資料作成に時間がかかる原因と資料作成を効率化する6つのコツを紹介

資料作成に時間をかけすぎてしまうことで、ビジネスの効率や成果に悪影響を及ぼすことがあります。
そのため効率的な資料作成は、ビジネスの成功に直結する重要な要素です。
この記事では、資料作成に時間がかかる原因と、その対策や効率アップのための具体的なコツを紹介します。

資料作成に時間がかかる原因

資料作成が遅くなる理由は様々です。
まず、始めに何をすればよいのかという具体的なステップが分からないことがしばしばあります。特に新たなテーマでの資料作成では、頭の中で構想しても、実際に形にする段階で戸惑うことが多いです。
このような状況では、資料作成の効率化が図れず、余計に時間がかかってしまう可能性が高まるため、原因と対策を理解しておくことが大切です。

何から始めればいいかわからない

資料作成において何から手を付けてよいのかわからないという状況は、資料制作の経験が浅い人に多くみられます。
具体的には、アイデアはあるものの、資料への落とし込み方がわからない、どのデータを使うべきか、何ページにまとめるべきかの判断が難しい、などの課題がよく挙げられます。
まずは最終的なゴール・目的を設定し、そのために必要な情報を洗い出すことが大切です。
その上で、情報の整理やプレゼンテーションの進め方に関するフレームワークを構築していきます。

構成を考えずにスライドを作り始めている

資料作成を効率化する上で重要なのは、トーク内容を固めてからスライド作成に着手することです。
なぜなら、トーク内容が定まらないままスライドを作成すると、内容の変更に合わせてスライドも何度も修正する必要が生じ、非効率な作業の繰り返しになるからです。
スライドはあくまでトークをサポートするツールであり、メインではありません。
したがって、最初にトークの原稿を完成させ、それに沿ってスライドを作成することで、手戻りを減らし、結果的に資料作成全体の時間を短縮することができます。

上司に見せるタイミングが遅い

資料作成、特にプレゼン資料では、上司への確認が遅れると手戻りが増え、効率が低下します。
スライド作成前に上司に内容を確認してもらうことで、大幅な修正を避け、時間を有効活用できます。
上司も早い段階で内容を把握することで、集中して具体的な改善点やアイデアを出しやすくなり、資料の質向上やプレゼン成功率のアップに繋がります。

パワーポイント機能・操作方法の知識不足

パワーポイントの操作に慣れていないと資料作成に余計な時間がかかってしまうため、操作速度の向上は不可欠です。
ショートカットキーの活用や画面設定の最適化、例えばモニターの大画面化や頻用機能のツールバー追加などが有効です。
これらにより操作の手間を減らし、作成時間の短縮に繋がります。

デザインにこだわりすぎる

資料の細かなデザインに時間をかけすぎるのは非効率です。
美しいデザインは重要ですが、あくまで内容を補強し、理解を助けるための手段です。
内容が疎かになってしまっては本末転倒なので、デザインは適度に留め、ショートカットキー活用など、効率的な操作で作成時間を短縮し、内容の充実を図るようにしましょう。
資料の真の価値は、洗練されたデザインではなく、伝えたい内容が明確に伝わることにあります。
 どうしてもデザインにこだわりたい場合、オンラインデザインツールの活用をおすすめします。
オンラインデザインツールにはプロ仕様で質の高いデザインテンプレートが豊富で、そのテンプレートを基に作成することで資料作成の負担を軽減できます。

以下では、オンラインデザインツールの「Canva」について、特徴や機能について解説しています。

Canvaとは？特徴やできることなど基本情報をわかりやすく解説

集中できる環境を整えられていない

集中できる環境を整えることは資料作成において非常に重要です。
周囲の音や邪魔が入る環境では、集中力が途切れ、作業効率が著しく低下します。
資料を迅速に作成するには、静かな場所で作業し、気が散るものを極力排除することが大切です。
また、作業前に計画を立て、限られた時間内で集中して作業できるように準備しておくことも重要です。

情報に不備がある

資料を作成する際には、正確かつ完全な情報を準備することが重要です。
情報が不足していると内容が薄くなり、反対に過剰な情報は要点を曖昧にしてしまいます。
そのため、初期段階で情報を精査し、必要な情報のみを選び整理することが大切です。
情報ギャップがあれば追加調査も必要ですが、最終的には明確で一貫性のある内容を目指すべきです。

資料作成に時間をかけるデメリット

資料作りに長い時間をかけることは、数多くのデメリットを引き起こす可能性があります。
特に大きな影響として挙げられるのが、コア業務が圧迫されることです。
資料作りに過度に時間を割いてしまうことで、本来取り組むべき重要なタスクや業務が後回しになる場合があります。
その結果、優先度の高い作業が遅滞し、業務効率全体が低下してしまう恐れがあります。
 
