【勤怠管理にお悩みの中小企業必見！】 クラウドシステム導入のメリットとは？

2019年4月から施行された「働き方改革関連法」により、
「時間外労働の上限規制」や「年次有給休暇の取得義務化」などへの対応が求められる様になりました。
 さらに、2023年4月からは中小企業にも「月60時間超の時間外労働の割増賃金率引上げ」により割増賃金率が引き上げられ、より正確な勤怠管理が必要となり、 
クラウド型の勤怠管理システムを導入される企業が近年増加しております。

本記事では、中小企業における勤怠管理の課題、クラウド型勤怠管理システムを導入する事によるメリット、おすすめの勤怠管理システムをご紹介させて頂きます。​​​​​​​

中小企業の勤怠管理の現状

働き方改革関連法などの対策として今までの勤怠管理方法の見直しをされている企業も多い中、
中小企業では「小規模だから紙での管理で十分」、「タイムカードを導入しているし、集計は手作業でいい」という考え方がまだまだ根強く、 勤怠管理を手作業で集計している企業も少なくありません。
 確かに、会社の規模が小さい場合はコストなどの面からシステムを導入する事に抵抗があるかもしれませんが、手作業での管理には集計時のミス発生のリスクもあり、アナログな勤怠管理を行い続けることによって、将来思わぬトラブルに発展する可能性もあります。

中小企業における勤怠管理の課題

■法改正・法令遵守への対応が困難

タイムカードなどのアナログな勤怠管理を行っていると、リアルタイムでの従業員の勤怠の状況を把握することが難しく、「いつのまにか残業時間の上限を超えてしまっていた」といった事も起こり得ます。労働基準法などの法違反があった場合、信頼を損なうだけでなく、企業に対して厳しい罰則が与えられます。

■勤怠管理業務が属人化してしまっている

中小企業では勤怠管理を少ない人数で担当することが多いため、手作業での勤怠管理の場合は業務が属人化してしまい、社員が退職した場合に業務の継続性が担保されないという問題があります。また、手作業での勤怠管理は、集計時に情報改ざんなどのリスクも存在します。

■ Excelなどに転記する事で入力ミスが発生してしまう

中小企業での勤怠管理では、紙のタイムカードからExcelなどに転記して集計を行う事も多いかと思いますが、例え人数が少なくても従業員1人1人に対して出勤、退勤、残業、休暇などの入力を行うのはかなりの手間がかかります。
また、「Excelに計算式を入れて効率化している」といった場合でも式が壊れてしまう可能性もありますし、手作業での管理はシステムに比べてミスが発生する可能性が高くなってしまいます。

中小企業で勤怠管理システムを導入するメリット

中小企業が勤怠管理システムを導入するメリットとしては、主に業務の効率化や担当者の負担の軽減が挙げられます。
また、他にもアップデートで最新の法改正にも対応が出来るようになるといったメリットがあります。

■業務効率化・負担軽減

勤怠管理システムを導入することで、従業員の勤務時間を正確に集計し、管理できるようになります。
勤怠管理を手作業で行う場合、集計や集計結果の報告に多くの時間がかかってしまいますが、勤怠管理システムを導入することで業務を自動化することができるため、社員が他の業務に注力できる様になります。
また、勤怠管理システムは、オフィス内での打刻だけでなく、スマートフォンなどでも打刻できるため、テレワークや出張中の従業員にとっても利便性が高く、業務効率化につながります。

■経費削減

勤怠管理システムを導入することで、休暇や残業の申請も電子で行える様になる為、ペーパーレス化による経費や集計作業にかかる時間が短くなる分、人件費の削減が期待できます。

