契約書管理の重要性を解説

契約書管理は、リスクマネジメントの観点からも重要な業務です。今回は契約書管理の重要性を解説いたします。

契約書は”ただ保管”ではなく”管理”することが重要

企業間の取引では「契約書」は必要不可欠です。この「契約書」は、締結後も保管をする必要があります。保管方法は様々で、紙の契約書をオフィスのキャビネットにファイリングして保管していたり、電子化した契約書を共有ドライブ等に保存していることが多いでしょう。しかしながら、締結後の契約書だからといって油断は禁物です。締結後の契約書も、”保管”するのではなく”管理”をしないとトラブルの原因になる恐れがあります。例えば、システム保守契約といった類型の契約書ですと自動更新での契約となっている場合が多くあります。

本来であれば、今月に解約する旨を契約の相手方に通知する必要があったにも関わらず、自社の担当者が通知を失念してしまい、解約するはずだった契約が自動更新となり、当初想定していなかった費用が発生してしまう可能性があります。実例としても、解約通知を失念して契約が自動更新され本来であれば発生しなかった費用を支払うこととなってしまったケースは多々あります。また、法改正や自社の業務形態が変わったから契約書の巻き直しが必要となったなど、ご経験のある方いるかと思いますが、数多くある契約書から探し出すのは非常に困難な作業です。上述したような課題を解決する上で、どのように契約書を管理すればよいのでしょうか。

契約書の管理方法とは

従来、紙の管理台帳やエクセル形式の管理台帳で契約書を管理している場合が多くあります。しかしながら、どちらも手作業で行うので記入・入力ミスが発生する可能性があります。では、どのようにすれば適切に契約書を管理できるのか？ここでは、具体的に契約書の管理方法を解説していきます。

契約書情報の検索性

契約書管理で大事なことは、必要な契約条項や関連情報をすぐに確認できる状態にしておくことです。つまりは、検索性が高い状態にしておくことで、法改正があっても影響する契約書をすぐに探し出すことができたり、過去締結した契約書に含まれるリスクの洗い出しができたりと、非常に便利です。

有効期間の管理

契約書には原則として有効期間が定められています。有効期間の終了日や自動更新の有無、自動更新がある場合は更新拒絶期限日はいつまでなのかを正確に把握しておかなければ、重大なトラブルに発生する可能性があります。よって、契約書の有効期間や自動更新の有無などを漏れなく随時確認できる状態にすることが重要です。そうすることで、必要に応じて事前に対策を打つことも可能となります。また、有効期間の管理と同時に、現在有効な契約と既に終了している契約、残存条項により効力がこのっている契約条項などを定期的に棚卸しすることで、トラブルなく契約書管理を行うことができます。

閲覧の制限

契約書の情報を共有することも重要ですが、自社内の誰でも閲覧可能な状態にしておくと情報漏洩リスクがあるため、注意が必要です。契約に関連する担当や部署のみに閲覧権限を制限することで、情報漏洩リスクを低減することができます。

LegalForceキャビネで契約書管理をしよう

先程述べた契約書の管理に最適なツールとしてAI契約書管理システム「LegalForceキャビネ」をご紹介いたします。「LegalForceキャビネ」では、締結済みの契約書を放り込むだけで、OCRで全文テキストデータ化し、AIが管理台帳を自動生成するので、過去締結した契約書を探すといった作業の手間を省き、管理工数を削減します。また有効期間や自動更新の有無など、その契約書に関わる情報も管理できるので、契約書管理におけるリスク低減にも繋がります。ご興味ありましたら、ぜひお問合せくださいませ。

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