【2024年新卒入社に備えて】SmartHRで行なう入社手続き
入社手続きは、人事労務担当者にとって、社会保険の手続きや従業員への入社に関する書類の手配など、負担が多い業務かと思います。
SmartHRでは、入社手続きをスマートフォンやPCで時間・場所を問わず行うことができ、雇用契約の締結も電子上で行うことができるため、工数や負担を大幅に削減することができます。
今回の記事では、SmartHRで行う入社手続きの一連の流れを、画面キャプチャを用いて簡潔にご説明させていただきます。
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入社時の人事労務の業務課題
入社時の会社側が行う業務には以下のような業務があります。
【管理者】入社書類を作成→印刷・コピー→発送手配・郵送
↓
【従業員】記入・押印・必要物準備→問合せ対応→返送
↓
【管理者】出社して回収→確認・差し戻し・受領→データ入力→手続き書類に転記・押印→役所手続き→ファイリングして管理・保管…
必要物の準備は、従業員が用意するケースもあるかと思いますが、制服などの業務に必要な備品が支給される場合、管理者が制服サイズの確認をしたり、リモートワークを実施する場合にはリモートワークに必要なモニターやマウスが必要かを確認したりする必要があり、工数の多さは課題となってきます。
また、それらの集めた情報を保管することも必要な為、工数のほかにも管理における場所やデータの散在といった課題も発生してきます。
SmartHRとは
上記の課題を解決できるのがクラウド型人事労務システムの「SmartHR（スマートエイチアール）」です。
『人事・労務業務を効率化しながら自然と蓄まった人事データを一元管理。
さらに、蓄まったデータを活かすことで、効果的で納得感のあるタレントマネジメントや組織のパフォーマンス向上へと繋げることができます。
「すべての人が気持ちよく働ける」社会を目指して、SmartHRは人事・労務業務の効率化からタレントマネジメントまで、シームレスに実現します。
引用：『SmartHR』https://smarthr.jp/
入社手続きの他にも、給与計算システムと連携することにより給与明細をスマートフォンで確認できるようになったり、年末調整のスマートフォンでの回答、人事評価、勤怠や就業状況についての分析レポートの出力等、管理者にも、従業員にも寄り添ったサービスとなっております。
SmartHRでの入社手続きの流れ
それでは、SmartHRを使用しての入社手続きの一連の流れを、一部キャプチャを用いながらご説明いたします。
従業員情報の入力を従業員本人に依頼する
①従業員の簡単な情報を管理者が登録する
まずはSmartHRに、従業員の氏名・メールアドレスなど、簡単な情報だけ入力していただきます。
従業員の情報を入れる箱だけをひとまず作るイメージです。
入社する従業員が複数人いる場合は、ファイルで一括で登録する事も可能です。
②従業員をSmartHRに招待し、入社手続きをスタートさせる
①で従業員情報を簡単に入力したら、「入社手続き」より、従業員のメールアドレス宛てにSmartHRへ招待するメールを送ります。
③従業員が自身の情報をSmartHRに入力する
従業員は、スマホまたはPCから従業員情報を入力が可能となります。
従業員の入力項目は、任意・必須など選択することが可能となりますので、どんどん入力していきます。
▼PCでの入力イメージ
画像：SmartHR検証環境にて表示したPCでの入力画面
▼スマホでの入力イメージ
画像：SmartHR検証環境にて表示したスマートフォンでの入力画面
- 履歴書や職務経歴書などのデータも併せて提出してもらう事が可能です。
- 制服などのサイズの情報も、「カスタム従業員項目」として入力/選択等を必須項目にすることで事前に収集することが可能です。
管理者：入社手続きを行なう
①入社手続きが完了した通知が届く
従業員が自身の情報を入力すると、通知設定を有効にしている場合は、管理者宛てに従業員のアカウントの初期設定が完了したという通知が届きます。
画像：SmartHR検証環境にて表示したPCの通知画面
②ToDoリストに沿って対応する
管理者は、「Todoリスト」画面から社会保険に必要な書類が確認できるようになるのですが、これらの書類には自動的に従業員が入力した情報が反映されております。
▼ToDoの画面
画像：SmartHR検証環境にて表示したPCでの確認イメージ
▼社会保険手続きに必要な書類に自動反映されている画面
画像：SmartHR検証環境にて表示したPCでの確認イメージ
- 個人情報保護のため、マイナンバーは印刷・ダウンロード時にのみ出力されます。マイナンバーの閲覧権限がない場合は出力されません。
- ToDoリストの内容は会社独自に変更が可能です。
- 例）制服のサイズは従業員から収集し、制服の用意をToDoに組み込む等
あとはe-Govと連携することで電子申請も可能となっていますので、入社手続きは以上で完了です！
文書配付機能で入社手続きをもっとラクに！
雇用契約書などの必要書類を送付し、同意を得る
上記では、基本プランの中で行える入社手続きの流れでしたが、雇用契約書などの締結という作業が残っています。本来なら印刷して印鑑を押してもらって…という作業が必要となりますが、SmartHRでは、オプションの「文書配付」機能を活用し、これらを電子上で完結させる事が可能となります。
画像：SmartHR検証環境にて、合意した際のPCでの確認イメージ
また、文書配付の承認機能では複数の書類の承認を一括で依頼できるようになりました。（2023/10アップデート）
これにより、承認の依頼にかかる工数を削減可能です。
従業員の招待・入社手続きと同時に合意が得られる
文書配付機能では、従業員の招待・入社の手続きと書類への確認・合意を、同時に依頼することが可能です。情報入力が完了した後、雇用契約書などの必要書類を従業員に送信し、従業員に合意を得てもらうことが可能な為、二度手間や送付・合意漏れなどが起こらず、大幅な工数削減が実現できます。
機能アップデート：行政手続きの書類作成・電子申請を複数名分まとめて可能になりました
基本機能の手続き・電子申請（以下、基本機能）では、行政手続きに関する書類を従業員1名分ずつ作成し、電子申請の送信をする必要がありました。そのため、対象人数が多い場合、業務負荷が高くなってしまいます。
しかしながら無料オプション機能として追加された「届出書類」では複数名分の書類をまとめて作成し、
電子申請を送信できるため、業務工数を大きく削減できます。
また、「届出書類」ではマイナポータルを利用した電子申請にも対応しているため、健康保険組合への電子申請が可能です。
これにより新入社員の入社手続きなど大人数を一括で対応が必要な場合の業務負荷を減らすことができるでしょう。
まとめ
SmartHRでは標準機能の中でも工数削減を実現できますが、文書配付をはじめとした様々なオプション機能でさらに工数を削減できます。
