見やすい研修資料の作り方とは？研修資料作成のコツや手順を解説

研修の効果を高めるためには、分かりやすく、伝わりやすい研修資料が欠かせません。
しかし、「情報を詰め込みすぎて見づらい」「受講者の理解度を考慮できていない」といった課題に直面することも多いのではないでしょうか。
本記事では、研修資料を見やすく、分かりやすく作成するためのコツや手順を詳しく解説します。効率的に研修の質を向上させたい方は、ぜひ参考にしてください。

研修資料を見やすい形で作成するメリット

見やすい研修資料を作成することは、研修の効果を高める上で重要です。
資料の情報が整理されていると、受講者は内容を理解しやすく、記憶の定着率が向上します。
視覚的に分かりやすい構成にすることで、受講者の集中力が高まり、学習意欲の向上にもつながります。
また、資料の内容が明確であれば講師も説明しやすく、研修が効率的に進行するため、限られた時間を最大限に活用できます。
 さらに、分かりやすい資料であれば受講者が積極的に研修に参加でき、ディスカッションや質疑応答も活性化します。
その結果、研修全体の質が向上し、目的達成に貢献することが期待できます。

見やすい研修資料の作成が難しい理由

しかし、見やすい研修資料を作成することは簡単ではありません。
その理由は、デザインの知識だけでなく、研修の目的や受講者の特性に応じた構成や情報量の調整、口頭での説明とのバランスなど、多くの要素を総合的に考慮する必要があるためです。
 特に、受講者の視点に立って作成することが重要です。
研修担当者にとっては容易に理解できる内容でも、初学者にとっては複雑で分かりにくい場合があります。
そのため、専門用語を使いすぎず、難解な内容を分かりやすく表現することが求められます。
また、情報量が適切であるか、正確性が確保されているかを確認することも不可欠です。
研修資料の分かりやすさを客観的に評価するためには、第三者の視点を取り入れることが有効です。
他の講師や研修経験の少ない社員に資料を確認してもらうことで、受講者がどのように受け取るかを把握し、必要な修正を加えることができます。
このような工夫により、より効果的な研修資料の作成が可能になります。

研修資料作成の手順

研修資料は以下の手順で作成を進めることで見やすくなり、情報を効果的に伝えられるようになります。

参加者に合わせた目的とテーマの設定

研修資料を作成する際には、事前準備として研修の目的とテーマを明確にし、参加者の属性や抱えている課題を把握することが重要です。
 まず、研修の目的を具体化し、「受講者が研修を通じて何を学び、どのような行動変容を起こすことを期待するのか」を明確にします。
その上で、参加者の業務経験や知識レベルを考慮し、適切な内容やアプローチを決定します。
社内向けの研修であれば、社員へのヒアリングを実施し、現場のニーズや課題を把握することで、より実践的な内容に落とし込むことができます。
 次に、研修後に達成したい理解度や具体的な行動変容を想定し、それに基づいて必要な情報を取捨選択します。
受講者にとって有益な内容かどうかを精査し、論理的な流れを意識しながら構成を組み立てることが重要です。
また、信頼性の高い情報をリサーチし、内容を整理することで、資料の基盤をしっかりと固めることができます。
このように、研修の目的、参加者の特性、研修後のゴールを明確にした上で、適切な情報を整理・構成することで、より効果的で実践的な研修資料を作成することが可能になります。

情報の整理と構成の作成

研修資料を作成する際は、全体の構成を明確に組み立てることが重要です。
構成がしっかりしていれば、情報の整理がしやすくなり、内容の重複や不要な要素を省くことができます。
 
基本的な構成としては、「導入→本題→まとめ」の流れを意識すると良いでしょう。
 
導入：研修の目的や背景を説明し、受講者の関心を引きつけます。
 
本題：研修の中心となる内容を論理的な流れで展開し、具体例や図表を活用して理解を深めます。
 
まとめ：学んだ内容を整理し、研修のポイントや実践につながるアクションを提示します。
 
また、研修内容に関連するキーワードを整理し、それらを適切に配置することで、スムーズな流れを作ることができます。
構成案は、資料の目次としても活用でき、受講者が内容を把握しやすくなります。
 最後に、メインメッセージを補足情報で補強し、重要なポイントが明確に伝わるようにします。
文章は「一文一義」1つの文章に1つの情報だけを書くことを意識し、簡潔で分かりやすい表現を心がけることで、受講者が直感的に理解しやすい研修資料を作成できます。

