト成功の秘訣はプロジェクトマネジメントにあると言えます。
ぜひ、プロジェクトマネジメントとプロジェクト管理ツールの導入に役立てていただけましたら幸いです。
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