インボイス管理サービスのBill Oneとは？今知りたい！その機能と特徴！

Bill Oneについて、名前は聞いたことがあるけど、どういったことができる製品なのか詳しく知らないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
Bill Oneは請求書のオンラインでの受け取り、発行、管理など、請求書に関連した業務にまとめて対応できるツールです。

本記事にて、その特徴と機能をどのような場面で利用いただけるかなどをご紹介します。

Bill Oneって何？

Bill Oneは「営業を強くするデータベース」で有名なSansan株式会社が提供するクラウド型の請求書管理サービスです。
主にオンラインで請求書の受領・発行・管理を行うことが可能となります。

Sansanは名刺を電子化／データ化する製品となりますが、Bill Oneはその仕組みを生かした製品となりますので、センシティブで情報漏洩が許されない情報の電子化／クラウド化に十分に対応しています。

煩雑になりやすい請求書管理業務を、簡単かつスムーズに管理し、安全に高い精度でクラウド化できるインボイス管理サービスがBill Oneです。

Bill Oneでできること

一言でインボイス管理サービスといっても、どのような問題を解決できるのかという点が製品選定のポイントとなります。
次に、Bill Oneを導入するメリットをご紹介します。

■あらゆる請求書をオンラインで受け取れる
郵送やオンラインなど、色々な方法・形式で届いていた請求書を、全てオンラインで受け取ることができます。
請求書をクラウド上で一元管理できるようになりますので、郵送や受け取りまでの時間のコストなどの削減も可能となります。

■請求書業務をデジタルで完結できる
請求書の受け取りから、申請・承認・保管・経理対応まで、Bill One上で全ての業務が完結できます。
業務をオンライン化することで、未対応のタスクに対してメール通知による申請漏れの防止、安全な管理による書類の紛失防止など、アナログ作業で生じていたリスク軽減も可能です。

■法対応と同時に業務改善を実現
企業のほとんどの業務において、オンライン化・電子化が進む昨今、対応する法律も段々と変化しています。

請求書などの重要な書類は特に、法改正に対応するため変更する業務が増加しているということはないでしょうか。

Bill Oneは改正電帳法、インボイス制度の対応が可能であり、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）に電帳法対応ソフトとして認証されています。

Bill Oneの主な機能

続いては、Bill Oneの主要機能をご紹介します。

〈請求書の受け取り〉

請求書の受け取りの項目では、正確なデータ化、スキャンの代行、代理受領など、請求書データを受け取る際に活用できる機能が充実しています。

また、請求書を受領した際の担当者へのメール通知を受け取ることができ、
請求書ごとにURLと特定の番号を付与することもできますので、簡単にクラウド上での請求書の照会が可能となります。

〈保管・経理対応機能〉

保管・経理対応の項目では、様々な請求書をデータ化し、より簡単に取り出しやすくできます。
企業名での検索や、登録者が所属するグループ単位で一覧を抽出することなどもできますので、
確認したい請求書をすぐに見つけることが可能です。

また、請求書を処理した段階ごとに「確認済」や「完了」などのステータス管理や、処理のためのコメントを入力できますので、社内での情報共有を簡潔にできます。

〈セキュリティ機能〉

クラウド製品として重要なセキュリティ機能についても十分に搭載されています。
シングルサインオン機能や2要素認証、IPアドレス制限など、利用者として第三者からのアクセスを制限する機能が用意されています。

また、暗号化やPMSの構築などの高度なセキュリティ対策を実施している製品となりますので、
データを安全にクラウド上に保管することができます。

〈請求書の発行〉

Bill Oneでは、請求書の受け取りだけでなく、発行も可能です。
Bill Oneで一括作成した請求書又はBill One以外で作成した請求書PDFを、メールか郵送代行で発行することが可能です。

また、送付した請求書に対する開封確認やリマインダー機能もありますので、送付した請求書の放置を防ぐこともできます。

Bill Oneは電帳法・インボイス制度への対応可能！

請求書関連業務において、昨今の一番の課題は電子帳簿保存法とインボイス制度への対応です。

2024年1月1日から電子取引によって受領した請求書は、電帳法の要件を満たした状態で電子保存する必要があります。
（参照：「電子帳簿等保存制度特設サイト」）

Bill Oneでは「受領形式がわかる」、「タイムスタンプの付与と有効性の検証」、「訂正削除ができない」という点で『真実性確保』を、
「請求書の検索」、「解像度チェック」、「正確なデータ化」という点で『可視性の確保』を満たすことができますので、電帳法の要件を満たした状態で電子データの保存が可能です。
（参照：Bill One公式HP「請求書の電子帳簿保存法対応ならBill One」）

また、2023年10月に導入された「インボイス制度」では、請求書において受領・発行・保存それぞれに以前とは異なる要件に対応する必要があります。
（参照：「インボイス制度の概要」）

これらの要件も、Bill Oneでは「適格請求書をデータ化・自動判定」、「登録番号の照会（国税庁のシステムとのAPI連携）」、「消費税額の検算」、「電子保存（電子帳簿保存法に対応）」などの機能にて要件の確認と対応が可能となります。
（参照：Bill One公式HP「インボイス制度に対応」）

Bill Oneを利用することで請求書業務の担当者に負担をかけずに、電帳法や、インボイス制度に対応した業務が可能です。

Bill Oneが活用できる企業や部署は？

企業や業務担当部署が抱える、請求書業務に関連する課題は以下のような例が挙げられます。

▶企業が抱える課題
　・紙の請求書が多く、管理する場所がない
　・変動する法改正に常に対応しておきたい　

▶業務担当部署が抱える課題
　・請求書を紙や電子データなど様々な形式で受領していて管理に困っている
　・受領した請求書が必要となった場合に見つけ出すのに苦労している

上記のような課題は、本記事で紹介した内容の通り、全てBill Oneで解決できます。

請求書関連の業務に追われてしまっていて、本来の業務がおろそかになってしまっている部署や、
請求書のやり取りが多く、書類の管理や管理する人件費にコストが掛かってしまっている企業などにオススメの製品です。

Bill Oneの料金体系

Bill Oneのプランは、年間での請求書のやり取りの件数で価格が変動するものとなります。
また、初期費用とランニング費用で構成されており、初期費用は初年度のみ必要となります。

料金体系については下記資料からご確認頂けます。

また詳しい料金や参考見積を知りたい方はCloud Service Concierge にて無料でご相談お受けしております。

まとめ

本記事では、Bill Oneとはどのような製品かという点から、機能やその特徴をご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

手順が多くなりやすく、負担のかかる請求書に関連した業務を安全かつ簡潔にサポートしてくれるツールとして、大きく活躍できる製品がBill Oneです。

請求書業務における改善策の一助としてBill Oneの導入をご検討いただけましたら幸いです。

『Cloud Service Concierge』では、各分野に精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。導入をご検討中の担当者さまはお気軽にご相談ください。