オンライン採用の導入へ！成功のポイントとメリット・デメリットを解説

オンライン採用は、コロナ禍やテレワークの普及により広がっています。
この記事では、オンライン採用の概要や導入のメリット・デメリット、面接のポイントについて解説し、企業のオンライン採用に取り組む際の主な課題とその解決策などを解説していきます。

オンライン採用とは

新型コロナウイルスの影響やテレワークの普及により、オンライン採用が急速に広まり始めています。オンライン採用とは、会社説明会や面接などの選考のプロセスを、従来は対面で行われていた採用活動をオンライン上で行う方法のことを指します。

オンライン採用のメリット

オンライン採用にはさまざまなメリットがありますが、以下に代表的なメリットを挙げます。

時間とコストの節約

オンライン採用では面接や評価のための物理的な面接場所を用意する必要がなく、面接官と面談者が遠隔地にいてもコミュニケーションが可能です。これにより、交通費や移動時間などのコストを削減し、効率的な採用が実現できます。

グローバルな人材の活用

オンライン採用は地理的な制約がなく、グローバルな人材をリクルートすることができます。リモートワークの普及により、企業が地域に依存せずに優れた人材を採用することが可能になります。

採用プロセスの迅速化

オンライン採用では、面接や評価のスケジュールを柔軟に調整できます。また、採用担当者同士の連絡や候補者との連絡も迅速に行えるため、採用プロセスの時間短縮が行えます。

面接の録画と共有

オンライン面接の場合、面接の録画が可能です。この録画を採用担当者間で共有し、候補者の評価をより客観的かつ公正に行うことができます。

ペーパーレス化

従来の対面採用では大量の書類や履歴書が必要でしたが、オンライン採用では候補者の情報や応募書類を電子的に収集・管理できます。 ペーパーレス化され、効率的な文書管理や情報共有が可能になります。候補者にとっても、書類の提出や記入作業が簡素化され、手間を省くことができます。

オンライン採用のデメリット

以下、オンライン採用を行った際のデメリットをご説明します。

コミュニケーションの制約

オンライン採用では対面でのコミュニケーションが制約されるため、面接や評価の際に候補者との相互作用が対面の面接よりも難しくなることがあります。コミュニケーションの質を維持するためには、適切なツールや環境が必要です。

インターネット環境の問題

オンライン採用はインターネット接続や専用のソフトウェアに依存しており、技術的な問題が発生する可能性があります。接続の不安定さや音声・映像の遅延などが面接の進行に影響を及ぼすことがあります。安定して利用が出来るツールを準備しておくと良いでしょう。

非対面での評価の限界

オンライン採用では対面での評価ではないため、候補者の姿勢や表情、雰囲気などを十分に把握できない場合があります。そのため、候補者の全体像を理解するのに難しい部分があります。

オンライン採用の環境整備のポイント

環境整備のポイントをいくつかご紹介いたします。

必要なツールの準備

オンライン採用に必要なツールとして、ビデオ会議システムやウェブカメラ、マイク、スピーカーなどを用意します。良質な音声と映像が確保できるよう、適切なビデオ会議システムや機器を選定しましょう。

インターネット接続の安定性

オンライン面接や選考の際には安定したインターネット接続が不可欠です。信頼性のあるインターネットプロバイダを選び、回線の安定性を確認しておきましょう。

セキュリティ対策

候補者とのオンラインコミュニケーションは個人情報のやり取りも含まれるため、情報漏洩を防止するセキュリティ対策が重要です。そのため、暗号化通信やアクセス制御などのセキュリティ対策を導入しましょう。

評価基準の標準化

オンライン面接での評価を標準化するため、評価基準を明確に定めることが重要です。選考委員が共通の視点で候補者を評価できるようにし、公平な採用プロセスを確保しましょう。

テスト運用

オンライン採用を実施する前に、システムのテスト運用を行い、予想される問題点を事前に把握しておくことが大切です。テスト運用によって、採用での不要なトラブルを未然に防ぐことができます。

オンライン採用の全体的な流れ

求人募集+会社説明会

応募者からの問い合わせや申し込みを電話や郵送で行う場合、メールやオンラインサービスを利用することで、採用にかかる手間を削減できます。また、会社説明会などをオンライン化すると、会場確保にかかるコストを節約できます。

応募受付

応募者がオンラインで応募し、履歴書や職務経歴書などの面談情報を提出します。
スケジュールアポシステムや採用管理システムを利用すれば、応募者の獲得から面談日程の管理や面談情報や面談評価など一元管理が可能です。

書類選考

提出された応募書類を基にして、応募者のスキルや経験・適性を評価し、選考を進めます。

オンライン面接

選考が進んだ応募者とオンラインで面接を行います。ビデオ通話ツールを使用して個人面接やグループ面接を実施します。

オンライン採用Web面接のポイント

次にWeb面接のポイントをいくつか説明します。

発言・質問は簡潔に

コミュニケーションを重視し、面接者の質問に丁寧に答えたり、自社の魅力を伝えるよう心掛けましょう。

タイムマネジメント

面接の時間を適切に管理し、面接者に対して十分な時間を確保しつつ、予定を守るよう注意しましょう。

フォローアップ

面接後に面接者へのフォローアップを行い、次のステップや選考結果について丁寧に連絡しましょう。

Web面談ツール安定性

使用するビデオ会議ツールや通信環境のテストを事前に行い、映像・音声のクオリティや通信の安定性を確認しましょう。

オンライン採用に便利なツール

最後にオンライン採用に便利なツールをご紹介致します。

Zoom

Zoomは、オンラインビデオ会議ツールで、リモートコミュニケーションやオンラインセミナーなどで広く使用されています。ビジネスや教育、個人利用など多くの場面で利用され、参加者が遠隔地からリアルタイムでコミュニケーションを取ることが可能となります。また、チャット機能や画面共有などさまざまな機能を備えており、柔軟なオンラインコミュニケーションが可能です。

ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、企業が採用活動を効率的に管理するためのクラウドベースの採用管理システムです。求人応募の受付や選考プロセスの進行管理、応募者情報の一元管理、面接のスケジュール調整など、採用活動に関連するさまざまな業務をオンラインで統合的に行うことができます。オンライン面接ツールとの連携も可能で、ZoomやGooglemeetのURLを自動で発行できます。また、経路別応募者数、通過率・承諾率のレポートを表示ができるため採用活動の振り返りや、次回開催のときに適切な媒体で選定などができてコスト削減につながります。

調整アポ

調整アポシステムとは、複数の参加者のスケジュールを調整して面談や会議の日程を決定する際に利用される日程調整ツールです。このシステムは、自社の会議・面談参加者のスケジュールの空き時間を確認し、自動的に最適な日時を設定できます。応募者やお客様は調整アポのURLから日時を選択するだけで日程調整が完了します。調整アポシステムの利用により、面談や会議のスケジュール調整が効率化され、手間と時間を節約することが可能となります。

まとめ

今回はオンライン採用のメリットやデメリットやポイントなどをご紹介してきました。
オンライン採用を成功させるためには、Web面接時の環境整備やコミュニケーションの工夫が重要です。
適切なツールと運用によって、ぜひ優れた人材の採用を実現して頂ければと思います。

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