固定電話廃止で得られるメリットは？おすすめの代替サービスをご紹介！

オフィス環境は時代の変化とともに進化を続けています。その中で、昨今固定電話の廃止が注目されています。
コスト削減や業務効率化、働き方改革の推進など、固定電話を廃止することで得られるメリットは多岐にわたります。
本記事では、固定電話廃止の背景やその効果、さらにおすすめの代替サービスをご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

固定電話の廃止が進む背景は？

オフィス環境は、時代の変化とともに企業の通信手段にも大きな変化が訪れています。背景には、スマートフォンの普及やクラウド技術の進化、働き方改革の進展に加え、NTT東西の固定電話網（PSTN）がIP網へ移行することで従来のサービスが終了する状況があり、かつてオフィスの中心的存在だった固定電話は今やその役割を終えつつあります。
これにより、オフィスから固定電話を廃止し、コスト削減や業務効率化を図るとともに、より柔軟で効率的な通信環境を構築する企業が増えています。

固定電話を廃止するとどう変わる？

この章では、固定電話を廃止することで企業が得られる具体的なメリットを解説します。

コストの削減

固定電話は、設置費用や機器の保守費用に高額な費用がかかり、長期的に見ても企業にとって大きな負担となります。また、電話番業務を外部に委託する場合はさらなる追加のコストが発生します。固定電話を廃止することで、通信インフラにかかるコストを削減し、他の重要な分野に予算を振り分けることが可能です。

業務効率化

固定電話を廃止することで、通信業務の自動化が進みます。例えば、モバイル端末やオンラインツールを活用した柔軟なコミュニケーションが可能となり、リモートワークでも効率的な業務遂行を実現できます。

働き方改革の推進

固定電話を廃止することで、異なる働き方を持つ従業員にも対応可能な柔軟な通信環境を提供でき、時間や場所に縛られない働き方が可能となります。結果的に従業員の満足度向上につながります。

自然災害のBCP対策にも

万が一、災害時にオフィスでの作業が停止してしまった場合、固定電話では通信が途絶えてしまうリスクがありますが、固定電話を廃止することで災害時にもオフィス外から対応できる環境を整えることができます。

固定電話に代わるサービスとしてクラウドPBXサービスがおすすめ

固定電話の代替サービスとして、クラウドPBXサービスが最もおすすめです。
この章では、代替サービスとしてクラウドPBXをおすすめする理由をご紹介します。

クラウドPBXサービスとは？

クラウドPBXサービスとは、インターネットを利用して企業の電話システムを管理するクラウド型サービスです。通話の録音や自動転送機能など、業務をスムーズに進めるための機能が充実しています。さらに物理的な設備が不要なため、導入や運用コストなどの大幅な削減が期待できます。

『クラウドPBX 』の詳細については下記記事をご覧ください。
⇒  クラウドPBXとは？ 導入メリットとサービス選定時の注意点

クラウドPBXサービスが固定電話の代替として優れている理由

以下は、固定電話の代替サービスを比較した表です。
クラウドPBXサービスは、物理的な設備や工事が不要で、初期費用や運用コストを大幅に抑えられます。また、IVR（自動応答）、通話録音、スマホ・PCの内線化など、固定電話やIP電話、ビジネスチャット単体では実現しにくい多機能を標準搭載しています。さらに、利用規模や業務内容に応じて機能やユーザー数を簡単に拡張することができ、外部のツールやシステムとの連携も豊富です。サーバやネットワークは冗長化がされており、物理的なオフィスや設備が被災しても、インターネット環境さえあればどこからでも電話業務を継続することできます。
このようにクラウドPBXサービスは、コストや機能性・拡張性等のすべての観点において他のサービスを上回る最も適した代替サービスと言えます。

クラウドPBXサービスのメリットは？

クラウドPBXサービスを導入することで得られる、具体的なメリットを解説します。

固定電話番号が利用可能

クラウドPBXサービスでは、固定電話番号をそのまま利用できるため、対外的な信頼性を損なうことなく通信環境を移行できます。既存の番号を活用することで、従業員や顧客に余計な負担をかけることなく新しい通信環境に切り替えられます。

コストパフォーマンスの向上

クラウドPBXサービスは、固定電話に比べて初期費用が抑えられ、導入コストを削減できます。
また、固定電話では定期的な保守や更新費用が発生しますが、クラウドPBXサービスではこれらの費用が不要となるため、長期的に見ても通信コストを大幅に削減できます。