■最新の法改正に対応が可能

クラウド型の勤怠管理システムはアップデートで最新の法改正にも迅速に対応することができる為、企業は法的なトラブルやリスクを最小限に抑えることができます。

中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

ここまでクラウド型勤怠管理システムのメリットをお伝え致しましたが、
実際に勤怠管理システムを選定する際には、自社の規模・ルールに適性しているかどうかを確認することが重要です。
確かに、勤怠管理システムはこれまで手作業で行っていた勤怠管理業務をシステム化することにより大幅な業務効率化を実現できる製品ですが、自社に適していない製品を導入してしまうとかえって工数やコストがかかってしまうこともあります。勤怠管理システムを選定する際は自社における現状の勤怠管理を的確かつ正確に把握し、解決すべき課題を明確に洗い出すことが重要です。

■自社の規模・ルールに適応しているか

自社の従業員数や職種、勤怠管理ルールに合ったシステムであるかを検討する必要があります。
定時や休日などの勤務規則も企業ごとに異なるため、自社のルールに適合したシステムであることが重要です。
勤怠管理システムを検討する際には、業務にどのような勤怠データを必要とするか、また、どのような報告書が必要となるかを確認することも大切です。

■自社に必要なサポート体制が整っているか

勤怠管理システムの導入後に問題が発生した際のサポート体制が整っているかも重要なポイントです。
勤怠管理システムの導入後に操作方法が分からない場合などに専門スタッフからのサポートが必要となる場合があります。
そのため、導入前にシステム供給会社のサポート体制について確認することが大切です。
また、不具合や問題が発生した場合に対する対応が的確に行われるかどうかも重要なポイントです。障害対応体制などについても確認しておきましょう。

■費用対効果が見合うか

勤怠管理システムを導入する場合は、システム購入にかかる初期費用や、導入後のランニングコスト、システム導入に伴うトレーニング費用などを考慮し、費用対効果を検討する必要があります。自社の業務量に応じたシステムの選定や、導入コストと見込まれる効果を比較することで、適切なシステム導入費用を設定することができます。
導入後の運用にかかる費用も十分に考慮し、長期的に見て利益につながるシステムを選ぶことが大切です。

■長期的に利用できるシステムか

いくら優れたシステムでも長期的に利用できなければあまり意味がありません。
機能や費用面が自社にあっているかどうかも重要ですが、将来的に企業が背長し、従業員数が増え、業務内容が変化しても対応できるシステムであるかどうかも確認した方がいいでしょう。また、システムのアップデートや新機能の追加が定期的に行われているかどうかも重要です。

おすすめのクラウドシステムは？

■「KING OF TIME」 
分かりやすい操作性と豊富な打刻手段が魅力的なシェアNO.1の勤怠管理システムです。
時間外労働に対してアラートを設定できることや、
「有給休暇付与機能」を使用して有休が10日以上付与された従業員に対し、任意の警告基準を設定することができたりと、働き方改革関連法にも対応できます。
その他の働き方改革関連法対応の機能紹介
https://www.kingoftime.jp/function/work-style-reform/

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■「ジョブカン勤怠管理」
シンプルな画面設定、使いたい機能のみ契約できるプランが特徴の勤怠管理システムです。
シフトの自動作成機能などシフト作成において特に優れた製品です。

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■「マネーフォワードクラウド勤怠」
無駄のない画面設計や変形労働制などの様々な就業ルールに対応している製品です。
さらに、マネーフォワードシリーズと呼ばれる勤怠以外のクラウドサービスと連携することでバックオフィス業務の効率化を実現できます。

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まとめ

今回は、中小企業における勤怠管理について、課題や問題点、そして勤怠管理システムを導入することで得られるメリットや製品を選ぶポイントについて解説しました。
 勤怠管理システムの導入は、正確な勤怠管理、業務の効率化が可能となるだけでなく、人件費や時間などのコスト削減にもつながるため、中小企業でも有効的なソリューションとなります。今回紹介した3つのシステムは、それぞれ特徴がありますので、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。

詳細を知りたい方はこちら
▼「KING OF TIME」
https://www.kingoftime.jp/

▼「ジョブカン勤怠管理」
https://jobcan.ne.jp/

▼「マネーフォワードクラウド勤怠」
https://biz.moneyforward.com/attendance/

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