経費精算業務を効率化！おすすめ製品を選定ポイントとともにご紹介！

経費精算業務は、申請・承認・仕訳・支払や管理といった様々な業務があり、手作業で行うと工数がかかります。そこで、業務効率化のために『経費精算システム』の導入をおすすめします。

しかし、システムひとつ選ぶにあたっても幅広い選択肢の中で、様々な機能があり、どのような製品を選定するかは迷ってしまう、という方もいるかと思います。

本記事では、経費精算システムについて、導入メリット、システムの機能について、選定ポイントと、おすすめ製品を比較してご紹介します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、紙だと工数がかかってしまうような経費精算の仕分け、支払、入力、申請や承認といった業務をサポートし、効率化するシステムです。
交通費をはじめ、接待にかかる費用といった経費も電子化、管理することが可能です。
管理者だけでなく、申請者の手間の削減にもつながり、不正やミスの防止にも期待できます。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入することでコストの削減、業務の効率化、セキュリティ・コンプライアンスの強化といったメリットがあります。

コストの削減

経費精算システムを利用することで、経費の利用状況が可視化されます。
可視化されたデータをもとに、無駄な支出を洗い出すことができ、予算の管理改善に期待できます。そのほか業務の効率化によって、人件費、残業代の削減も期待できます。

業務の効率化

申請をはじめとした経費精算にまつわる業務を一元管理できるため、人による手作業の入力や確認の作業にかかる工数を削減することができます。
また、製品によってはクレジットカードの連携や、交通系ICとの連携といった外部連携での申請、OCR機能を利用して領収書のデータをカメラで読み取っての入力も可能です。データ連携による取得や、OCRでの自動読み取りを行うことで、転記ミスを減らし、入力内容から自動計算が行われるため、計算ミスも防ぐことができます。

セキュリティ・コンプライアンスの強化

システムを導入することで、トラブルや不正の防止にも期待できます。
申請や承認のログを保存できるほか、承認、分岐についてなどのルートを明確にします。
また、外部のサービスと連携することでより不正が起こりにくく、申請書類は電子化されたうえでやり取りを行うため、帳票等の紛失リスクの軽減にも役立ちます。

経費精算システムの機能をご紹介

経費精算システムの製品は、大きく分けて「入力・申請」の機能、「承認・管理」の機能の二種類があります。それぞれの便利な機能についてご紹介いたします。

経費の入力や申請の効率化にまつわる機能

• テンプレート機能：項目ごとのテンプレートを選択することで手軽に入力可能な機能です。申請書を一から作成する必要がないため、工数の削減に期待できます。
• OCRによる読み取り：領収書、レシートなどをスマホのカメラで読み取り、画像のアップロードを行うだけで、データに転記、反映できる機能です。日付や金額が自動で転記されるため、ミスの防止に役立ちます。
• 交通系ICの連携：交通系ICのデータと連携することで、利用明細を読み込み、自動で経費申請に反映できる機能です。
• カード連携：法人のクレジットカード、プリペイドカードの利用明細を自動で取り込み、経費の申請に反映可能です。
• 経路検索：出発駅、到着駅を入力することで、交通費と移動経路を自動算出できる機能です。

承認や管理の効率化機能

• 自動仕訳：申請されたデータを勘定項目を確認することなく、自動で仕訳する機能です。
• 承認ルートの分析：過去に行われた承認のルート、パターンを分析し、最適な承認者を自動で選択する機能です。
• 税計算の自動化：登録した経費のデータから自動で消費税を計算し、税申告用のデータ作成を行う機能です。
• 電子帳簿保存機能：申請書、領収書のデータをアップロードした際に、自動的にタイムスタンプの付与を行い、電子帳簿保存法に準じた書類の保管をする機能です。
• 申請ルールのチェック：申請に対して、設定したルールに合致しない場合、ブロックや警告表示ができる機能です。
• コメント機能：差し戻しなどを行う際に、コメントやデータを添付できる機能です。
• 振込データの作成：従業員に対しての振込データを自動で作成する機能です。
• 他製品との連携：会計ソフトと連携することで、自動で経費データを転送し、業務効率化を実現します。

選定する上でおさえるポイント

経費精算システムを選定するにあたっておさえておきたいポイントについてご紹介します。

業務を効率化できるか

上記でご紹介しましたように、経費精算業務には入力業務、申請・差し戻しといった様々な業務があります。現場の従業員にとって使いやすく、業務の効率化が見込めるのかどうかは重要なポイントになります。
都度交通費を申請する必要がある企業であれば、交通系ICなどと連携可能な製品を選ぶのが良いですし、領収書の経費精算業務に課題のある企業の場合はOCR機能が搭載されている製品や、オペレーターによる自動入力があるものを選ぶことで、日々の経費精算業務を効率化することができます。

ワークフロー機能は十分か

経費精算システムには基本的にワークフロー機能が搭載されています。
しかし、承認方法や条件分岐といった設定の細かさについては、システムによって異なります。自社の経費精算規定に合わせた項目をカスタマイズできる製品ですと、承認フローを再現しやすくなります。
承認段階をはじめとした細かな条件分岐の設定が可能かどうかもあらかじめ確認するようにしましょう。

自社に適した機能があるか

交通費をはじめとしたさまざまな経費精算の中でも、申請頻度の高い項目を抽出し、入力補助となる機能や、自社の課題点を補完・解決する機能が備わっているのか、働き方に合わせた経費申請ができるかなど、ニーズに合わせた製品を選ぶことが重要です。
機能の過不足があった場合、アナログでの作業が残ってしまったりなど、かえって運用しにくく、無駄にコストがかかってしまったりすることがあります。
そのため、必要な機能をしっかりと確認し、導入前にトライアルを活用をして事前に機能や使用感についてを確かめておくことが重要です。