以下では、資料作成に時間をかける具体的なデメリットと影響について解説します。

社内外からの評価が下がる可能性がある

資料作成に時間をかけすぎると、期限に間に合わず、社内外からの評価を下げる可能性があります。
期限に間に合わないと、信頼性や責任感に疑問を持たれ、重要な仕事から外される可能性もあるため、効率化を心掛けて信頼を得ることが重要です。

成果物の完成が遅れる

資料作成に過度な時間を費やすことで、成果物の完成に遅延を招き、品質低下のリスクを高めます。
特に、納期が迫る状況下で、効率的に作業を進めることができなければ、急いで仕上げを行う必要が出てきます。
また、焦りから完成度を十分に確認できず、成果物の質が著しく低下し、本来の目的を達成できなくなる可能性があります。
そのため、資料作成の効率化は非常に重要です。
効率的に作成できるようになれば、作業時間の短縮だけでなく、成果物の質向上にもつながります。
また、期日内に完成させることができれば、他の業務に与えるマイナスの影響を抑え、全体的な業務進行を改善することができます。
効率化の取り組みは、ステークホルダーに良い印象を与えるだけでなく、将来的な信頼関係の強化にも貢献します。

 他の業務を圧迫し業務効率が低下する

資料作成に時間を過度に費やすことは、他の業務を圧迫し、結果として全体的な業務効率を著しく低下させるリスクを伴います。
資料の遅れは、他のタスクの時間を奪い、結果としてミスや確認不足による納期遅延、品質低下に繋がります。
プロジェクト全体への影響を防ぐため、資料作成の効率化と時間管理が重要です。

資料の質が下がる可能性がある

時間をかけすぎることが、逆に資料の質を下げることがあります。
長時間作業を続けると、注意力や集中力が低下し、細部への配慮が行き届かなくなることがしばしばあります。その結果、効率的な資料作成が妨げられることがあります。
 さらに、成果物に何度も修正が加わることで、一貫性が失われたり、重要な情報が抜け落ちたりするケースも珍しくありません。
このような状況では、資料の完成度が低くなり、最終的には信頼性を損なう要因となる可能性もあります。
効率的な資料作成を心掛けることが、質の高い成果物を生み出す鍵となるでしょう。

資料作成を効率化する6つのコツ

資料作成の効率化を実現するためには、いくつかのコツを押さえることが重要です。
以下では、具体的な５つのコツを紹介します。

準備段階で資料の目的を明確にする

資料作成に入る前に、目的を明確にしておくことが重要です。
マニュアルを作成する際も同様に、どのようなメッセージを伝えたいのかを具体的に考える必要があります。
それに沿った情報やデータを集めることで、無駄のない資料を迅速に作成することが可能です。このプロセスがしっかりしていると、資料の焦点がぶれず、各セクションがしっかりと関連付けられるため、まとまりのある内容となります。
また、信頼性の高い情報を基に作成された資料やマニュアルは、関係者の期待やニーズを的確に満たし、実用性の高いものとなります。

全体構成を重視する

資料の全体構成を重視することで、効率的な資料作成が可能です。
最初に全体の流れを設計し、一貫性のある内容を盛り込むことで、受け手にとって理解しやすい資料を提供することができます。
また、この準備を行うことで制作プロセスがスムーズに進行し、時間と労力の無駄を最小限に抑えるための重要なステップとなります。
 主要なポイントを押さえた構成案を作成しておくことで、各セクションでの内容が明確になるだけでなく、全体の整合性を保ちながら内容を深めることが可能です。
このように計画的なアプローチは資料作成において不可欠であり、後々の修正に伴う工数削減にもつながります。
結果として、質の高い資料を短期間で作成でき、効果的なコミュニケーションを実現することが期待できます。

ルールを決めて迷いを防ぐ

資料作成中に迷いが生じると、作業効率が著しく低下しかねません。
あらかじめルールやマニュアルを設定しておくことで、どのように進めるか基準を持った状態で作業ができるようになります。
たとえば、タイムボクシングを取り入れ、特定の時間内に各作業を終えるというルールを設けると効果的です。
また、作業内容や手順を明文化したマニュアルを用意しておくことで、次に何をすべきかが明確になり、無駄な迷いを排除しやすくなります。
 ルールやマニュアルを明確にすることで、集中力を保ちつつも、必要なタスクに迅速に取り組むことができます。
このようにして迷いを未然に防ぐことで、効率的な作業の実現だけでなく、品質の向上も期待できるでしょう。

ツールを使いこなして操作効率を上げる

適切なツールの使い方を習得することで、資料作成のスピードが圧倒的に向上します。
特に、パワーポイントを活用する場合、図やグラフを作成する際に専用のツールやアドインを利用することで、見やすいビジュアルを効率よく作成することが可能です。
これにより、細かい作業の手間を省き、時間をより価値のある作業に集中させることができます。
パワーポイントでの資料作成に役立つテンプレートを活用することも、作業効率を大幅に向上させる効果的な方法です。
あらかじめデザインされたフォーマットを使用することで、ゼロからデザインを考える手間を省きながら、クオリティの高い資料を短時間で作成できます。
このように、適切なツールを用いることが効率化の鍵を握ると言えるでしょう。

