電子帳簿保存法の施行に伴い、企業は紙の代わりに電子データで国税関係帳簿や書類を保存できるようになりました。そのため、コスト削減やスペースの効率的な利用、業務の効率化などが期待されます。
ただし、電子化された書類は複製や改ざんのリスクも増加します。そのため、電子文書が原本であることを確認するために「タイムスタンプ」が導入されました。
この記事では、タイムスタンプの必要性や利用方法、電子帳簿保存法対応に最適なシステムについて解説していきます。

タイムスタンプとは？

タイムスタンプは、特定のデータや電子文書がある時刻に作成されたものであること、そして、その時刻以降、改ざんされていないことを証明する技術です。
紙の文書は時間の経過とともに劣化し、内容を修正した形跡であったり筆跡の変化で改ざんをみつけることができます。しかし、電子文書は物理的な変化がないため、容易に複製や改ざんができてしまい、本物であるかの証明ができません。そのため、改ざんや不正操作から保護するためにタイムスタンプが必要とされています。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプを発行するのは、第三者機関である時刻認証業務認定事業者（TSA：Time-Stamping Authority）です。ハッシュ値と時刻情報を組み合わせて生成されるため、データの信頼性が確保されます。
ハッシュ値というのは、ハッシュ関数といわれる特定のルールに基づいて生成するデータの値のことです。データが1ビットでも異なる場合、生成されるハッシュ値は全く異なるものになるため、データの改ざんがすぐに確認できます。このハッシュ値の特性により、データの偽造や改ざんすることは難しくなります。
これらを踏まえて、信頼できる電子文書であるかを証明するためにタイムスタンプは重要なものとなります。

タイムスタンプの発行方法

タイムスタンプの発行には３つのステップがあります。
この3つのステップを経て、電子文書は法的効力を備えた真正性と改ざん防止の証拠となる文書と捉えることができます。

電子帳簿保存法に対応するにはタイムスタンプは必要？

電子帳簿保存法ではどのような場合にタイムスタンプを付与する必要があるのでしょうか。
「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」それぞれのタイムスタンプの付与の必要性について記載します。

はじめに ー電子帳簿保存法とはなにか

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。
電子帳簿保存法に基づく各種制度を利用することで、経理業務のデジタル化が図れ、生産性の向上やテレワークの推進が可能となります。
原本書類を紙で保管をする必要がなくなり、物理的なファイルの管理や保管スペースが不要となったり、印刷に伴うコストも削減できるようになります。
しかしながら、電子データは容易に改ざんされる可能性があるため、国税関係の帳簿書類の電子データ保存には、「真実性の確保」と、「可視性の確保」が必要とされています。
そして、電子帳簿保存法の対象は、下記となり、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の３種類に区分されています。

①電子帳簿等保存

データの訂正・削除の履歴が残るなどの電子帳簿保存法に対応した財務会計ソフトで作成した国税関係帳簿や決算関係書類については、電子データのまま保存することが認められています。
タイムスタンプの付与は不要です。

➁スキャナ保存

自社が紙で作成した書類、及び紙ベースで相手方より受領した紙の国税関係などの書類の写しはスキャナを使って保存します。
スキャナ保存をする際は、色調解や解像度など、一定以上の基準を満たす必要があります。
そして、 タイムスタンプの付与が必要です。
ただし、訂正削除の履歴を残す時刻証明機能があるシステムで保存する場合は、タイムスタンプの代替とすることができます。

➂電子取引

電子メール等を使って電子データを送信、または受領した国税関係書類や、EDI（電子データ交換）での受発注データなどは、電子データの保存が義務付けられています。
(令和5年12月31日までは緩和措置が取られています。）
電子取引で発生する電子データへのタイムスタンプの付与は以前は必須でしたが、法改正により要件が緩和されています。要件については次項で説明いたします。

電子帳簿保存法の改正による変更点

電子帳簿保存法はたびたび改正されています。
2022年施行の改正では国税関係帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について、抜本的な見直しがされました。

《改正のポイント》

参考：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf

そして、大きな変更が2点あります。

スキャナ保存におけるタイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存の場合、国税関係書類に自署で署名する必要がなくなります。
また、要件が緩和され、最長約2ヵ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプを付与すれば良くなりました。
そして、電子データの訂正削除の履歴を残せる時刻証明機能があるクラウドシステムなどで保存する場合は、タイムスタンプの代替となり、タイムスタンプは必要ありません。

電子取引における電子データ保存の義務

電子取引で授受した帳票の出力保存は原則不可となりました。
また、電子取引におけるタイムスタンプの付与は選択要件であり、下記のいずれかの対応が求められます。

事務処理規定を備え付けるだけでも要件を満たせますが、手間と時間がかかることが予想されます。
国税庁のホームページに事務処理規定の例が公開されていますので参考にしてください。

参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

タイムスタンプを利用する方法とは

タイムスタンプを付与できるようにするために必要な3つの準備として「TSAとの契約」「インターネット環境の整備」「タイムスタンプを付与できるシステム」があります。
インターネット経由でTSAからのタイムスタンプ付与を行うため、インターネット環境の整備が必要になりますし、タイムスタンプの付与そして管理をするためには、電子帳簿保存に対応したシステムの導入も必要となってきます。