高度な機能を標準搭載

クラウドPBXサービスは、通話録音や通話転送などの高度な機能を標準搭載しており、業務の効率化をサポートします。また、他のツールやシステムと連携できるため、企業のニーズに応じて柔軟にカスタマイズすることができます。

最新のセキュリティ対策

クラウドPBXサービスは、通信データの暗号化やアクセス制御を備え、情報漏洩を防ぐ最新のセキュリティ対策を標準搭載しています。また、定期的なアップデートにより新たな脅威にも対応が可能です。さらに、災害時のデータ保護機能を備えており、安心して利用できる安全な通信環境を提供します。

固定電話を廃止する際の注意点は？

固定電話を廃止する際の注意点についてご紹介します。

移行スケジュールを計画

固定電話を廃止する際には、段階的な移行を計画することが重要です。例えば、一部の部署や拠点から試験的に新しい通信手段を導入し、問題がないことを確認してから全社的に移行することで、リスクを最小限に抑えられます。
また、番号ポータビリティを希望する場合には手続きを早めに行うことが重要です。移行手続きが遅れると、既存の番号が使えなくなるリスクがあるため、計画的に進めることで円滑な移行を実現できます。

社内外への周知

新しい通信手段となった場合、社内外への周知を徹底する必要があります。社員には新しい通信手段の使い方を共有し、取引先や顧客には連絡先の変更を事前に通知することで、混乱を防ぐことができます。また、スムーズな移行のためには、計画的な対応が必要となります。

FAX利用の見直し

固定電話を廃止する際、FAX番号と電話番号が統合されている場合は特に注意が必要です。FAX番号を維持するためには、専用のサービスを導入するか、別の番号を取得する必要があります。これにより、FAXの運用を継続しながら固定電話廃止をスムーズに進めることが可能です。

おすすめのクラウドPBXサービス

ここまで、固定電話の代替としてクラウドPBXサービスを利用するメリットについてご紹介しました。市場には様々なクラウドPBXサービスがありますが、ここでは『Cloud Service Concierge』がおすすめするサービスをご紹介します。

Zoom Phone

Zoom Communications, Inc. が提供するクラウドベースの電話システムで、従来の固定電話やPBX（Private Branch Exchange）を置き換える次世代のビデオ電話システムです。
通話録音(無期限無制限)機能 により、顧客との会話内容を記録して後で確認することができ、顧客のニーズや課題を深く理解するだけでなく、営業トークの改善やトレーニングにも活用できます。また、通話履歴管理機能を使えば、過去のやり取りを簡単に確認できるため、フォローアップ時に顧客の状況に応じた提案を行うことが可能です。

さらに、通話転送機能を活用すれば、技術的な質問や専門知識が必要な案件を適切な担当者に迅速に転送でき、顧客満足度を高めることができます。カスタマイズ可能な通話ルーティング機能により、顧客からの問い合わせを自動的に最適な担当者に振り分けることも可能です。ボイスメール機能では、担当者が不在の場合でも顧客がメッセージを残すことができ、迅速なフォローアップを実現します。

また、Zoom Phoneの分析機能を活用すれば、通話頻度や顧客応答率などのデータを基に営業活動を改善し、KPIを追跡してチームのパフォーマンスを評価することができます。（※一部有料機能）
Zoomの有料プランでは、追加料金なしでZoom AI Companionの利用が可能です。通話内容の要約やボイスメールの文字起こしをもとにタスクを抽出するなど、通話の振り返りや重要タスクの判別にもお役立ていただけます。
また、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用可能なモバイル対応機能により、リモートワーク環境下でも場所を問わず業務を遂行できます。

『Zoom Phone』の詳細については下記記事をご覧ください。
⇒  次世代ビジネスフォン『Zoom Phone』とは？ 特徴・機能をまとめて解説

まとめ

この記事では固定電話に代わるおすすめのサービスや製品について紹介しました。
固定電話の代替としてクラウドPBXサービスを導入することでコスト削減や働き方改革の推進にもつながります。
今回ご紹介したおすすめ製品は、SB C&Sが運営する『Cloud Service Concierge』でお取扱いのある製品です。
もしご興味をお持ちいただけましたら、Cloud Service Conciergeへお気軽にご相談ください。
『Cloud Service Concierge』では、SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。

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