労務管理をもっと簡単に！クラウドサービスの導入のメリットと選び方！

近年の働き方の多様化により、労務管理の範囲は広がり、複雑さも増しています。そのため、「労務管理を効率化したい」「一元化できるシステムの導入を検討したい」と考える担当者もいるのではないでしょうか。
この記事では、労務管理の目的や主な業務、そしておすすめのシステムについて紹介します。

労務管理とは

「労務管理」とは、従業員の勤務に関わるさまざまな業務の総称です。
雇用契約の締結、就業規則の策定や更新、労使間の合意形成、出勤状況のチェック、給料の計算、福利厚生の提供、社会保険関連の手続き、職場の安全や健康の保持、労働環境や作業プロセスの改善など、幅広い業務が含まれます。
また、労務管理と人事管理は混同されがちですが、一般的に以下のような区別がされています。
企業によって取り扱われ方は異なる場合もあるかもしれませんが、人事管理と労務管理を同一の担当者が行う場合もあります。

人事管理：個々の社員の能力開発やキャリア形成、採用活動など、人材そのものに焦点を当てた管理活動です。
労務管理：勤務条件や労働基準の遵守、福利厚生など、従業員が働く環境や制度全般を整備する管理活動です。

従来の労務管理の課題点

従来の労務管理における管理方法は、Excelのテンプレートや紙のフォームをメールや郵便でやり取りするのが主流です。
多くの企業が、「情報収集に時間がかかる」「書類の不備で手続きが遅れる」「手作業による入力ミスが発生しやすい」という課題を抱えています。
また、従業員数が多い企業や入退社が頻繁な場合、労務管理は担当者にとって大きな負荷となっています。
従来の労務管理の課題や負担を解消するのにおすすめなのが労務管理システムです。労務管理システムでは何ができるか、利用することでのメリットなどを次項で解説します。

労務管理システムの基本機能

労務管理システムは、一般的に従業員の入社や退社に伴う手続き、契約書の作成、給与明細や源泉徴収票の生成など、多岐にわたる労務業務をサポートする機能を提供しています。
その中でも労務管理担当者の業務を軽減するおすすめの機能をご紹介します。

従業員の情報の一元管理

従業員の個人情報には、名前や住所といった情報のみならず、マイナンバー、転居による住所変更、扶養家族の情報更新などが含まれます。
労務管理システムを活用することで、紙の文書での収集ではなくシステム上で簡単に収集や処理することが可能になります。
そして収集された情報はシステム上に集約されるため一元管理ができます。
さらに労務管理システムを導入することで、紙文書の紛失や物理的な情報漏えいのリスクを大幅に減少させることが可能です。

入退社手続き

従業員が入社時には、社会保険や雇用保険の資格取得書類など、さまざまな書類の作成が必要なうえに、退職時には源泉徴収票や住民税に関係する書類の交付も必要です。
社員の入社・退社にあわせて関係各所に提出が必要な書類を作成するには労力がかかります。
ですが、労務管理システムを導入すれば、Web上で従業員とのやりとりを行い、収集した情報を活用して自動的に書類を作成することもでき、中には関係機関へ電子申請が出来るシステムもあります。

給与の明細や源泉徴収票の発行

給与システムと連携することで給与明細、賞与明細、源泉徴収票などをWeb上で発行・配布することができるシステムもあります。
従業員は自宅や外出先から、PCやスマートフォンを通じて確認ができるようになるため、紙の文書を配布する手間やコストを大幅に削減できます。

年末調整に関する手続き

年末調整業務は労務担当者の負担が大きい業務です。
年末調整に必要な「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「給与所得者の保険料控除申告書」「給与所得者の基礎控除申告書兼給与所得者の配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書」などの書類の提出は労務管理システムを利用することでシステム上収集・確認・管理が行えます。
従来行っていた書類の印刷、郵送、回収といったプロセスが不要となり、時間とコストの節約につながります。
集めたデータを給与システムに連携するためのデータを出力することができるシステムもあります。

福利厚生や就業規則の管理

就業規則や福利厚生の追加や修正が発生した際もシステム上ですぐに従業員に周知することができます。
また、紙の処理や印刷作業などの手間も省けるため、業務の効率化にもつながります。

クラウド労務管理システム導入の利点

労務管理システムのなかでもPCにインストールせず、いつでもどこでもアクセスが可能になるのがクラウド型の労務管理システムです。利用することでの利点は主に３つあります。

ペーパーレス化の推進

インターネットを通じてアクセスできるため、情報をWeb上で一括管理でき、従業員がPCやスマートフォンから直接入力したデータを自動で集約ができます。
従来紙やExcelで管理していたデータをクラウド上で管理できるようになり、ペーパーレス化の推進を図ることが可能となります。

自治体などへの書類提出が簡単になる

一元管理された情報を元にシステム上で書類の作成が可能になるため、手書きや転記の手間がなくなります。
電子申請まで対応しているシステムでは、郵送や印刷といった作業の必要もなくなります。