この3つを準備することでタイムスタンプの利用ができるようになります。

最適なシステムを選定するポイント

タイムスタンプを利用し、電子帳簿保存法に対応するためのシステムを利用することで、電子帳簿保存法への対応はもちろんのこと、書類・電子文書の管理業務を効率化できたり、保管コストの削減・紛失リスクの軽減などができます。
では、どのような電子帳簿保存システムが最適なのでしょうか。
選定するポイントとともにご紹介します。

・電子保存専用/請求書受領/経費精算どのタイプがいいか

電子帳簿保存システムには大きく3つのタイプがあります。
それぞれのタイプとメリットは以下です。

【電子保存専用タイプ】
請求書や領収書だけでなく、契約書や発注書、送り状なども含め、幅広い書類・電子文書を電子保存したい場合におすすめです。電子帳簿保存法への対応のみにならず、ペーパーレス化の推進にも役立ちます。
「スキャナ保存」・「電子取引情報の保存」への対応を考えている場合に、候補となってくるでしょう。

【請求書受領タイプ】
大量の請求書を中心に効率的に電子化したい場合におすすめです。電子で受け取った請求書だけではなく、紙で受領した請求書をOCR機能を利用し読み取りを行うことが出来るシステムもあります。また、請求書の受領をし、データ入力から保管までを代行してくれるサービスも増えてきています。

【経費精算タイプ】
経費精算に関わる領収書などを中心に電子保存をしたい場合に、おすすめなのが電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。電子帳簿保存法の対応はもちろんのこと経理業務の効率化も可能です。スマホ対応であったり、画像データからのOCR機能での文字読み取りなど便利な機能がついているシステムもあります。

経費精算システムについてはこちらをご覧ください。

・対応書類の範囲

電子保存が出来る対応書類の範囲は、システムのタイプによっても異なります。どの書類を電子保存したいかといった導入目的にあわせて選びましょう。
幅広い書類のペーパーレス化を将来的に進めていくのであれば、今後の運用も視野に入れて検討が必要です。請求書以外にも見積書、納品書、契約書などの保存にも対応している請求書受領タイプのシステムもあります。

・要件への対応

電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に対応するために、スキャンした電子データにタイムスタンプの不要が可能か、または、訂正削除の記録が残る機能を備えているかどうかも比較のポイントです。
領収書や請求書などをスキャナで読み込むときに自動的にタイムスタンプが付与される機能が搭載されているシステムもあります。

・データ自動入力機能の有無

取引先・金額・取引年月日などの検索は電子帳簿保存法対応で必要な機能となります。
ですが、紙や手書きのデータを、手作業でデータ入力するのは負担が大きくなります。
PDFやスキャンした画像データからテキストの読み取りができるAI OCR機能を搭載したシステムを利用すると、効率的にデータ化ができます。

・価格(コストメリット）はどうか

システムを導入する際には価格などのコスト面も重要となります。
システムを導入することでの効果と費用面でのコストのバランスを考え自社に見合っているか検討が必要となります。

・セキュリティ面やサポートの手厚さ

自社のセキュリティ要件に合致しているのか、また、安心して利用できるシステムであるのかの確認は必ずすべきポイントです。
そしてシステムの導入時のサポートの受けられる範囲や運用後のサポート体制なども事前に確認しておくことで、安心して利用していくことができます。

これらを踏まえて、自社に最適なシステムを選んでいくことをおすすめします。

おすすめシステム５選

ここからタイムスタンプの付与もできる電子帳簿保存法に対応したおすすめのシステムをご紹介します。

invox電子帳簿保存・invox受取請求書

freee会計

​​​​​​​電子帳簿保存法に対応して管理・運用できる会計システム「freee会計」のほか、経費精算に特化した「freee経費精算」。会計システムは変えたくないユーザー様にも他会計ソフトと連携できる「freee経理」など、企業の課題解決に活用できるサービスを多数展開しています

マネーフォワードクラウド会計

マネーフォワードクラウドシリーズはバックオフィスに関する様々なデータを連携し、業務を自動化できます。
ERPでのご利用はもちろんのこと、「マネフォワードクラウド会計」や請求書の受領に特化した「マネーフォワードクラウド債務支払い」のみの単体でのご利用も出来ます。

ジョブカン経費精算

「ジョブカン経費精算」ではタイムスタンプのオプションを利用することで経費精算から請求書の支払いまでを電子帳簿保存法しながら業務効率化することが出来ます。

楽楽精算

ラクス社の「楽楽精算」は支払依頼業務の対応もできる経費精算システムです。
豊富なオプションがあり、自社に合わせたご利用をしていただけます。

まとめ

電子帳簿保存法ではタイムスタンプの付与が必須要件でしたが、改正による要件緩和でタイムスタンプの付与は必須要件でなくなりました。ですが、「スキャナ保存」では選択要件の１つとして残っています。
自社の取引形態にあわせて、必要なタイムスタンプの環境を選択し、最適な方法で電子帳簿保存法へ対応していきましょう。

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