オンラインストレージサービスとは、インターネット上にファイルや写真・動画などのデータを保存するサービスです。オンラインストレージは単なるデータの保管だけではなく、効率よく共同作業を行うためのコミュニケーションツールとしても活用されています。

本記事では、数あるオンラインストレージサービスの中から「Dropbox」をピックアップして、基礎知識や特徴について解説します。
オンラインストレージ導入を検討する際にぜひ参考にしてみてください。

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルや写真・動画などのデータを保存するインターネット上の保管場所です。別名で『クラウドストレージ』と呼ばれています。どちらもインターネット上のデータの保管場所を意味しています。
オンラインストレージは単なるデータの保管だけではなく、データ共有の機能も充実しているため、社内外への情報共有も簡単に行うことができます。

オンラインストレージのメリット

次に、オンラインストレージを使用するメリットについてご説明します。

利用場所を問わない

データの保管場所がインターネット上であるため、インターネットに繋がる環境ならどこからでもデータにアクセス可能です。そのため、社内・社外を問わずどこからでも利用可能となります。
データはインターネット上に保管されているので、外出時にわざわざUSBなどの記憶媒体を持ち歩く必要はありません。

また、さらに副次的に以下のようなメリットもあります。

• BCP対策
  万が一災害等が発生した際も堅牢な設備と遠隔地バックアップで大切なデータを守ります。
• PCやスマホ端末の容量を節約
  インターネット上にデータを保管するため、PCやスマホ端末の容量を気にせずに作業可能です。
• スペース・電気代の削減
  保管場所はインターネット上にあるため、サーバーを配置するスペースや稼働にかかる電気代を気にする必要はありません。
• データ共有
  メール添付や自社のVPNを構築しなくても社内外との大容量データの共有もオンラインストレージの機能で簡単に行うことができます。

管理者負荷の軽減

自動バックアップやシンプルなコストの考え方で、管理者負荷の軽減にも役立てていただくことが可能です。

• 自動バックアップ
  オンプレサーバー等では、定期的に手動でバックアップする必要がありましたが、オンラインストレージではデータのバックアップも自動。また操作ミスによるデータの復元も簡単です。
• セキュリティ対策
  オンプレサーバーだと各企業の環境に依存しますが、オンラインストレージでは第三者機関の認証など、国際的に認められた認証に基づいた万全のセキュリティ対策を施しています。
• サーバー運用業務の削減
  オンプレサーバーでは、サーバーの監視業務やセキュリティ監視、バックアップの確認・復旧、サーバー障害時の復旧対応や機器入れ替えに伴う選定作業や導入作業など、多岐に渡る運用業務が必要でしたが、
  オンラインストレージなら認証に基づいた運用をメーカー側で行います。

• シンプルなコスト設計

  オンプレサーバーでは、ディスクの追加や老朽化対策・セキュリティ対策などでサーバー本体や保守費用以外にも定期的にコストが発生しますが、オンラインストレージは、サービスを利用するライセンス費用のみとランニングコストの考え方がシンプルとなります。
  また小規模からスタートし、必要なタイミングでユーザ追加する事で効率的に活用できます。

オンラインストレージのデメリット

一方でオンラインストレージにもデメリットはあります。

ログイン情報の管理

ログインに必要なIDとパスワードがあればどこでも利用が可能となる反面、
ログイン情報が漏えいしてしまうと、関係のない第三者に不正にアクセスされてしまう可能性が考えられます。
ただし、これらはパスワードを定期的に更新したり、多要素認証などでセキュリティを強化することによって防ぐことが可能です。

UIや仕様のカスタムが難しい

基本的には提供されている仕様で利用するため、自社の運用に応じたオリジナルの機能などを追加することはできません。
ただし、APIが公開されている場合はAPIを利用したオリジナルツールの開発が可能となります。

オンラインストレージ『Dropbox』の特徴

これまでにオンラインストレージに関するメリットをご説明しました。オンラインストレージは現在、いくつも種類がありますが、その中でもよく名前を聞くのが「Dropbox」ではないでしょうか？
本章で「Dropbox」の特徴に関して詳しく説明していきます。

Dropboxとは？

Dropboxとは、世界的なシェアを持つ『オンラインストレージサービス』です。
法人向けのDropboxでは、企業利用する上でのセキュリティの強化や
充実した管理機能を搭載した、企業の作業改善・生産性向上を目指した
サービスになります。

法人向け Dropboxの特徴

上記で挙げたオンラインストレージの特徴に加えて下記のような特徴
を持っています。

同期スピードが速い

Dropboxでは、Dropboxだけが持っている特許の同期方法によってより短い時間で同期が行えるような仕組みとなっています。
同期スピードが速いメリットのひとつとして、待ち時間が少なくなるためストレス無く作業を進めることが可能です。

シンプルな操作性

Dropboxでは、デスクトップアプリケーションという専用のアプリをインストールすることで普段フォルダやファイルを操作する際のUIと同じように、エクスプローラーからDropbox内のファイルを更新したり、アップロードしたりすることができます。
そのため、PC操作があまり得意ではないような方でも抵抗なく利用が可能です。

まとめ

この記事では、オンラインストレージについて以下の内容を解説しました。
オンラインストレージとは？
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージ『Dropbox』の特徴

Dropboxは安全かつ簡単にやりとりが行えるサービスです。
もしDropboxにご興味をお持ちいただけましたら、Cloud Service Conciergeへお気軽にご連絡ください。

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