給与明細をスマートに！電子化のメリットと必要な対策

近年、給与明細の電子化を検討する企業が増えてきています。
この背景には、働き方の改革の一環としてテレワークが広まっていることが挙げられます。
従来の紙ベースの給与明細は、印刷や配布、保管に多大なコストと労力を要していましたが、電子化によりこれらの問題を大幅に解決することが可能です。
また、個人情報の漏洩リスクの低減、法令遵守の容易化、情報アクセスの迅速化など、セキュリティと効率性を同時に向上させることができます。
給与明細の電子化は、企業にとって多くのメリットをもたらす重要なステップとなっています。
本記事では、企業における給与明細の課題を解決するための方法として、給与明細の電子化におけるメリットをご紹介します。
また、給与明細の電子化におすすめな製品のご紹介をします。

企業における給与明細の課題とは

企業における給与明細の課題には紙ベースの配布と保管の手間、情報の漏洩リスク、法令遵守などがあります。
この章では給与明細における課題を詳しく説明していきます。

費用と人的コスト

紙の給与明細の印刷、配布、保管には費用と時間がかかります。
印刷には用紙やインクのコストが必要であり、大量の給与明細を印刷する際には印刷機材やメンテナンスの費用も発生します。
また、配布には封筒や郵送費用が必要であり、従業員の個別配布にも時間がかかります。
一方、電子給与明細への移行には初期投資が必要です。
電子給与明細を導入するためには、給与管理システムの導入やデータベースの構築、セキュリティ対策などが必要となります。
また、従業員への教育やトレーニングも行い、導入コストや研修コストは考慮する必要があります。
電子給与明細への移行には初期投資が必要ですが、長期的には費用と人的コストの削減が期待できます。
電子給与明細は印刷や配布の手間を省き、従業員が自身の給与明細にオンラインで時間や場所を問わずアクセスできるので時間と労力の節約につながります。

プライバシーとセキュリティの問題

給与明細には従業員の個人情報や給与額などの機密情報が含まれています。
個人情報が漏洩すると、個人のプライバシーが侵害される可能性があります。
個人情報漏洩は重大な問題であり、被害者の信頼や尊厳を損なうだけでなく、悪意ある第三者による身元盗用や詐欺などのリスクをも引き起こす可能性があります。
プライバシーとセキュリティの問題に対処するためには、給与明細の取り扱いにおいて適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。
セキュリティ対策は、データの暗号化やアクセス制御、セキュリティポリシーの策定、従業員への教育などが含まれます。
また、情報システムやネットワークのセキュリティを強化することも重要です。

法令遵守

給与明細の管理には労働基準法や個人情報保護法などの法律を遵守することが必要です。
労働基準法では、従業員の給与計算や支払い、労働時間の管理などに関する規定があり、個人情報保護法では、給与明細に含まれる個人情報の適切な取り扱いや保護に関する規定があります。
労働基準法や個人情報保護法などの関連法令は、時折改正されることがあるので、企業は法令の変更に敏感に対応し、給与明細の管理において適切な手続きを踏むことが必要となります。
法令遵守のための内部規定の整備やプロセスの見直し、従業員への適切な教育などが必要です。
給与明細の法令遵守には、正確な情報の提供、適切な給与計算、個人情報の保護などが求められるので、安全に正確な給与明細を提供することが重要です。

給与明細をクラウド化するメリット

紙ベースの給与明細から電子給与明細への移行により、従業員は電子給与明細をオンラインでアクセス可能となり、印刷や配布のコストを削減することができます。
この章では給与明細を電子化することで、どのようなメリットがあるかを詳しく説明していきます。

業務の効率化をすすめることができる

給与明細を電子化することで、紙の給与明細を物理的に保管する必要がなくなります。
代わりに、クラウド上に給与明細の情報を保存することができるので、従業員が給与明細を無くしたりすることがなくなります。
また、データはクラウド上に保管される為、データの損失や破損のリスクを軽減することができます。
給与計算や給与明細の作成、送信などの作業を自動化することができるので、時間と手間を節約することができます。
また、自動化されたプロセスや計算式の正確性により、計算ミスなどのエラーリスクを軽減することができます。

コストの削減

印刷費用や紙代、郵送費、印刷から配布にかかる人件費などが削減できます。
これにより、印刷機や印刷用紙、インクのコストを節約できます。
また、紙の使用量を減らすことで、用紙の購入費用も削減できます。
さらに、郵送している場合は、郵送自体の必要がなくなるため、封筒や切手などの費用も削減できます。
配布作業にかかる人件費も削減が可能です。

給与明細をクラウド化する際の選定のポイント

給与明細をクラウド化する際の選定基準として、下記５つのポイントが重要となります。

○セキュリティ面
クラウドサービスを使用する際はセキュリティ対策が重要です。
データの暗号化やアクセス制御など、適切なセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。
○信頼性
クラウドサービスの可用性や信頼性が高いかどうか。
また、サービスの運営状況やダウンタイムの頻度などを調査し、給与明細にアクセスできる状態が維持されることを確認しましょう。
○使いやすさ
クラウドサービスのユーザーインターフェースが使いやすいかどうかを確認しましょう。
給与明細の閲覧やダウンロード、必要な情報の検索などがスムーズに行えることが重要です。
○コスト 
クラウドサービスの利用料金や契約条件を比較しましょう。
給与明細の電子化にかかる費用と利益をバランス良く評価することが重要です。
○プライバシー
ユーザーの個人情報や給与明細などの機密情報が適切に保護されているかを確認しましょう。
プライバシーポリシーやデータの取り扱い方針を確認することが重要です。

これらのポイントを考慮して、給与明細をクラウド化する際のサービスの選定を行いましょう。

給与明細の電子化はクラウドサービスで

給与明細を電子化することで多くのメリットが得られます。
クラウドサービスの中には給与と勤怠管理などを連携できる製品もあるので、連携することで効率的に業務を行うことが可能となります。
ここでは連携可能なおすすめ製品を３つご紹介します。

ジョブカン給与計算

ジョブカン給与計算は株式会社DONUTSが提供するクラウド型給与計算システムです。
給与計算担当者の負担を減らすための機能が充実していて、年末調整も可能です。
CSVを出力可能な勤怠管理システムであれば連携させることができますが、「ジョブカン勤怠管理」と一緒に使用していただくとAPIで連携可能で便利です。

＼ジョブカン給与計算の製品詳細＆資料DLはこちら／

ジンジャー給与

jinjer株式会社が提供する現場の悩みを改善へと導くクラウドシステムです。
ジンジャー勤怠と連携でき、勤怠集計から給与計算までCSVを介さず行うことができます。
また、人事情報を用いて、従業員の給与体系や手当支給条件を柔軟に計算式に組み込めるため、正確で楽な給与計算を実現します。

＼ジンジャー給与の製品詳細＆資料DLはこちら／

マネーフォワード クラウド給与

株式会社マネーフォワードが提供する中小企業から大規模の企業まで対応可能なクラウド型給与計算システムです。
銀行振込APIの機能があることで、給与計算後の振込までをクラウド上で可能な点が最大の特徴です。
マネーフォワードクラウド給与もCSVで勤怠管理システムとの連携が可能ですが、同シリーズの「マネーフォワードクラウド勤怠」や「KING OF TIME」とAPIでシームレスに連携していただくことが可能です。

＼マネーフォワード クラウド給与の製品詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

給与明細を電子化することで、業務の効率化が図れ、必要な情報に迅速にアクセスできたり、コスト削減などの課題解決に有効です。
ぜひこれを機会に給与明細の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

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