よくある社員の打刻忘れ！担当者の業務不可を削減する勤怠管理システムとは？

打刻漏れは企業の勤怠管理において頻繁に発生する問題の一つです。
従業員が出退勤の打刻を忘れたり、システムの不具合によって正確な労働時間が記録されない場合、給与計算の誤りや法令違反のリスクが生じます。
これにより、従業員の不満が高まり、労働環境の悪化にもつながる可能性があります。
本記事では、打刻漏れの原因や打刻漏れをするとどういったことが起こるか、また、打刻漏れを回避する方法などをご紹介いたします。

打刻する目的とは？

出退勤をタイムカードなどを利用して打刻する目的は、従業員の労働時間を正確に記録し、
給与計算の正確性を保ち、法的要件を遵守することを目的としています。

打刻漏れが起きてしまう原因

原因ー従業員が打刻することを忘れや操作ミスによる打刻漏れー

打刻漏れで一番多い原因が、従業員の日々の忙しさや急ぎの業務によって、打刻を忘れてしまうことが最も多いケースと考えられます。
また、急いで打刻申請する場合など、打刻が正しく行われず、打刻漏れとなるケースも考えられます。

原因ー打刻機の設置場所による打刻漏れー

本項の内容は後述でも記載がありますが、打刻機が目立たない場所に設置されていると、
打刻を忘れてしまう確率が上がることも考えられます。

打刻漏れがあるとどのようなことが引き起こされるか？

給与計算の誤り

従業員が打刻し忘れることによって正確な労働時間が把握できず、給与担当者の正確な情報確認の手間が増えたりなど、給与計算に影響を及ぼすことが考えられます。

法令違反のリスク

前項でもご案内したように、打刻を忘れてしまうことで、給与管理をしている部署などの業務が滞ることもあり打刻を忘れてしまった従業員に対して、ペナルティを設けている企業もあるでしょう。
ただ、もし設けているペナルティが労働基準法などの法的要件を満たしていない場合、労働基準監督署に通報され、逆に企業側がペナルティを科されるリスクがあります。

打刻漏れを防ぐ対策

打刻機の設置場所の最適化

打刻機の設置場所について前項でも少し触れましたが、打刻漏れを防ぐ対策として挙げられるのが、打刻機の設置場所を最適な場所に変更することです。
打刻機を施設の入口など、従業員の動線に設置することで打刻漏れのリスクを低減させることが期待できます。

打刻漏れがあった際に、リマインド通知設定ができる勤怠管理システムを導入する

タイムカードは使い方がシンプルな点や、導入コストが比較的低い点などメリットもありますが、打刻を忘れてしまうと、退勤時刻の証明が困難な点がデメリットです。
そこで、勤怠管理システムを導入すれば、打刻を忘れがあるユーザーに対してリマインド通知機能があるため打刻忘れを回避することが可能です。

勤怠管理システムを導入することで様々なことが解決できます。

勤怠システムを導入することで担当者の負担の軽減が見込める

勤怠管理システムを導入することで、打刻忘れのリマインド通知機能などを利用すれば
打刻忘れを大幅に削減することが見込め、給与担当者の業務不可、工数の削減も見込めます。

手動の登録ではないため正確な労働時間の記録が可能

勤怠管理システムは、タイムカードのように出退勤を記録するのではなく自身の出退勤時間をシステムに自動で正確な出退勤時間を記録するため、不正打刻を防いだり、手動入力のミスを防ぐ事が可能です。

様々な働き方に対応が可能

昨今の働き方改革で、リモートワークが普及し、出社とリモートワークのセパレートの勤務形態を導入している企業も少なくないはずです。
また、直行直帰が多い職種の場合でも、スマートフォンで打刻できるようになる為打刻漏れなどを防止することができます。

このように、勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードのようにその場で打刻しなければならないような事はなく、場所を選ばずにクラウド上で従業員の勤怠を管理できますので、様々な働き方に対応可能です。

打刻漏れの通知機能がある勤怠管理システム

HRMOS勤怠

IEYASU株式会社（ビスリーチグループ） が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
シンプルに設計された画面でマニュアルなどを見なくても直感的に操作いただけます。
ICカードだけでなくQRコード、タブレットやスマホ、Slack・LINE WORKSなど様々な方法で打刻が可能です。
簡単な設定で翌日に出勤・退勤の登録がないご利用者に通知が飛ぶようにすることが可能です。

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください。

＼HRMOS勤怠の製品詳細＆資料DLはこちら／

KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
労働時間の上限規制や年次有給休暇5日取得義務・勤務間インターバル・高度プロフェッショナル制度と働き方改革に対応できる機能が搭載されています。
豊富な打刻手段・充実した機能が特徴です。
打刻漏れ対策に対しては「出勤」「退勤」「休憩開始」「休憩終了」の4種類の打刻種別に対して、 予定の○分前・後に打刻がなければメール通知するという設定が可能です。
無料のサポートセンターが手厚くフォローするので初めてのクラウドシステム導入でも安心です！

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freee勤怠管理Plus

フリー株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムで、「KING OF TIME」のOEM製品です。
同メーカーの「freee人事労務」と連携する事により人事情報の連携が可能です。

＼freee勤怠管理Plusの製品詳細＆資料DLはこちら／

マネーフォワード クラウド勤怠

株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
フレックス制や労働時間の上限規制・年次有給5日取得義務など働き方改革への対応が出来ます。
会計システムも提供しているのでバックオフィス業務のDX化に最適です。

＼マネーフォワード クラウド勤怠の製品詳細＆資料DLはこちら／

ジンジャー勤怠

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
働き方改革への対応として労働時間の上限規制や年次有給休暇5日取得義務・勤務間インターバルの機能があります。
人事データベースが一元管理ができ、ジンジャーシリーズでご利用するとより利便性が上がります。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は企業にお勤めの方なら必須の出退勤をする際によく起こる”打刻漏れ”についてご紹介いたしました。
少し前までは、出退勤申請=タイムカードが主流だったかと存じます。
ですが、世はIT戦国時代！勤怠管理システムを導入することで、打刻漏れによるリスクの回避、担当者の業務負担の軽減など様々なメリットがございます。
勤怠管理システムがまだ未導入の企業様は、これを機に勤怠管理システムをご検討くださいませ。

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