ペーパーレス＆効率化！テレワークに最適なワークフローシステムの活用術

テレワークが普及する中、多くの企業が柔軟な働き方を取り入れています。
しかし、テレワーク環境では従来のオフィス業務とは異なる課題が浮き彫りになります。
特に、申請や承認業務に関する『ワークフロー』の課題に直面する企業が多いのが現状です。
本記事では、テレワークとワークフローについてそれぞれ詳しく解説し、クラウド型ワークフローシステムを活用した課題解決の方法を提案します。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムの概要

ワークフローシステムとは、業務プロセスを電子化し、申請や承認を効率的に管理するためのツールです。
紙ベースやメールでのやり取りをオンラインで一元管理し、業務の停滞を防ぎ、迅速な意思決定を実現します。
特にテレワーク環境では、業務効率化の鍵となる重要なツールになります。

主な機能と特徴

ワークフローシステムの主な機能と特徴は以下の通りです。

申請・承認プロセスの自動化
定められたフローに従い、申請や承認を自動で進行します。

進捗状況の可視化
申請がどの段階にあるかをリアルタイムで確認が可能です。

履歴の保存と検索機能
過去の申請や承認履歴を簡単に検索でき、内部統制を強化できます。

他システムとの連携
人事システムや会計ソフトと連携し、業務全体の効率化を実現します。

上記に記載した機能を活用することで、業務効率化と透明性の向上を実現できます。

テレワークにおけるワークフローの役割

申請・承認プロセスの電子化

テレワーク環境では、紙ベースの申請や承認業務が大きな障壁となります。ワークフローシステムを導入することで、申請や承認のプロセスを電子化し、オンラインで完結できます。捺印や書類の受け渡しのために出社する必要がなくなり、テレワークの利便性が向上します。

リアルタイムの進捗管理

ワークフローシステムでは、申請や承認の進捗をリアルタイムで確認することができます。業務のどの段階で滞りがあるかを把握し、迅速に対応できます。特に、承認者が外出中やリモート環境にいる場合でも、スマートフォンやタブレットを使って即座に対応できる点が大きなメリットです。

コミュニケーションの円滑化

ワークフローシステムは、申請内容や承認状況を関係者全員で共有することで、業務における情報共有を円滑にします。申請内容の確認や修正依頼がスムーズになり、不要なやり取りを削減できます。

セキュアな情報共有

テレワーク環境では、情報のセキュリティが重要です。ワークフローシステムには、通信の暗号化（SSL/TLS）やアクセス制限機能が搭載されているものが多く、機密情報や個人情報を安全に管理できます。また、アクセス制限の設定やIPアドレスによる接続制限が可能なシステムもあり、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減します。これにより、テレワーク環境でも安心して業務を進めることができます。

ワークフローシステム導入時のポイント

ワークフローシステムを導入する際には、以下のポイントを押さえることが重要です。

操作性

従業員が使いやすい直感的なインターフェースを持つシステムを選びましょう。

他システムとの連携

連携したい人事システムや会計ソフトがある場合は、事前に連携可否を確認しましょう。連携が不要な場合でも、将来的な拡張性を考慮することが重要です。

セキュリティ

アクセス権限の設定やIPアドレス制限など、業務に必要なセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。

コスト

導入費用やランニングコストが予算内に収まるかを検討しましょう。

カスタマイズ性

自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズできるシステムを選ぶことで、より効果的に運用できます。

これらのポイントを考慮して、自社に最適なワークフローシステムを選定しましょう。

オススメ製品の紹介

以下、Cloud Service Conciergeがオススメする製品をご紹介します。
各製品それぞれ異なる特徴と強みを持っています。自社の業務プロセスや課題に合った製品を選定し、導入を検討してみてください。

コラボフロー

・特徴：直感的な操作性と高いカスタマイズ性を兼ね備えており、幅広い業務プロセスにカンタンに対応可能なワークフローシステムです。
・メリット：連携機能が充実しており、LINEWORKS等のチャットツールや、kintoneなどのサイボウズ製品とも連携でき、より一層の業務効率化を図ることができます。

＼コラボフローの製品詳細＆資料DLはこちら／

X-point Cloud

・特徴：紙を使った業務や事務作業を電子化し、業務効率化を図るクラウドワークフローシステムです。
・メリット：紙の書類を模した直感的なインターフェースを採用しており、紙ベースの業務からの移行がスムーズにいきます。

＼X-point Cloud の製品詳細＆資料DLはこちら／

ジョブカンワークフロー

・特徴：業界最安値クラスの単価設定、電話サポート窓口は無料で利用可能です。
・メリット：スマホアプリでどこからでも申請・承認業務が行えます。またオプションで経費精算機能も利用可能です。

＼ジョブカンワークフロー の製品詳細＆資料DLはこちら／

バクラク申請

・特徴：請求書の支払申請や各種社内稟議・申請をデジタル上で完結可能なクラウド稟議システムです。
・メリット：シンプルな操作性と効率的な承認フローを実現し、特に経理部門や管理部門での利用に最適です。

＼バクラク申請の製品詳細＆資料DLはこちら／

kickflow

・特徴：「多機能なのにカンタン」をコンセプトに、運用・メンテナンスの課題を解決するクラウドワークフローシステムです。
・メリット：Teams、Slack、Google Workspace等との連携も可能であり、複雑な各種要件にも対応可能な多機能性も魅力です。

＼Kickflowの製品詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

テレワーク環境における申請・承認業務の課題は、ワークフローシステムの導入によって解決できます。申請・承認プロセスの電子化や進捗管理の可視化、セキュリティ対策の強化など、ワークフローシステムがもたらすメリットは多岐にわたります。
また、適切な製品を選び、導入時のポイントを押さえることで、業務効率をさらに向上させることが可能です。クラウド型ワークフローシステムを活用し、柔軟で生産性の高い働き方を実現しましょう。
 ご紹介した製品は、SB C&Sが運営する『Cloud Service Concierge』でお取扱いのある製品です。
もしご興味をお持ちいただけましたら、Cloud Service Conciergeへお気軽にご相談ください。
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