給与計算システムとは？導入メリットやおすすめ製品をご紹介！

給与計算は、毎月の従業員の給与計算のみならず、税金や控除、年末調整、そのほか不定期に発生する処理に対してもミスなく対応することが求められます。
一方で、人の手で行う以上、ミスや抜け漏れを完全に回避することはできず、労力もかかってしまう作業です。
手作業での給与計算、エクセルなどでの管理では効率・正確性に限界を感じている方にとって、給与計算システムはとても心強い味方になります。
しかし、給与計算システムといっても、様々な製品があります。各製品ごとにそれぞれの特徴があり、どんな製品を選ぶべきかお悩みの方もいるかと思います。

本記事では、給与計算システムとは何か、アナログでの給与計算のリスク、システムを導入することでどんなメリットがあるのか、製品を選定する上でのポイント、おすすめの給与計算のシステムについてご紹介します。

給与計算システムについて

給与計算システムとは、雇用情報、勤怠データなどから従業員の給与を自動計算し、必要な書類や台帳を管理できるシステムです。
主に、給与にまつわる計算や管理においての業務効率化を図ることができ、所得税や年末調整などの複雑で人的ミスが発生しやすい業務でのミスや、抜け漏れを削減することが可能になります。

数ある給与計算システムの中でも、特におすすめなのがクラウド型給与計算システムです。
クラウド型の給与計算システムであれば、インターネット環境があればどこからでも給与計算業務ができ、担当者の負担を軽減することができます。
また、データの管理が簡単にでき、アナログ対応のリスクを軽減することが可能です。

アナログでの給与計算のリスク

アナログで給与計算を行うことによって、様々なトラブルが起こり、業務効率の低下につながる可能性があります。
主な課題やリスクについてご紹介いたします。

時間がかかる

手作業による給与計算は膨大な時間や、労力が多く必要となり、そのためほかの業務に割く時間が減少し、業務効率の低下につながります。
入力ミスなどのトラブルが発生すると対応が必要になり、結果として作業工数が増え、さらに時間と手間がかかります。

人的作業によるミス

給与計算は、業務形態や雇用状況によって複雑な計算になることは珍しくありません。
手作業での給与計算は複雑な計算になることで、ヒューマンエラーによるミスが発生しやすくなります。
ミスによって誤った給与が支給されてしまうと、従業員の不満や会社に対する不信感が生じる可能性があります。
また、担当者間のコミュニケーションが不十分であると、情報の伝達ミス、誤解が生じてしまうケースもあり、さらなるミスを誘発することもあります。

コンプライアンスの問題

手作業での給与計算の場合、コンプライアンスの観点からも課題が発生しやすくなります。
労働法や税法の改正に対して迅速に対応することが困難になり、法令違反のリスクが高まることで、ペナルティや罰則が課せられ、企業の信用問題にもつながる場合があります。

セキュリティの問題

アナログでの給与計算は書面上での盗難被害や紛失の可能性や、不正アクセスに対して脆弱なため、従業員の個人情報が漏洩するリスクがあります。
また、紙ベースの記録は紛失や物理的な損傷による破損のリスクもあり、重要なデータが失われる可能性もあります。

システム導入のメリット

給与計算は毎月発生する業務にもかかわらず、ミスは許されません。
そこで、システムを導入することでどのように給与計算業務をサポートし、どのようなメリットがあるのかについてご紹介します。

作業の効率化

給与計算システムの最大のメリットは、「月次給与の自動計算機能」です。
雇用形態に応じた給与体系を設定することができ、複雑な計算式にも対応が可能です。
エクセルなどで計算、入力する必要がありません。
給与計算の際に必要になる勤怠データは、CSVデータや勤怠管理システムから取り込むことが可能です。
運用方法やシステムによっては複数法人の給与を計算もできるため、自社の従業員に加え、グループ会社などの従業員の給与計算も一括で行うことができます。
出勤日数、欠勤日、残業時間や休憩についてのデータを取り込み、自動で計算するので、面倒な入力作業が不要となり、作業の効率化に期待できます。

人的ミスの予防

雇用形態などによる複雑な処理・計算が必要な場合でも、データをもとにシステムが自動で計算するので、計算に人の手を加える必要がなくなり、ヒューマンエラーの発生予防になります。

法改正や税率の変化に自動で対応

給与計算システムを導入することで、頻繁に改正される社会保険や所得税の変更に対しても迅速な対応が可能になります。
常に最新の労働法や税法に対応することができるため、法令遵守が容易になり、コンプライアンスリスクの減少につながります。

セキュリティの向上

デジタルデータは、物理的な紛失や破損のリスクが減少し、適切に管理されるため、盗難や紛失のリスクが大幅に減少し、アクセス権限を設定することで情報の漏洩も防ぐことが可能です。
また、システムを利用することにより、アクセスログを管理し、不正アクセスや改ざんの兆候を監視することができ、給与計算に伴うセキュリティリスクを大幅に軽減することが可能です。

製品の選定ポイント

ひとえに給与計算システムと言っても、多種多様なシステムが存在します。
その中から、自社ニーズに合ったシステムを選定することが重要です。
製品の選定のポイントについてご紹介します。

