「インターネットに接続さえできればその機能を利用することが可能」という特徴から、テレワークの普及に伴い多くの企業へ導入がすすんだものがSaaS製品です。
SaaS製品は様々な用途で簡単に利用できるのが魅力となりますが、利用できる機能が限定的な物も多く、用途に合わせて複数のSaaS製品を導入している企業が増えています。
利用する製品が多くなるにつれ、使用するアカウントも比例して多くなり、管理や取り扱いの負担が課題になっているという声も少なくありません。
そこで、この課題解決として有効なのがSaaS管理ツールの導入です。

本記事では、ツール導入におけるメリットやツール選定のためのポイントに加え、SaaS管理ツールの一つである「ITboard」をご紹介をいたします。

昨今のSaaS製品の必要性

SaaS(Software as a Service)は「サービスのソフトウェア」と訳され、クラウド上で利用できるソフトウェアです。
インターネットが利用できる環境であれば、どこからでも利用可能となりますので、テレワークの推進により、SaaS市場ではその種類も製品の数も増加傾向にあります。
製品によっては、色々な機能が一括で利用できるもの、1つの機能に特化したものと様々あり、必要な機能を選定すると、個別に導入した方が使いやすく、複数の種類を同時に利用するという企業も多いのではないでしょうか。
働き方の多様性や、業務効率化の手助けとなるSaaS製品の利用は、企業のこれからにとっても必要不可欠なものとなっていることでしょう。

SaaS製品の複数導入で起きる弊害

しかしながら、複数の製品を同時利用することで、便利になる反面、次のような弊害が発生する可能性があります。

◇管理するIDとパスワードの増加

SaaS製品のほとんどは、IDやパスワードを利用してユーザーを管理するシステムとなっています。
そのため、利用する製品数と人数に比例して管理するIDとパスワードの数も多くなり、管理が煩雑になる可能性があります。
また、セキュリティのため、IDとパスワードを全て異なるものとして運用している場合、
ログインに手間取ってしまったり、パスワードを忘れて再設定する必要があったりと、
業務効率化のために導入したにも関わらず、通常の業務とは関係のないところで時間を取られてしまうこともあるでしょう。

◇運用上の複雑性とツール未活用の問題

SaaS製品を組織全体で利用することで、業務に関する操作や作業手順を統一化させることも可能です。
しかしながら、複数の製品を導入することで、運用上に煩雑性が生じ、効果的な調整や管理が難しくなる可能性もあります。
また、あまりITに馴染みのないユーザーからすれば、作業の工程によって利用するツールが変化することで、より手間がかかってしまうことを理由に、導入したツールを使用しなくなってしまうということも考えられます。

◇新たなセキュリティリスクの発生

SaaS製品として、セキュリティが万全であることは絶対です。
SaaS製品導入前にも、セキュリティ面を厳しくチェックして導入を決める企業も多いでしょう。
しかし、製品としてのセキュリティがしっかりと担保されていたとしても、利用する側のユーザーも取り扱いや利用方法に気を付ける必要があります。
IDとパスワードの管理の煩雑さから全て同じものを利用していたり、製品が想定している用途と異なる利用方法を取っている場合、セキュリティのリスクは跳ね上がります。
また、管理者はそれぞれの製品ごとに利用状況を確認したり、ユーザー管理などをすることは可能ですが、利用する製品の数が多くなるほどにその負担は大きくなるでしょう。

SaaS管理ツールとは？

SaaS管理ツールは、組織が複数導入しているSaaS製品を一元的に管理するためのツールとなり、
ツールによっていくつかの機能に違いはありますが、アカウントの一元管理やセキュリティ強化など企業の課題となりやすい部分をサポートします。

