人事異動で苦労するポイントは？システム導入でどのように効率化できるかご紹介します！

企業が人的資源を活用し、組織力の向上を図る上で人事異動は欠かせません。
しかし、担当者にとっては異動案の作成や部門間調整、事務処理など、頭を悩ませることの多い業務と言えます。
そのような課題に対応するため、近頃では効率的な人事異動をサポートしてくれる人事異動システムが数多く提供されています。
本記事では、数多ある人事異動システムから「タレントパレット」と「SmartHR」をピックアップして、人事異動システム選定のポイントと共にご紹介いたします。

人事異動とは

人事異動とは、企業が従業員に命じて、組織内で地位・配置・勤務形態を変更することを指します。
　人事異動のタイミングとしては、年度替わり、期替わりといった定期的な時期に限らず、必要に応じて1年中通して行われます。主要な人事異動は以下の6種類です。

転勤：同じ企業内で転居が伴う場合

出向：同じ企業に在籍したまま、親会社もしくは子会社といった関連企業へ勤務

転籍：在籍している企業と雇用契約を解除後、転籍先の企業と締結

部署異動：所属部署が変わること

昇進：社内での地位が上がること

降格：社内での地位が下がること

人事異動の目的

人事異動の目的は組織を効率的かつ効果的に運営することです。

■事業戦略の達成や実現のため

部署の新設や統廃合など事業規模の変動がある際にそれにあわせて人材を再配置します。
事業戦略を実現するには人事異動が必要不可欠と言えるでしょう。

■人材教育

人事異動は人材教育を目的とする場合もあります。
ジョブローテーションを定期的に行うことで社員は新たなスキルや経験を獲得することができます。
将来組織の中核を担う人材には、多様な経験や視点を持ってもらうことが大切です。
また、新たなチャレンジや成長機会の提供は、モチベーションの向上やキャリアの発展を実現できます。

■組織の活性化や健全性の維持のため

長期間にわたり同じ部署で同じメンバーと同じ業務をしていると考え方が固定化し、新たな発想が生まれづらくなるばかりか不正のリスクとなる場合があります。
人事異動は上記の問題を解決し組織の健全性を保つだけでなく、最適な人材配置や、部門間連携の促進が可能となることでの組織の活性化や大きな成長を見込むことができます。

人事異動の手順

人事異動がどのような流れで進められるのか以下に説明します。

1.  目的の明確化
   部署の要望や、不足している人材の情報などを収集し、人事異動の目的や理由を明らかにする。
2. 必要な人材のスキルやタイプを整理する
   部署や職務ごとに必要なスキルや経験は異なります。
   スキルや経験、性格などを考慮して求める人材の要件を定義しましょう。
3. 候補者の選定
   複数名リストアップし、誰が業務に最適かを検討する。
4. 内示
   従業員と面談の場を設定し、人事異動の目的、選ばれた理由、期待する点などを本人に伝えて合意を得る。
5. 辞令
   社内の掲示板への掲示やメールなどのツールを用いて辞令を出す。

効率的な人事異動の進め方

上記のように人事異動には多くの段階があり、特に3月～4月など年度変わりの時期、担当者は膨大な業務にストレスを感じることが多いようです。
そこで少しでも人事異動業務の負担を減らし効率的に進めるためには、人事システムの導入が有効です。
人事システムでは従業員のスキルや経験、所属の履歴などのあらゆる情報を一元管理できます。
製品によってはタレントマネジメント機能や配置シミュレーション機能を有したものもあります。企業規模が大きくなるほど他部門との調整事項は増えますが、社内の従業員のデータが集約されていると調整業務に無駄な工数をかけずに済むというメリットがあります。

効果的な人事システムのご紹介

効果的な人事を実現するシステムの代表例を2種類ご紹介します。

■タレントパレット

タレントパレットは株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する、クラウド型の人材育成支援ツールです。従業員一人ひとりのスキルや能力を可視化し、人材育成や配置を最適化するための各種機能が備わっています。具体的には、従業員のスキルマップ作成、能力評価、目標管理などの機能を提供しています。

　タレントパレットにはタレントマネジメントを可能とする機能があります。タレントマネジメント機能は、従業員のスキルや能力、パフォーマンス、キャリア目標などの情報を一元化し、組織全体の人材戦略に基づいた意思決定をサポートします。

【タレントマネジメント機能でできること】
　タレントマネジメント機能では、以下を実現することができます。

1. 人材の見える化
   　人事データを一元化し、社員の情報を簡単に確認できます。顔写真を一覧化し、個人のプロフィールをクリックするだけで確認できます。組織や役職、年次などの条件を掛け合わせて、データから社員を一覧表示できます。氏名や資格、趣味などを自由に検索して条件に合った社員を簡単に見つけることができます。

2. 時系列データの見える化
   　入社から現在までの経緯を可視化できます。昇給や育成計画などに活用できます。入社から現在までの異動や資格取得、評価結果などの要素を時系列に沿ってグラフ化することで、社員を多角的に理解し、昇給や育成計画の検討を支援できます。データグラフを重ね合わせることで、視覚的にもわかりやすくなり、伸び悩んでいる社員や早期昇給した社員の特徴を分析できます。

3. 履歴の見える化
   スキルや経歴、評価などの履歴を時系列で把握し、異動や評価などの判断を高度化できます。経歴や育成状況、評価の変遷などの必要情報を確認し、評価や異動の検討や面談などの判断材料として活用できます。基幹システムと連携してデータを簡単に更新し、自動的にデータを蓄積することで工数を削減できます。直感的にわかりやすいグラフや表形式で一覧表示ができるため、変化やギャップに早く気づけるようになります。

■SmartHR

SmartHRは株式会社SmartHRが提供する、人事・労務業務の効率化を実現するクラウド型のSaaS製品です。従業員の入退社手続き、社会保険の手続き、Web給与明細 、年末調整など、人事労務に関わる各種業務を簡単に、かつ効率的に行うことができます。

SmartHRには配置シミュレーションを可能とする機能があります。労務データや人事評価などのSmartHRに蓄積された情報を活用して、配置のシミュレーションが可能です。決まった配置は、データベースや組織図へ簡単に反映できます。

【配置シミュレーション機能でできること】
　配置シミュレーション機能では、以下を実現することができます。

1. 直感的な操作によるカンタンなシミュレーション
   　従業員の顔写真を見ながら、ドラッグ&ドロップで配置のシミュレーションが可能です。　異動前後の平均勤続月数や平均年齢など、部署全体の統計データも確認できます。

2. 最新で正確な人事データにもとづいた意思決定
   　SmartHRに蓄積された労務データや人事評価・サーベイの情報を使って、効果的な人員配置を実現できます。急を要する配置から未来の戦略的配置までスムーズな意思決定を支援します。

3. 決まった配置案の反映までSmartHR内で完結
   　決まった配置案はすぐにSmartHRの他機能と連携が可能です。データベースや組織図への反映、更には文書配付機能を活用した辞令通知までSmartHRひとつで完結できるので、配置にまつわる一連の業務負荷を軽減できます。

【権限設定で個人情報に配慮した配置検討】
　役職・役割ごとに閲覧範囲を指定し、必要な情報だけを共有できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、人事異動で苦労するポイントや人事異動システムの導入メリットについてご説明しました。人事システム内に集約された社内の従業員データを元にタレントマネジメント機能や配置シミュレーション機能を活用することで、調整業務の業務不可を軽減することが可能になります。
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