効率的なオフィス運営を実現！RECEPTIONIST、調整アポ、予約ルームズの導入事例から見るオフィスDX化！

オフィスDXは企業の競争力を高めるための重要な要素となっています。その一環として、株式会社RECEPTIONISTは、来訪者管理、日程調整、会議室予約といった業務をデジタル化するクラウドサービスを開発・提供し、企業の成長を支えています。この記事では、RECEPTIONISTの各製品の特徴と、それらを活用した導入事例をご紹介します。

オフィス運営とDXの重要性について

現代のビジネス環境は急速に変化しており、その中でオフィス運営と業務DXは企業の競争力を高めるための重要な要素となっています。オフィス運営は社員の生産性や満足度を向上させるための基盤となり、業務DXは業務の効率化やサービス品質向上を実現します。また、業務DXを進めることで、手間のかかる業務を自動化したり、リアルタイムでの情報共有を可能にするなど、企業の業績向上に直結する結果を生み出すことができます。

株式会社RECEPTIONISTについて

株式会社RECEPTIONISTは、オフィス運営と業務DXを支えるクラウドサービスを開発・提供している企業です。代表は、長年の有人受付担当の経験を活かし、受付前後に関わる企業の課題解決に取り組んでいます。 ビジョンとしては、「ビジネスコミュニケーションをアップデート」を掲げております。

提供サービスについて

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、来訪者管理を効率化するためのクラウドサービスです。来訪者の受付から退室までの一連の流れをデジタル化し、受付業務の負荷を軽減します。また、来訪者の情報を一元管理することで、セキュリティの向上にも寄与します。

主な機能は以下の通りです。
・タッチレス受付 ：QRコードを使用して受付を行い、自動で担当者に通知が届く。
・来訪者情報管理：来訪者の情報を一元管理し、来訪履歴の確認やセキュリティ管理を容易にする。
・予約管理：来訪者の予約情報を管理し、来訪者と担当者双方に確認メールを送信する。
・入館証印刷：プリンターを接続することで来訪者がチェックインした際に入館証の印刷が可能。

調整アポ

調整アポは、日程調整を自動化し、効率的に行うためのクラウドサービスです。このツールは、複数の参加者のスケジュールを考慮し、最適な日時を提案することができます。また、調整アポは、ビジネス向けのクラウドサービスとして提供されており、複数の参加者や異なるタイムゾーン間での日程調整をスムーズに行うことが可能です。

主な機能は以下の通りです：
・自動日程調整：参加者全員の利用可能な時間帯を考慮し、最適な日時を自動的に提案します。
・WEB会議・受付連携：WEB会議ツール、受付システムと連携し、日程調整完了後にWEB会議URLや来客用受付QRカードを自動発行します。
・リマインダー機能：会議の日時が近づくと自動的にリマインダーを送信し、無駄な時間を削減します。
・複数人の日程調整機能：1対1だけでなく、会議参加者が複数人いる場合もスムーズに日程調整が可能です。

予約ルームズ

予約ルームズは、会議室の予約をスムーズに行うためのクラウドサービスです。使用したい日時と設備を選択するだけで簡単に予約ができ、ダブルブッキングの防止や使用状況の一覧表示など、会議室の運用を効率化します。

主な機能は以下の通りです。
・会議室の予約と管理：予約ルームズは、会議室や施設の予約管理を効率化し、リアルタイムでの予約状況の把握や管理を可能にします。
・カレンダー連携：GoogleカレンダーやMicrosoft365(Outlook)、Garoonといったグループウェア製品との連携が可能であり、既存のスケジュール管理ツールとの統合がスムーズに行えます。
・会議室の予約管理：入退室端末を設置し、会議室に入室・退室処理を行うとカレンダーにも自動的に連動されます。

・ 会議室の自動キャンセル機能：一定時間入室されない会議室は自動キャンセルされ、すぐに会議室を利用したい方が使うことができます。

各製品の導入事例についてご紹介

RECEPTIONIST

・受付システムとWorkplace連携で月600件以上の来客取次をゼロへ
美容系総合ポータルサイトを運営しているA社では、RECEPTIONIST導入前は内線電話で受付をしており、総務5人が来客の取次対応をしていました。
しかし、月に600件以上の来客があり、特に来客が多い時間帯は内線の取次だけで業務が終わってしまうこともありました。そして、最も困っていたことは「お客様をお待たせしてしまう」ことでした。

そこで、受付システム「RECEPTIONIST」を導入し、その結果、社員とお客様の待ち時間が12分短縮され、月間で1020時間のコスト削減が実現しました。また、受付の電話が1日5件程度に減り、月600件近かった電話は20~30件程度まで減少しました。
この導入により、「お客様をお迎えする」という社員の意識も大きく変わり、またRECEPTIONISTのチャット通知の活用によりチャットツールの活性化にもつながりました。