集中できる環境を確保する

資料作りにおいて、集中できる環境を整えることは非常に重要です。
安心して作業に没頭できる場所を選ぶことで、効率的に作業が進みます。
特に、静かな場所や整理された机を用意することは、資料作りをスムーズに遂行するための基本です。
また、作業が捗る環境を設定することで、成果物の質も向上する可能性があります。
さらに、周囲の雑音や邪魔を最小限に抑える工夫も欠かせません。耳栓やノイズキャンセリングヘッドフォンを使うことで、外部の音を遮断し、集中力を保つことができます。
これにより、資料作りの効率を格段に高めることが期待できます。

テンプレートを活用する

資料作成を効率化するために、テンプレートの活用は非常に効果的です。
すでにデザインが整ったテンプレートを使うことで、一からデザインを考える手間が省け、作業時間を大幅に短縮することが可能です。
さらに、内容に集中できるため、より質の高い資料作成につながります。
 特に、各種プレゼンテーションや報告書向けのテンプレートを利用することで、効率良く作業を進めることができます。
これらのテンプレートは、様々なデザインツールやプロジェクト管理ツールと連携できることも多く、デザイン作業やレイアウト調整を効率的にサポートします。
また、よく使われるフォーマットに合わせることで、資料全体に統一感を持たせることができ、受け手にとって視覚的にも内容的にも理解しやすい資料作成が可能です。 
オンラインデザインツール「Canva」は、450万点もの豊富なテンプレートがあるため、目的にあったデザインがすぐに見つかります。
以下では、商用利用可能なデザイン例や注意点について詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

資料作成だけじゃない！業務ををスムーズに進めるための工夫

資料作成は時間や手間がかかり、ストレスを感じる方も少なくありません。
ここでは、資料作成をスムーズに進めるための3つの工夫を紹介します。

情報を事前に整理しておく

資料作成を進める際には、必要な情報を事前に整理しておくことが極めて重要です。
特に、プロジェクトの計画やプレゼンテーションの準備を行う場合、関連資料やデータを事前に収集し整理することで、必要な場面でスムーズに利用できます。
たとえば、クラウドストレージを活用してデータを一元管理すると、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
さらに、情報の整理方法やフォルダ構成をあらかじめ明確に決めておくことで、後からデータを探す際の手間を削減できるため、効率的な資料作りが可能になります。
 事前に情報を整理しておくと、プロジェクトの進行やプレゼンテーションの質が向上するだけでなく、全体の作業における時間管理の改善にも寄与します。

完成後のフィードバックを活用する

資料作成をスムーズに進めるには、完成後のフィードバックを活用するとよいでしょう。
特に、他のメンバーや上司からの意見や指摘を積極的に受け入れ、それをもとに改善を重ねることが欠かせません。
成果物の質を向上させるだけでなく、より効果的なアプローチを確立できる機会にもなります。
 フィードバックは、次回以降の作業に活かす貴重な情報源となります。
同じミスを繰り返さずに済むようになり、その結果、資料作成だけでなく全体的な業務の効率も向上します。

手間のかかる部分を外注する

資料作成業務の効率化を図るためには、手間のかかる部分を外注することが有効です。
特に、専門的な知識やスキルが必要なタスクにおいては、自社内で全てを完了させようとするよりも、外部の専門業者に依頼することで、効率良く質の高い成果物を得られるケースが多くあります。
このような取り組みにより、社員は本来の業務へ集中できる環境を整えることが可能です。
さらに、外注を活用することで、短期間で高品質なアウトプットが期待できるため、業務全体の生産性向上やスピードアップが図れることも大きなメリットです。
たとえば、レイアウトやデザインなど時間のかかる作業を外注すれば、社内のリソースを節約しつつ、成果物の精度も高められます。
このように、限られたリソースを有効活用するためにも、適切な業務の外注は現代のビジネス戦略として非常に効果的です。

まとめ

資料作成をスムーズに進める工夫として、手間のかかる部分を外注する点を挙げましたが、デザインを外注する場合、外注コストが上がってしまう点が負担となります。
また、外注先との連携がうまくいかないと、イメージと違ったものが納品されたり、修正に時間がかかったりと、かえって業務の負担となる可能性もあります。
そのため、ノンクリエイターでも対応可能な範囲はオンラインデザインツール「Canva」を活用することを検討すると良いでしょう。
Canvaには豊富なテンプレートや素材が用意されており、ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で、誰でも簡単にプロのようなデザインを作成できます。
また、共通のテンプレートを作成しておくことで、資料を一から作成する必要がなくなり、資料作成業務の標準化が可能になります。
 
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