文章や図解の推敲とチェックの実施

研修資料が完成したら、誤字・脱字や内容の漏れがないかを丁寧にチェックし、推敲を行うことが重要です。
推敲する際には、以下のチェック方法を実践すると精度が向上します。
 
紙に印刷して読む：画面上では気付きにくい誤りを発見しやすくなります。
 
音読する：文章の流れやリズムを確認し、不自然な表現を修正できます。
 
時間を置いて再確認する：新たな視点で見直すことで、改善点を見つけやすくなります。
 
また、専門用語や業界特有の表現には注釈を付けることで、受講者の理解を助ける工夫も必要です。
研修の対象者がどの程度の知識を持っているかを考慮し、必要に応じて簡潔な説明を加えることで、スムーズな理解につながります。
さらに、作成者だけでなく、上司や同僚に確認を依頼することで、客観的な視点からのフィードバックを得ることができます。
第三者の意見を取り入れることで、論理の飛躍や伝わりにくい部分を修正でき、資料の完成度を高めることが可能になります。
このプロセスを徹底することで、より分かりやすく、効果的な研修資料を作成できます。

見やすくわかりやすい研修資料を作るポイント

見やすくわかりやすい研修資料を作るためには、以下の4つのポイントを押さえる必要があります。

1.スライド1メッセージを徹底する

パワーポイントで資料を作成する際は、「1スライド1メッセージ」を徹底し、内容を簡潔かつ分かりやすく整理することが重要です。
文字や図を適切に大きくし、視認性を高めることで、情報をより明確に伝えることができます。
スライド枚数に制限はないため、情報の網羅性とわかりやすさを最優先にし、内容を効果的に伝えられるよう工夫して仕上げましょう。

2.色やフォントの種類や装飾は最低限にする

色の使用が多すぎたり、フォントの種類が統一されていなかったりすると、受講者は内容よりもデザインに気を取られ、情報の理解が妨げられる可能性があります。
シンプルで統一感のあるデザインを採用することで、伝えたいメッセージがより明確になり、研修の効果を最大化できます。

3.情報量を絞り込み、伝えたい内容を明確化する

情報量を絞り込み、伝えたい内容を明確にすることの理由は、受講者の理解を深め、集中力を維持するためです。
情報が過剰だと、重要なポイントが埋もれてしまい、受講者が何を学ぶべきかが不明確になります。
研修の目的に沿った必要な情報だけを厳選することで、受講者は効率よく学ぶことができ、研修後にその知識やスキルを実践に活かしやすくなります。

4.書き込めるスペースを残す

研修資料にメモスペースを設けることで、参加者が積極的にメモを取りやすくなり、集中力や理解度が向上します。
自分の手で書き込むことで、研修後も活用できるオリジナルのテキストが完成し、より一層学習効果が高まります。
また、グループワークの課題を取り入れることで、参加者の能動的な参加が促進され、実践的な学びにつながります。

研修資料を効率的に作るコツ

資料作成の効率化を図るためには、いくつかの重要なポイントを押さえることが必要です。
パワーポイントやGoogleスライドなどのツールを効果的に活用することで、操作の効率が大幅に向上します。
ショートカットキーの活用方法やツールの機能を事前に理解しておくと効果的です。
さらに、頻繁に使用する機能をカスタマイズしたり、よく使うテンプレートを準備したりしておくことで、作業時間の短縮でき、資料作成の効率化を実現できます。
 
以下の記事では、資料作成を効率化させる方法を解説しています。

資料作成に時間がかかる原因と資料作成を効率化する６つのコツを紹介

テンプレートの活用

研修資料を効率的に作成するためには、テンプレートを活用することが効果的です。
テンプレートを使用することで、統一感のあるデザインやフォーマットを簡単に整えることができ、作成時間を大幅に短縮できます。
あらかじめ構成やレイアウトが決まっているため、情報整理がしやすく、内容の伝わりやすさも向上します。 
さらに、必要に応じてテンプレートをカスタマイズすることで、質の高い研修資料を効率よく作成できます。

まとめ

オンライン研修の増加に伴い、研修資料の重要性が一層高まっています。
質の高い資料があれば、口頭で説明するだけでは伝えにくい内容も整理され、参加者の理解度や定着度が向上します。
見やすく、わかりやすい資料を作成するために、記事内で紹介されているポイントを活用しましょう。
例えば、オンラインデザインツールを活用すれば、豊富な研修資料用のテンプレートが利用でき、より効率的に魅力的な資料を作成することが可能です。

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