・コロナ禍で見直された受付業務 - 無人化による効率化と安全対策
大手菓子メーカーB社では、コロナによって社員の在宅勤務推奨や商談のオンライン化が進み、来客数が大幅に減少しました。しかし、受付業務を中止することはできず、受付担当者は出社を余儀なくされました。また、受付業務は多くの人との接触を伴うため、コロナ感染リスクが高まりました。これらの問題解決のために受付の無人化を検討しましたが、コロナの先行きの不透明さから一旦保留となりました。
オフィスの改装に伴い、受付システムの導入が再検討されました。食品を取り扱う会社なので、受付は「お客様が安心して利用できる」ことと「シンプルでスタイリッシュなデザイン」を目指しています。その観点から、RECEPTIONISTは理想的な受付システムであると考えました。
導入後は、感染リスクの軽減、来客人数のオンライン管理、そして受付業務の無人化による工数削減の3つ。特に、QRコードを利用した非接触受付は、感染リスクを最小限に抑えつつ、スムーズな来客対応を可能にしました。

調整アポ

・商談化率130%を実現した「調性アポ」の活用法
ウェルネス産業向けのクラウド型システムの開発・販売を行っているC社は事業成長に伴いインサイドセールス業務を外部に委託し、日程調整ツールを導入しました。しかし、使い勝手の問題やランダムアサインの基準の曖昧さ、通知の不足や「候補提案型」の日程調整機能がなく、細かな使いづらさが蓄積しており、新たな日程調整システムの導入を検討していました。
「調整アポ」の導入の決め手は、「候補提案型」の日程調整機能があり、操作性の分かりやすさ、コストが安価だったためでした。導入後、A社は月間アポ獲得数の約30％を調整アポ経由で達成し、セールスメンバー1人につき、1時間/日の業務効率化を実現しました。また、商談化率は通常より約30%も上がりました。さらに、調整アポを使うことで、ホットリードを効率的にアポに繋げることができ、アプローチの時間を他のお客様へのアプローチに割くことができました。

・「予約〜来院受付〜顧客管理」を一気通貫で実現
D社は2021年9月に千葉市に開院したクリニックです。
少人数で運営する完全予約制のクリニックを目指し、様々なITツールを導入していました。しかし、予約受付に手間がかかり、業務効率化が課題となっていました。特に、予約時に会員登録が必要だったり、予約登録までに多くのステップが必要だったりと、「予約前にユーザーが離脱してしまう」という懸念がありました。「調整アポ」は「予約〜来院〜顧客管理」まで一気通貫で実現できる唯一のツールで、これが導入の決め手となりました。また、他の事業で別の日程調整ツールを利用していたが、受付システムと連動しているのが調整アポだけだったため、導入を決定しました。
調整アポの導入により、時間の有効活用が可能となりました。予約者の来院がわかるため、受付時間であっても会議や打ち合わせができるようになりました。また、予約の受付をWEB化できたことで、電話受付にかかる時間がほとんどなくなり、受診を希望される方が時間に関係なく予約していただくことができるようになりました。これらの改善により、業務効率化を実現し、受診者の満足度を上げることができました。

予約ルームズ

・会議室の状況を見える化し、予約の重複や誤入室が解消
ナレッジプラットフォームを運営するE社。
会社規模が成長し会議室を増設した際、誰が予約しているのかわからない、会議室の使用状況がわからないといった課題が生じました。また、採用業務で利用していた日程調整ツールはWeb会議システムとの連携ができず、手動で調整する必要がありました。
会議室予約システムと日程調整ツールを一つに統一できる「RECEPTIONIST」の存在を知り、導入を決定しました。1つのサービスで複数の機能が利用でき、アカウントが集約できることが大きなメリットでした。
導入後、会議室利用に関するトラブルや問い合わせがなくなり、ストレスなく会議室利用ができるようになりました。また、サービスを統一したことでアカウントを1つに集約でき、管理側の手間や負担も軽減されました。さらに、セキュリティ面でもメリットを感じており、多要素認証による管理を厳格化できています。これらの改善により、業務効率化を実現し、従業員の満足度を上げることができました。

・各拠点を1つに統合し、異なるグループウェア間での会議室予約も可能に
F社は、物流をメイン事業とし、全国各地に拠点を持つ企業です。
F社は、本社機能を一箇所に集約させるために、各拠点に分散されていた12のグループ会社を集約し、本社を移転しました。しかし、グループ会社ごとに異なるグループウェアを利用していたため、全社員が新しいオフィスの会議室を予約できるようにすることが課題でした。
F社は、オフィス移転に伴い、オフィス業務の自動化・無人化を進めるべく、ITツールの導入を検討していました。その中で、RECEPTIONISTの「受付業務の自動化」機能と、会議室予約管理システム「予約ルームズ」の「マルチテナント機能」に注目しました。これらの機能により、受付の自動化・無人化が可能となり、同拠点に複数社が入居していても会議室予約の課題が解決でき、Outlookとの連携も可能となるため、RECEPTIONISTの導入を決定しました。
導入後、F社の会議室予約の問題は無事解消されました。親会社の従業員はOutlookから、テナントが異なるグループ企業の従業員はRECEPTIONISTのアポイントメントから会議室予約を行うことで、同じ拠点にいる全従業員が会議室を利用できるようになりました。また、会議室の利用状況が一目でわかるインターフェースも導入され、会議室の稼働率向上につながりました。さらに、社内でのコミュニケーションが活発になり、営業的にも総務的にも業務改善に繋がりました。

まとめ

オフィスDXの推進は、バックオフィス業務の効率化と生産性の向上を実現し、それにより新たな挑戦を可能にします。これは、全体の業績向上や中長期的な企業成長に寄与します。未来の企業のために、自社の課題に直面し、企業変革を積極的に推進していくことが重要です。

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