電子帳簿保存法に対応しているか

改正電子帳簿保存法では、以前とは異なり国税関係書類のデータ保存要件が緩和され、改正法に対応したシステムを利用することで、タイムスタンプを付与する必要がなくなりました。
しかし、対応度合いはシステムによって差があるため、「日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けているか」や「どこまで対応しているか」を確認する必要があります。
製品によっては、承認申請書の記載例のサポートや、スキャナ保存要件を満たしているかのチェックを行うことも可能です。

おすすめの経費精算システムをご紹介

楽楽精算

≪導入実績1万2000社以上！≫

『楽楽精算』は導入実績No.1(※1)のクラウド型経費精算システムです。

電子帳簿保存法にも対応しており、領収書をスマートフォンで撮影したり、複合機からスキャンしたデータを楽楽精算にアップロードしたりすることで金額や取引先などがデータ化されます。

入力画面や経費の申請ルールの設定等細部に渡るカスタマイズができ、かつ初期設定期間においては導入企業様に対して1名専属のサポート担当が就くため、オーダーメイド感覚でご利用いただくことができるシステムです。

※1：デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2025年1月号：https://mic-r.co.jp/micit/2025/）より

マネーフォワード クラウド経費

≪ユーザー支持率No.1！！≫
『マネーフォワード経費』は、ユーザー支持率No.1の実績のあるクラウド型経費精算システムです。
申請者も承認者も社内や自宅、外出先を問わず、ご利用いただけます。
マネーフォワード経費の大きな特徴であるオートメーション機能は、経費申請時に明細や領収書のデータを3500以上の連携サービスから自動で取得し、一度連携することでその後は自動入力が可能となる機能です。
精密性の高い自動入力機能で、入力ミスや差し戻しの手間を軽減することが可能です。

ジンジャー経費

≪使いやすさ・サポート満足度No.1≫
『ジンジャー経費』は、申請書や領収書の管理、申請の確認や差し戻しのコミュニケーションもオンライン上で完結することができる製品です。
専用アプリを導入することで、AI-OCR読み込み機能をご利用いただけますので、領収書やレシートの写真を撮るだけで、データ化された情報を申請に反映させることが可能になります。
また、経費精算に特化した様々な機能を備えていますので、よりスムーズな作業が可能となります。

※「≪使いやすさ・サポート満足度No.1≫」の提供元は、ゼネラルリサーチです。
　ジンジャーサービスサイト：https://hcm-jinjer.com/keihiseisan/

freee 支出管理 経費精算Plus

≪クラウド会計ソフト市場シェアNo.1！≫
『freee 支出管理 経費精算Plus』はクラウド会計ソフト市場シェアNo.1の経費精算システムです。
企業の規模感、業種に縛られず、自動入力、高精度AIによって、経費精算にまつわる手間を極力ゼロにすることができます。
また、freee会計をはじめとしたfreeeシリーズ製品とシームレスな連携が可能で、freeeの導入を検討している方や、すでにfreee会計を利用している方には特におすすめとなっております。

HRMOS経費

≪シリーズ累計導入社数10万社突破≫
『HRMOS経費』は社内で発生する様々な経費にまつわる処理の電子化・一元管理が実現可能な経費精算システムです。

実務に合わせて細かい設定を行うことが可能で、要望に合わせて柔軟に対応することができます。一つのシステムで最新の法令にも対応可能なため、法令順守にも期待できます。
20年以上の経理業務に向き合い続け、経理業務・法対応を熟知した担当者による手厚いサポートがあるため、初めて経費精算製品をご利用いただく方でも長く安心して利用できるポイントの一つとなっています。

バクラク経費精算

≪経理作業の75%削減！サポート満足度96%！≫
『バクラク経費精算』は、最大100枚の領収書をまとめて一括アップロードし、自動で読み取ることができるため、手入力の工数を大幅に削減できる経費精算製品です。
操作もシンプルなため、経理未経験者やクラウド製品に触れたことのない従業員もミスなく利用することが可能です。
また、バクラクシリーズの他製品との連携も可能となっております。

ジョブカン経費精算

≪費用を抑えたい中小企業におすすめ！！≫
『ジョブカン経費精算』は、コストを抑えつつ効率化を図りたい企業にお勧めとなっており、特徴は下記になります。

①初期費用・電話サポートはすべて無料。導入後のストレージ容量に制限はありませんので、どれだけデータを保存しても追加料金は発生せず、安心して長くご利用いただけます。
②電子帳簿保存法にも対応。紙で保存していた国税関係書類も、スキャナやスマートフォンで読み取り・保存が可能。　
タイムスタンプオプションを利用すれば、アップロードと同時に自動でタイムスタンプが付与され、法対応も万全。

invox経費精算

≪紙のやりとりをすべて自動化！継続率99.8%！≫
『invox経費精算』は、申請や承認といった紙のやり取りを電子化し、入力・確認業務を自動化することのできる低コストな経費精算システムです。
柔軟な仕訳生成、申請・承認のワークフローといった機能が備わっているほか、AI-OCRによるデータ化、経路検索などの入力業務効率化に役立つ機能が多数ございます。

また、2サービス分の基本料金でシリーズ5サービス分をご利用いただくことが可能なため、シリーズで揃えてバックオフィス業務を一気通貫で効率化することが可能です。

▼比較表

おすすめの経費精算製品の比較表をご紹介いたします。

まとめ

本記事では、経費精算システムについてをはじめ、導入メリット、機能、選定ポイントと、様々な経費精算システムを比較してご紹介いたしました。
会社のニーズにあった経費精算を選び導入することで、工数のかかる経費精算業務をより効率的に進められるほか、セキュリティ面の強化にもつながります。

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