法人にはなぜ会計ソフトが必要？メリット・デメリットや選び方を解説

法人は毎年、決算を行い、法人税などを国に納める必要があります。決算のもとになるのが、日々の取引などを記載した帳簿です。そのため、帳簿に計算間違いがあれば、納める税金額の計算も間違ってしまいます。そうならないために、重宝するのが会計ソフトです。

ここでは、会計ソフトの必要性やメリット・デメリット、選び方を解説します。

会計ソフトとは？

会計ソフトとは、日々の取引の入力から決算書の作成まで、会社にとって必要な会計処理ができるソフトのことです。

法人は、日々の取引を帳簿付けし、その数字をもとに財務諸表や決算書などを作成します。会計ソフトでは、帳簿付けの代わりに日々の取引を入力することで、仕訳帳などの帳簿から財務諸表、決算書までを自動で作成できます。

現在、会計ソフトにはさまざまな種類のものがあり、自社に合ったものを導入する必要があります。

法人にはなぜ会計ソフトが必要？決算の観点から解説

ここでは、決算の観点から、法人に会計ソフトが必要な理由を解説します。

税金を正しく計算し、納税するため

法人が税金を計算するためには、法人税の計算書（別表）などの書類を作成する必要があります。これらの書類のもとになるのが、帳簿や帳簿から作成した財務諸表です。

決算では、日々の取引を記載した帳簿から、収益や費用などを集計・計算し、利益の金額を算出したり、財務諸表を作成したりします。もし、帳簿の金額が間違っていたら、利益の金額も、その利益から計算した税金の金額も間違えてしまうのです。

会計ソフトでは、入力した取引から勘定科目別に自動で合計金額を集計・計算するため、計算間違いを防ぐことができます。そのため、税金も正確に計算でき、正しく納税することが可能です。

会社の数字を把握し、適切な経営を行うため

法人が貸借対照表や損益計算書、試算表などの財務諸表を作成する目的は、税金の計算だけではありません。会社の数字を把握し、適切な経営を行うためでもあります。

例えば、財務諸表を見て、前年と比べて売上がいくら増減しているのか、多く支出している経費は何か、何の経費を削ることができるのかなど、会社の状況を把握します。また、経営戦略を考えるもとになるのも財務諸表です。

財務諸表を作成するには、簿記や会計の知識が必要です。また、日々の帳簿付けの数字が間違っていないことも必須です。会計ソフトを導入すれば、日々の取引を入力するだけで財務諸表まで自動で作成でき、適切な経営判断も可能になります。

株主や融資先に業績を報告するため

法人は税務署だけでなく、さまざまなところに決算を報告します。代表的なものが、株主や融資先です。上場企業などの大企業にとって、株主への業績報告は大事です。業績がよければ、第三者からの出資を受けることが可能になります。

一方、中小企業にとって大事なのが、銀行などの融資先への報告です。すでに融資を受けている場合はもちろんのこと、今後の融資を受ける際にも業績は重要です。

株主や融資先に業績を報告する際には、試算表や決算書などの財務諸表を用います。正しく財務諸表を作成するためには、会計ソフトの導入が必要です。

法人が会計ソフトを導入するメリット・デメリット

法人が会計ソフトを導入することには、メリットだけでなくデメリットもあります。そのため、会計ソフトの導入を考える際には、メリットとデメリットの両方を理解しておくことが大切です。

法人が会計ソフトを導入するメリット・デメリットとして、次のような点が挙げられます。

法人が会計ソフトを導入するメリット

・担当者の負担軽減

会計担当者は日々の帳簿付けだけでなく、請求書や領収書の発行、経費の精算など多くの業務をこなします。とくに決算期になると、これらの業務に加えて決算業務も発生し、負担が増加します。会計ソフトを導入することで、業務の効率化を図ることができ、担当者の負担軽減となります。

