時間とお金を守る！勤怠管理と給与計算の最適化ガイド

現代の労働環境は、グローバル化、テクノロジーの進化、そして多様な働き方の普及により、大きく変化しています。
これに伴い、勤怠管理と給与計算の課題も進化しています。
主な課題としては、時間の記録の不正確さ、計算の複雑さ、そして法規制の遵守などが挙げられますが、近年ではリモートワークやフレキシブルな勤務時間、フリーランスや契約労働者が増加しており、従来の勤怠管理システムや給与計算方法に新たな課題をもたらしています。
従業員がオフィスに出勤することなく働くリモートワークでは、出勤と退勤の時間を物理的に確認することができないため、時間の記録の不正確さが問題となります。
給与計算においても、様々な手当や、働き方の多様化や法改正に対応した税計算などを考慮しながらの給与計算となる為、給与計算はより煩雑になってきています。
本記事では、勤怠管理と給与計算の課題を克服するための具体的な方法として、クラウド型勤怠管理・給与計算システムの導入、システム連携におけるメリットをご紹介します。
また、勤怠管理と給与計算を効果的に行うためのおすすめのシステム連携可能な製品もご紹介します。

勤怠管理と給与計算における企業の課題

勤怠管理と給与計算における企業の課題には、時間の記録の不正確さ、計算の複雑さ、法規制の遵守などがあります。
従業員の出勤・退勤時間の不正確な記録は給与計算の誤差につながり、労働時間が法律で定められた上限を超える場合、残業代の計算ミスや労働基準法違反のリスクが生じます。
給与計算には、基本給、時間外手当、休日手当、交通費など多くの要素を含むため複雑で、計算ミスが生じやすいです。
さらに、労働法や税法が頻繁に更新されるため、法改正に常に対応することが求められ、法規制に違反すると罰金や訴訟のリスクがあり、勤怠管理と給与計算の課題を解決するためには、効率的な給与処理と法的リスクの回避が必要となってきます。

勤務時間の正確な記録

タイムカードでの運用は、転記作業や打刻漏れなどによる手動記録の誤入力や記録の忘れがあり、これが勤務時間の不正確な反映を引き起こします。
また、勤務時間の水増しや代理記録などの不正行為が発生することで、企業は不必要な給与支払いのリスクに直面します。
また、リモートワークの普及により、従来のアナログな勤怠管理方法だと勤務時間の把握が困難になっています。

残業時間等の管理

残業時間の管理には従業員の不正確な時間申告、リモートワークにおける監視の難しさがあり、法律で定められた労働時間の上限を超えるリスクが増しています。
法定労働時間を超える労働は労働基準法違反に該当し、企業に罰金や訴訟のリスクをもたらすことになります。

給与計算の複雑さと法規制の遵守

給与計算には基本給の他に時間外手当、休日手当、交通費など多くの要素が含まれます。
これらの要素は従業員ごとに異なる場合が多く、正確な計算を要求されます。
また、給与計算は労働法や税法などの法規制に準拠して行われる必要があり、法規制は頻繁に更新されるため、常に最新の法的要件を理解し適用することが求められます。
法規制に違反すると、罰金や訴訟のリスクに直面する可能性があり、企業の信用失墜にもつながりかねません。
​​​​​​​さらに、不正確な勤務時間の記録や計算ミスが発生すると、給与の過払いや不足の問題に直面する可能性があります。

課題解決のための方法

これらの課題を解決するための方法として連携可能な勤怠管理システムと給与計算システムを導入することが挙げられます。
システムの連携により、データ入力のミスやトラブルを防ぎ、効率的かつ正確な給与支払いを可能にします。
また、リアルタイムでのデータ更新とアクセスが可能となり、管理の手間を軽減させられるため、全体として企業の運営効率が向上し、従業員の満足度も高まる可能性があります。
また、クラウドサービスでのシステムは最新の労働法や労働契約に基づくよう更新が行われているため、正確な給与計算を行うことができ、クラウドシステムの導入は勤怠と給与の管理プロセスを大幅に改善します。

勤怠管理システムと給与計算システム連携のメリット

業務の効率化

データの自動連携により手動でのデータ入力やチェックが不要となり、時間節約と作業負担の軽減が実現します。
また、データの正確性が向上し、給与計算のミスが減少します。
その他、法令遵守が強化され、労働基準法などの違反リスクが低減されるため、全体として企業の運営効率が向上し、実務担当者の業務が効率的に行えるようになります。

正確な勤怠管理と給与計算

勤怠管理システムを利用することで、アナログな勤怠管理によるミスを避け、リアルタイムでデータを確認できます。
給与計算では、勤怠データから基本給、時間外手当、休日手当などを計算し、勤怠管理システムと給与計算システムの連携によりデータの一貫性が保たれ、処理効率が向上します。

法令遵守

労働時間の正確な記録と報告が可能となり、法定労働時間の遵守が保証されます。
システム導入することで、時間外労働の適正管理と正しい報酬が従業員に支払われ、また、法改正への迅速な対応が可能です。
勤怠データと給与データの一元管理により勤務状況の可視化が実現できる為、法規制の遵守と企業の労務リスクが低減される効果的な手段となります。

Cloud Service Concierge おすすめの勤怠管理・給与計算連携可能な製品

ジョブカン

株式会社DONUTSが提供しているバックオフィス業務を効率化するクラウドサービス群です。
ジョブカン勤怠管理・ジョブカン給与計算といったシリーズ連携はもちろん、お使いのソフトと連携させ、給与計算までワンストップで実現できます。
従業員の打刻データをリアルタイムで自動的に給与システムに連携し、手入力によるエラーや時間の浪費を削減します。
今回ご紹介している製品の中では最も勤怠打刻の種類が豊富で、工数管理といった機能も有しています。
また、ジョブカン給与計算のサービスでは年末調整に必要な情報収集・年税額の計算まで対応しております。

＼ジョブカン勤怠管理の製品詳細＆資料DLはこちら／

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ジンジャー

jinjer株式会社が提供する現場の悩みを改善へと導くクラウドシステムです。
​​​​​​​ジンジャー勤怠の労働時間などのデータはジンジャー給与にCSVを介さず連携できるため、
ジンジャー勤怠とジンジャー給与の一括導入をおすすめいたします。
勤怠の締め作業が完了した状態や、月の途中などでも勤怠データを給与計算にスムーズにつなげられます。
また、打刻時間とPCのログイン・ログオフとの乖離などのチェックが可能です。

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マネーフォワード クラウド

株式会社マネーフォワードが提供するマネーフォワード クラウドシリーズは、バックオフィスの様々なデータを連携し、業務の自動化、経費精算や会計といった経理領域や、勤怠管理や給与計算、年末調整といった人事労務の面倒な作業を効率化できるクラウド型サービスです。
従業員の出勤、退勤、休憩、残業時間をリアルタイムで記録し、自動で給与計算を行い、計算ミスを大幅に削減します。連携できる製品が多く、既存システムを変えずに使うことができます。

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まとめ

勤怠管理システムと給与計算システムを連携することで、業務の効率化が図れ、正確な勤怠管理と給与計算が可能となるため、課題解決に有効です。
ぜひこれを機会にシステムの導入と連携を検討してみてはいかがでしょうか。

『Cloud Service Concierge』では、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。製品選定等お気軽にご相談ください。