手続きのスピードアップにより、企業と従業員の負担が軽減される

書類の受け渡しや差戻しも、オンライン上で簡単に実施することができます。
従業員や管理者は、紙文書での受け渡しや押印のために出社するといったことも必要がなくなり、リモートワークやハイブリッドワークを支援します。
また、進捗状況を随時確認することができ、システム上での催促も簡単に行えるため、手続きの遅延や対応漏れがなくなり、業務の効率化が図れます。

労務管理システム選定のポイント！

労務管理システムの基本機能・利点をご紹介してきましたが、システムによって搭載されている機能や料金は異なります。
自社に合うシステムはどれか選ぶためのポイントをご紹介します。

自社のニーズに合っているか

システムの導入の際には、自社の業務や必要な機能や帳票に対応しているかを確認しましょう。
例えば、被保険者資格取得届を作成・提出したい場合においても提出する先によってフォーマットが異なる可能性があります。
自社の加入している団体に対応しているのか、出したい帳票は出せるのか、電子申請には対応しているのかなどです。
さらに、自社が抱える課題に対応できる機能があるのか、従業員・管理者ともに使いこなせるシステムであるか、など重視する項目を整理し確認することが重要です。

セキュリティ対策の確認

労務管理システムでは、マイナンバーを含む個人情報が保管されていますので、セキュリティ対策は必要不可欠です。
外部からの不正アクセスに対する対策や、データの暗号化の有無などを事前に確認しましょう。
外部からの攻撃に加えて、内部関係者によるデータの持ち出しや従業員による個人情報の閲覧などにも注意が必要です。システム操作のログを記録できるシステムや、閲覧・操作に関する権限を設定できるシステムかどうかも選定のポイントになります。

導入コストと利用料金の比較

導入前に費用対効果をしっかりと評価し、適切なシステムを選ぶことが重要です。
業務の効率化や生産性向上の見込み、導入コストの回収期間など、具体的な計算を行うことをおすすめします。
また、無料で利用できるシステムもありますが、機能が制限される場合があります。
そして、オプション機能の有無も確認する必要があります。
クラウドベースの労務管理システムは無料トライアル期間を提供している製品もあります。
自社の従業員が使いやすいと感じるかどうかや、自社の効率化に役立つ機能が含まれているかどうかをトライアルを通して確認することができます。

Cloud Service Conciergeがおすすめする労務管理クラウド！

SmartHR

SmartHRは、クラウド上で従業員に関する様々な情報を一元管理できるクラウド型人事労務システムです。
年末調整や雇用契約などの労務手続きから、人事評価まで、書類回収やチェック作業に多くの時間を取られていた人事・労務業務をしっかり効率化し、ペーパーレスを実現できます。
また、収集された従業員情報を活用することで、データ分析の専門知識がない担当者でも簡単に、蓄まったデータの可視化・分析を行うことが可能となります。
セキュリティ面でも強化されており、ISO 27001の認証を取得しているため、安心して利用できます。
各種書類の電子申請にも対応しています。

＼SmartHRの製品詳細＆資料DLはこちら／

ジョブカン労務HR

ジョブカン労務HRは、全ての労務業務を自動化・効率化するためのクラウドソリューションです。
業界最安値の価格で、従業員情報はクラウドで一元管理することができ、社会保険・労働保険の手続きは帳票作成から提出までサポート可能となるため、工数削減と共にペーパーレスも実現できます。
さらには、年末調整の情報収集、還付金の計算をオプション料金なしで行うことができます。
また、電子契約機能を活用することで、雇用契約をオンラインにて締結することが可能です。
勤怠管理・給与計算などジョブカンシリーズでのご利用もできます。

＼ジョブカン労務HRの製品詳細＆資料DLはこちら／

ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務はjinjer株式会社が提供する人事労務管理システムです。
人事データを可視化し、人事戦略が立てやすく業務のパフォーマンス向上することができます。
入退社手続きやマイナンバー管理のほか集約された人事情報をリアルタイムで自動集計・グラフ化もできます。
ジンジャーシリーズの勤怠管理、給与計算などのシステム間の情報連携をスムーズにして人事労務を効率化できます。

＼ジンジャー人事労務の製品詳細＆資料DLはこちら／

HRBrain

HRBrain労務管理は株式会社HRBrainが提供する労務管理ソフトです。
入退社手続き・マイナンバー管理・年末調整・電子申請といった労務管理に必要な機能が搭載されています。
​​​​​​​導入時のサポートや運用サポートが手厚いのが特徴です。
労務管理以外にもタレントマネジメントシステムやAIチャットボットといった、人事労務のDX化を促進させることができるサービスが揃っております。

＼HRBrainの製品詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

労務管理システムは、担当者だけでなく、従業員にとっても利便性が高い点が注目されています。導入メリットを実感できるため、多くの企業でシステムの導入が検討されております。これを機に労務管理システムをご検討ください。

『Cloud Service Concierge』では、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。製品選定等お気軽にご相談ください。