・経費の負担軽減ができる

会計ソフトの中には、会計の知識がなくても入力できるものがあります。会社を開業したばかりなど、会計知識のある人を雇う余裕がまだないこともあります。

会計ソフトを導入すれば、人を雇わなくても、経営者やその親族などで入力をすることができるため、経費の負担軽減ができます。

・正確な帳簿や財務諸表が作成できる

会計ソフトでは、入力した取引から自動で数字を集計し計算します。そのため、計算間違いをすることがありません。正確な帳簿や財務諸表を作成できる可能性が高くなります。

法人が会計ソフトを導入するデメリット

・費用がかかる

会計ソフトには、大きく分けて、パソコンにソフトをインストールして使うものと、インターネット上で使うもの（クラウド）の2種類があります。

一般的に、ソフトをインストールして使うものの方が金額は高くなり、導入時には数万円程度かかることもあります。一方、インターネット上で使うもの（クラウド）は、無料のものもありますが、取引数が多くなると利用料がかかります。

・操作を覚える必要がある

今の会計ソフトは、誰でも簡単に使えるように作られています。それでも、最低限の操作は覚える必要があります。普段あまりパソコンの操作をしない人には、最初は大変かもしれません。

会計ソフトを選ぶ際のポイント

会計ソフトには、メリットもデメリットもあります。しかし、一般的に法人は会計ソフトを導入したほうがよいです。

では、会計ソフトを選ぶには、どこに注意したらよいのでしょうか。会計ソフトを選ぶ際のポイントを見ていきましょう。

オンプレミスとクラウドの違い

上述したとおり、会計ソフトには大きく分けて、パソコンにソフトをインストールして使うものと、インターネット上で使うもの（クラウド）の2種類があります。それぞれの特長を見ていきましょう。

・オンプレミス

複数の人が同じ会計ソフトを使う場合、自社のサーバーに会計ソフトをインストールして利用する方法を取ることがあります。これを「オンプレミス」といいます。

オンプレミスでは、ソフトが自社のサーバーにあるため、セキュリティが高いメリットがあります。また、自社に合った仕様にカスタマイズすることができるものもあり便利です。

ただし、導入時には多くの費用がかかるほか、自宅など会社以外で利用できません。また、法改正があった場合は改正版をインストールするなど、メンテナンスなども必要になります。

・クラウド

クラウドは、インターネットを通じて利用できる会計ソフトです。インターネットがつながる場所であれば、どこでも使えるというメリットがあります。

また、法改正があった場合は、自動で最新のものに更新されているため、つねに最新版を使うことができます。費用についても、オンプレミスよりも安くなっています。

ただし、クラウドは皆が使えることを前提に作られているため、自社の仕様にカスタマイズしにくくなっています。

オンプレミスとクラウド、それぞれの特徴を把握し、自社に合う方を選択しましょう。

セキュリティの観点

会計ソフトを選ぶポイントのひとつが、セキュリティの観点です。インストール版とクラウド版では、インストール版のほうがセキュリティは高いと言われています。

しかし、クラウド版もセキュリティを強化しており、自社のセキュリティ体制がしっかりとしていない場合は、クラウド版のほうがよいケースもあります。

セキュリティの観点から会計ソフトを選ぶ際には、自社のセキュリティ体制についてしっかりと分析しておきましょう。

さまざま様々なプロダクトとの連携性

事業を行う上でソフトを使うのは、会計ソフトだけではありません。請求関係であったり、経費精算であったり、ひとつの取引でさまざまなプロダクトのソフトを使います。そのため、重要となるのが、多種多様なプロダクトとの連携性です。

例えば、商品を販売して請求書を発行したという取引について、請求管理で請求書を作成し、会計ソフトで仕訳を入力すれば二度手間です。会計ソフトと請求管理ソフトが連携していれば、どちらかに入力をすればもう一方に反映されるため、手間が省けます。さまざまなプロダクトでソフトを使う場合は、連携性のある会計ソフトを使うようにしましょう。

サポートが充実しているか

会計ソフトを購入する際に重要視したいのが、サポートの充実度です。

会計ソフトを使っていると、使い方がわからないことや、不具合が出ることもあります。サポートが充実していれば、電話やチャットなどで使い方や不具合の解消方法などを尋ねられるので、不都合なく会計ソフトを使い続けることができます。

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法人にとって、会計ソフトの導入は必須です。会計ソフトは計算間違いなどがなく、正確な財務諸表を作成できるため、税金の計算も正しくできます。また、財務諸表をもとに正しい経営判断もできます。

会計ソフトを選ぶ際には、セキュリティやさまざまなプロダクトとの連携性、サポートの充実度に注目する必要があります。

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