◇ツール導入のメリット

SaaS管理ツールを導入するメリットとしては以下の通りです。

■複数アカウントの一元的な管理
■セキュリティの向上
■コスト管理の最適化
■利用状況の可視化

前の項目で提示した企業が抱える課題を一気に解決してくれます。

◇ツール導入のデメリット

ただし、SaaS管理ツールを導入することには以下のようなデメリットも存在します。

■導入コストの発生
■初期導入の作業が発生
■新たなSaaS製品導入と連携可否の確認が必要

SaaS管理ツールもSaaS製品の一つです。
別途費用や導入済みのSaaS製品との連携可否確認のための工数などが発生しますが、
SaaS管理ツールとしても様々な種類がありますので、自社にあった製品を選定いただくことによって、
デメリットを最小限に抑えて導入することは可能でしょう。

SaaS管理ツールの選定のポイント！

◇導入目的を明確にすること

SaaS管理ツールを導入するにあたり、導入の目的を明確にする必要があります。
各機能に特化したSaaS製品と同じく、一言にSaaS管理ツールといっても、利用できる機能や強みとなる部分が異なります。
事前にしっかりを導入目的を確認しておくことで、様々あるツールの中で最適となるサービスを選ぶことが可能となります。

◇導入済みのSaaS製品と連携可能であること

SaaS管理ツールを導入する一番の目的は、既に利用しているSaaS製品を簡単に一括で管理することです。
しかし、導入したSaaS管理ツールが導入済みのSaaS製品と連携することができない製品である可能性もあります。
様々あるSaaS製品と連携する方法や、連携してできることなども、SaaS管理ツールによって異なりますので、まずは自社で導入しているSaaS製品と連携をすることでどのような運用ができるか検討することも製品選定の上で大切なポイントとなります。

◇シンプルかつ使いやすい製品であること

SaaS管理ツールを導入する上で、必ずSaaS管理ツールを操作する作業が発生します。
ITに慣れ親しんだユーザーであれば、難なく操作できることだとしても、ITに馴染みがないユーザーにとっては分かりづらく、作業が負担になる場合もあります。
そのため、シンプルで使いやすい操作方法を持つSaaS管理ツールを選定することで、ITに馴染みがないユーザーへの負担を軽減することが可能となります。

◇セキュリティ対策が万全であること

SaaS管理ツールが持つセキュリティの対策も、製品によって異なることがあります。
製品としてのセキュリティ対策はもちろん、アカウントロックやIPアドレスによる制限、多要素認証などのセキュリティの有無が重要となってきます。
複数のSaaS製品の情報をまとめて管理するSaaS管理ツールですので、SaaS管理ツールのセキュリティが万全でなければ、情報漏洩などのリスクが高くなってしまいます。

SaaS管理ツール『ITboard』のご紹介！

様々種類のあるSaaS管理ツールですが、ここではその中でもシンプルな操作性と徹底したサポート体制が特徴の『ITboard』をご紹介します。

◇『ITboard』の特徴

ITboardは、アイティクラウド株式会社が提供するSaaS管理ツールです。
現在利用しているサービス、利用数の可視化、未利用サービスやアカウントの検知などのSaaS管理ツールとして基本的な機能はもちろんのこと、企業ごとに専属のコンサルタントによる徹底したサポートも可能となります。

◇『ITboard』の機能

ITboardでは以下のような機能が利用できます。

また、上記の機能に加え、以下のサポートも充実しています。

◆コンサルティング
SaaS利用を最適化まで専属のコンサルタントがサポートします。
月1回以上の定期的なミーティングや、セキュリティリスクにつながる検知を徹底し、確認漏れを防ぐフローのご提案など、様々な側面からのサポートが可能です。

◆カスタマーサポート
操作説明や不具合に関する事象の調査に対応します。
新機能の要望や新サービス連携希望の受付、更新タイミングやアラートからの削減可能コストを削減してサポートを実施します。

◇『ITboard』のプラン

ITboardのプランには『STANDARD』と『PREMIUM』の2種類のプランがあります。
プランによって接続可能なサービス数が異なり、管理するアカウント数によって価格が変動します。
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※金額は人数により変動いたします

まとめ

本記事では、SaaS管理ツールとは何かから導入に関するメリットに加え、SaaS管理ツールのひとつである『ITboard』についてご紹介をさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。
ぜひ、SaaS管理ツール導入の検討材料として活用いただき、増え続けるSaaS製品の管理や業務効率化に役立てていただけましたら幸いです。
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