残業代計算を効率化！システム化のメリットやおすすめ製品をご紹介

従業員の残業代計算は企業にとって欠かせない業務の一つですが、システム化をすることで手間の軽減やミスの防止など業務の効率化が期待できます。
この記事では、残業代計算を効率化するためのシステム化のメリットと具体的なおすすめ製品をご紹介しております。ぜひ最後までご覧ください。

残業の定義とは

『残業』とは、法定労働時間を超えて行われる労働を指します。
日本では労働基準法により定められた法定労働時間は1日8時間、週40時間です。
この時間を超えた労働が残業となり、適切な残業代が支払われる必要があります。

残業代と残業手当の違い

『残業代』と『残業手当』は似たような意味で使われることが多いですが、実際の意味は異なります。
残業代は、法定労働時間を超えた労働に対して支払われる最低限の賃金のことを指します。一方で、残業手当は、企業が独自に設定する追加の手当であり、特定のプロジェクトに対するインセンティブなど、法律で定められた残業代に加えて支払われるものを指します。

残業時間の上限

労働基準法では、1ヶ月あたり45時間、1年あたり360時間を超える残業は禁止されています。特別条項付きの36協定を締結している場合には、法律で定められた残業時間を超える残業が認められることもありますが従業員の健康管理が重要です。

残業代の計算方法

残業代の計算は、従業員の労働時間を正確に把握し法令に基づいた計算を行うことが重要で、以下に基本的な計算方法を説明します。

 ◎基本給の算出
まず、月給を基に1時間あたりの基本給を算出します。
1時間あたりの基本給は以下のように計算されます。

　1時間あたりの基本給 ＝ 月給 ÷ 所定労働時間

 ◎残業代の計算
法定労働時間を超える時間に対して、通常の賃金に割増率を乗じた金額が支払われます。割増率は以下の通りです。

　通常の残業（法定労働時間超過）：25%
　深夜労働（22時～翌5時）：25%
　法定休日労働：35%

例えば、通常の残業が10時間、深夜労働が5時間、法定休日労働が8時間あった場合の残業代は以下のように計算されます。

　通常の残業代 ＝ 1時間あたりの基本給 × 1.25 × 10時間
　深夜労働代 ＝ 1時間あたりの基本給 × 1.25 × 5時間
　法定休日労働代 ＝ 1時間あたりの基本給 × 1.35 × 8時間

◎合計残業代
各項目の残業代を合計して、総残業代を算出します。

このようにして、従業員に正確な残業代を支払うことができます。

残業代が適正でない場合

適正な残業代を支払わない場合、さまざまな問題が発生します。
適正でない残業代がもたらす影響について説明します。

法的リスク
適正な残業代が支払われていない場合、企業は法的リスクを負うことになります。
労働基準法に違反することとなり、労働基準監督署から是正勧告を受ける可能性があり、最悪の場合、罰金や訴訟に発展することもあります。

従業員のモチベーション低下
給与が適正に支払われないことで従業員は不満を抱き、仕事に対する意欲が減少し、従業員のモチベーションが低下します。
その結果、生産性が低下し、企業全体の業績にも悪影響を及ぼします。

労働環境の悪化
適正な残業代が支払われないことで長時間労働が常態化し、過労やストレスが増加してしまうと、健康問題が発生し、最悪の場合、過労死やうつ病などの深刻な問題に発展することもあります。

残業代計算をシステム化するメリット

企業において、残業代の計算は重要な業務の一つです。しかし、手作業で行うと多くの時間と労力を要し、ミスが発生するリスクもあります。そこで、残業代計算をシステム化することで得られるメリットについてご紹介します。

自動化による効率化
システム化によって、入力されたデータを基に迅速かつ正確に計算を行うため、業務の効率化が図ることができ、手作業での計算にかかる時間と労力を大幅に削減できます。

計算ミスの削減
手作業での計算は、どうしてもミスが発生しやすくなります。システムは一貫したルールに基づいて計算を行うため、人為的なミスを大幅に削減でき、一貫したルールに基づいた計算によって、正確な残業代の算出が可能です。

法改正への迅速な対応
労働基準法やその他の関連法令は、時折改正されることがあります。システムではアップデートによって、法改正に迅速に対応でき、最新の法令に基づいた計算が行われるため、法令違反のリスクを低減できます。

データの一元管理とセキュリティ向上
システム化により、従業員の労働時間データや残業代の計算結果を一元管理できるようになり、データの検索や分析が容易になり、効率的な業務運営が可能です。また、システムには高度なセキュリティ機能が備わっているため、データの保護も強化されます。

おすすめの給与計算システム

ここまで、残業代計算をシステム化するメリットについてご説明しましたが、市場には様々な給与計算システムがございます。勤怠管理システムとの連携が可能なもの、年末調整に活用可能なものなど、様々なものがございます。ここからはCloud Service Conciergeでおすすめの給与計算システムについてご紹介いたします。

マネーフォワード クラウド給与

株式会社マネーフォワードが提供する中小企業から大規模の企業まで対応可能なクラウド型給与計算システムです。
銀行振込APIの機能があることで、給与計算後の振込までをクラウド上で可能な点が最大の特徴です。
マネーフォワードクラウド給与もCSVで勤怠管理システムとの連携が可能ですが、同シリーズの「マネーフォワードクラウド勤怠」や「KING OF TIME」とAPIでシームレスに連携していただくのがおすすめです。

ジンジャー給与

jinjer株式会社が提供するクラウド型給与計算システムです。
月次給与・賞与・退職金の計算、年税額の計算や源泉徴収票の発行などの業務を効率化できます。ジンジャー勤怠と連携することで、勤怠の集計データをボタン1つで連携可能ですし、ジンジャー社保手続きとあわせてご利用いただくと、算定した社会保険のデータを用いて電子申請が可能となります。

ジョブカン給与計算

株式会社DONUTSが提供するクラウド型給与計算システムです。
給与計算担当者の負担を減らすための社会保険や所得税の自動計算機能、Web明細、年末調整など追加料金なく全て利用が可能です。
CSVを出力可能な勤怠管理システムであれば連携させることができますが、「ジョブカン勤怠管理」と一緒に使用していただくとAPIで連携可能で便利です。

また従業員情報・事業所情報・組織情報（雇用形態・職種・グループ・役職）をジョブカン労務HRからボタン一つでカンタンに取り込む事ができます。

freee人事労務

フリー株式会社が提供している労務管理システムです。オンラインで給与計算・勤怠管理・年末調整・入退社手続きができます。勤怠管理データや従業員情報から、支給額や控除すべき税金や保険料を自動計算し、従業員に支払う給与額を自動で計算できます。 振込ファイルも自動作成できます。 給与計算をしたらWeb明細を自動で作成。 印刷も可能です。

まとめ

この記事では残業代計算の効率化について紹介しました。
日々の残業代計算に関わる業務をシステム化することで業務効率化や管理者の負担軽減に繋がります。
ご紹介したおすすめの連携製品は、SB C&Sが運営する『Cloud Service Concierge』でお取扱いのある製品です。
もしご興味をお持ちいただけましたら、Cloud Service Conciergeへお気軽にご相談ください。
『Cloud Service Concierge』では、SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。

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