機能

給与計算システムの主な機能は以下の通りです。
・給与計算
・税金計算
・社会保険料の計算
・給与明細の作成
・給与振込
・レポート作成

これ以外にも、データの確認・分析に役立つ機能や、社内の申請フローを便利にする機能など、システムによって様々な機能が搭載されており、業務をサポートします。

選定する上で重視する要素として、
・基本給、時間外労働、各種手当、控除の計算が正確に行われるか
・休暇管理やシフト管理など、給与計算に関する機能の充実度
・レポート作成機能があり、経営判断や監査対応に役立つか
などのポイントから、自社に合ったものを選ぶと良いでしょう。

システムの使いやすさ

使いやすさも重要なポイントです。
機能が充実している点だけではなく、操作が簡単であること、画面の見やすさ、使いやすいインターフェースであるかを確認することが重要です。
多機能なだけでなく、自社ニーズに合わせた機能が搭載されているか、柔軟にカスタマイズや項目の追加が可能かどうかも確認しましょう。

また、企業の成長に伴う人数増加が発生しても、スムーズに対応できるのか、将来的に機能追加や拡張を行っても変わらず利用できるか否かもしっかりと見極めることで、企業に合ったシステムを選定することができます。

システム間の連携

他の業務システムと連携することで、さらなる業務効率の向上が期待できます。
例えば、勤怠管理システムと連携することで、手入力の手間が省け、計算ミスが減少します。
従業員の出退勤データや残業時間、休暇の情報などを自動的に給与計算に反映することができます。
人事管理システムと連携することで、人事異動や新入社員のデータも自動で反映されます。
従業員の基本情報や契約条件、昇給情報などを共有することで、給与計算がより正確に、効率的になります。
このように、システム間の連携を行うことで、システム間でデータが自動で同期されるため、データの不整合やミスの減少につながります。
また、二重入力が不要になり、業務効率の向上にも期待できます。

費用

導入に際して気になるのは導入、維持にかかるコストです。
システムを選定する上で重要なポイントはいくつかありますが、長い目で見た際に費用感が自社に合っているのかどうかも大切なポイントです。
初期導入にかかる費用だけでなく、月額料金、オプションなどにかかる追加費用、アップデートの際にかかる費用の有無などは製品によって異なるので、導入前に確認することをお勧めします。

サポート体制

導入前のサポートをはじめ、導入後もサポートが充実しているかも選定において注目するポイントです。
トラブル発生時に、いかに迅速に対応してもらえるのかを確認し、電話、メール、チャット、問い合わせフォームなど、システムによって問い合わせ対応の形態も異なるので、併せて確認することをおすすめします。
また、トライアルが用意されている場合は、できるだけ利用するのがおすすめです。
本番環境の前に、システムに触れることで使用感を確かめることができ、ギャップが発生しにくくなります。

Cloud Service Concierge おすすめの給与計算システム4選

ここまで給与計算システムの選定ポイントについて解説いたしました。
幅広い業界での導入実績を積み重ねてきた専門コンシェルジュCloud Service Concierge おすすめのシステムを4つに厳選し、ご紹介します。

ジョブカン給与計算

株式会社DONUTSが提供するクラウド型給与計算システムです。
料金内で給与計算からWeb明細、マイナンバー管理、年末調整など、全ての機能がご利用可能です。
CSVを出力可能な勤怠管理システムであれば連携させることができますが、「ジョブカン勤怠管理」と一緒に使用していただくとAPIで連携可能で便利です。

＼ジョブカン給与計算についての詳細＆資料DLはこちら／

ジンジャー給与

jinjer株式会社が提供するクラウド型給与計算システムです。
月次給与・賞与・退職金の計算、年末調整、Web給与明細発行などの業務を効率化できます。
ジンジャー勤怠と連携することで、勤怠の集計データをボタン1つで連携可能となり、ジンジャー社保手続きとあわせてご利用いただくと、算定した社会保険のデータを用いて電子申請が可能となります。

＼ジンジャー給与についての詳細＆資料DLはこちら／

マネーフォワード クラウド給与

株式会社マネーフォワードが提供する中小企業から大規模の企業まで対応可能なクラウド型給与計算システムです。
銀行振込APIの機能があることで、給与計算後の振込までをクラウド上で可能な点が最大の特徴です。
マネーフォワード クラウド給与もCSVで勤怠管理システムとの連携が可能ですが、同シリーズの「マネーフォワード クラウド勤怠」や「KING OF TIME」とAPIでシームレスに連携していただくのがおすすめです。

＼マネーフォワード クラウド給与についての詳細＆資料DLはこちら／

freee人事労務

フリー株式会社が提供している労務管理システムです。
オンラインで給与計算・勤怠管理・年末調整・入退社手続きができます。
勤怠管理データや従業員情報から、支給額や控除すべき税金や保険料を自動計算し、従業員に支払う給与額を自動で計算できます。
振込ファイルも自動作成可能です。給与計算をしたらWeb明細を自動で作成、印刷ができます。

＼freee人事労務についての詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

給与計算システムを導入することで、毎月の給与計算業務がよりスムーズになり、業務の効率化が期待できます。

本記事では給与計算システムの概要、アナログでの給与計算のリスク、システム導入のメリット、製品選定のポイント、おすすめの製品についてご紹介しました。

今回ご紹介した製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。
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