議事録作成の悩みを解消！議事録自動作成ツールの導入メリットとは

会議の議事録作成は、情報の共有や再確認、業務改善のために欠かせない業務ですが、その作成は時間と手間がかかり、ミスや情報漏れのリスクも伴います。この記事では、そんな議事録作成の課題を解決する、議事録自動作成ツールについて解説します。その機能とメリット、選び方のポイント、そしておすすめのツールまで、議事録作成業務を効率化するための情報を詳しくご紹介します。

議事録自動作成ツールとは

議事録自動作成ツールは、会議の音声を自動的に文字に変換し、議事録を作成するツールのことを指します。これにより、会議の進行を妨げることなく、議事録の作成を行うことが可能になります。また、AI技術を活用して音声を解析し、話者の識別や重要なポイントの抽出なども行う高度なツールも存在しています。従来の手作業による議事録作成に比べて、時間と労力を大幅に節約することができます。さらに、議事録の質も向上し、会議の内容を詳細に記録・共有することが可能になります。

議事録作成業務の現状と課題

議事録作成の業務は、その重要性とは裏腹に、多くの組織で時間と手間がかかる手作業として行われています。その結果、議事録作成者が議論に集中できない、工数がかかり非効率といった問題が生じています。実際、調査によれば、60％以上の人がオンライン会議の議事録作成業務について「議論に集中できない」「工数がかかり非効率」といった理由で不満を感じていることが明らかになりました。
さらに、議事録作成業務には専門的なスキルや知識が必要となる場合があり、その結果、全てのメンバーが適切な議事録を作成できるわけではありません。また、議事録作成業務には一定の時間と集中力が必要となり、それが他の業務に影響を与える可能性もあります。
これらの課題は、組織の効率性や生産性に影響を与え、組織の業績にも影響を及ぼす可能性があります。迅速さと正確さが求められる議事録作成業務において、これらの問題を解決する方法が求められています。

出典元：MiiTel Meetings　
【オンライン会議の議事録作成、Z世代の苦悩とは】6割以上が議事録作成業務に「不満」を実感　若手は議事録にも「タイパ」を求める傾向に？｜レブコムのプレスリリース (prtimes.jp)

議事録の必要性

議事録の目的について

議事録の必要性は、会議の内容を記録し、共有するために不可欠です。議事録は参加者が議論の流れや決定事項を正確に把握する手段であり、また会議に参加できなかった人々に対しても情報を伝える重要な役割を果たします。さらに、議事録は過去の議論や決定を確認するための貴重な記録となります。

• 不参加者への情報共有

議事録は、会議に参加できなかった人々に対しても重要な役割を果たします。議事録を通じて、不参加者は会議の内容を把握し、必要なアクションを取ることができます。これにより、組織全体の情報共有が円滑に行われ、全員が共通の認識を持つことが可能となります。

• 責任の所在を明確化

議事録の作成を通じて、責任を担う者が明確化されます。「どの決定に誰が責任を持つのか」を確認しておくことで、問題が生じた時の対応遅延を防ぐことができます。さらに、「言った、言わない」の議論を避けるためにも、会議での意思決定の過程を記録に残すことが必要です。議事録は責任の担い手を明確にし、社員間の不必要な対立を避ける役割を果たしています。

• 会議での決定事項の再確認

議事録は、会議での決定事項を記録するための重要なツールです。これにより、参加者は自分の理解を確認し、不明確な点を明らかにすることができます。また、議事録は、会議の決定事項やアクションプランを明確にするための重要なツールでもあります。

• 業務改善や次回会議の参考

議事録は、業務改善のための重要な参考資料となります。議事録には、会議での議論や意見、提案などが詳細に記録されているため、それを分析することで業務の改善点を見つけることができます。また、議事録は次回の会議の準備にも役立ちます。

議事録自動作成ツールの選び方のポイント

• 音声解析や自然言語処理の精度

議事録自動作成ツールを選ぶうえでの最も重要なポイントは、音声解析や自然言語処理の精度です。精度が高いほど、議事録の内容が正確に反映され、手直しが少なく済みます。ツールの公式ホームページを確認したり、評判を調べるなどして、文字起こし精度が高いツールを選ぶことが重要です。

• 機能・操作性

操作が簡単で、誰でも使いこなせるツールを選ぶことが重要です。また、議事録の編集が容易に行えるかどうかも重要なポイントです。ツールを起動してすぐに修正できる、共同編集が可能など、議事録をどのように作成するかを考慮し、必要な機能があるかを確認しましょう。

• 利用料金

議事録自動作成ツールを導入する際には、会議の頻度や予算を考慮することが重要です。会議の頻度が少ない場合や予算が限られている場合は、無料の議事録作成ツールを使用するのも一つの選択肢です。一方、会議の頻度が多い場合は、機能が充実した有料のツールがおすすめです。

• 既存ツールとの連携

既に使用している他のツールとの連携がスムーズに行えるかも、議事録自動作成ツールを選ぶ際の重要なポイントです。例えば、会議予約システムやクラウドストレージサービスとの連携が可能なツールを選ぶと、業務の効率化につながります。

• セキュリティとプライバシー

議事録には重要な情報が含まれるため、セキュリティとプライバシーの保護も重要になります。データの暗号化やアクセス制御など、ツールがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。また、ツールがプライバシーポリシーを明確にしていて、ユーザーのデータを適切に扱っているかも重要な選定基準となります。

議事録自動作成ツールの中にはトライアルで試せる商品もございます。操作性や精度を確認したうえでの導入がおすすめです。

おすすめ議事録ツール

最後にCloud Service Concierge でご提案可能なおすすめの自動議事録ツールについてのご紹介です。

YOMEL
独自の音声解析技術やAIを駆使し、誰でも簡単に、どんな状況でも使える事に特化した議事録作成ツールです。
会議中はリアルタイムで音声認識され、書き起こしはAIにより自動で校正されます。
会議後には話者も自動で判別され、5種類以上のフォーマットから必要な要約を取得可能。
要約で重視したい点をAIに指示することもでき、議事録作成工数を削減します。

メイン機能は議事録作成では御座いませんが、商談解析ツールとして下記2製品もご紹介致します。会議や商談の内容を可視化でき、会議の内容を効率的に整理・共有ができます。

ailead

AIを活用した営業支援ツールです。AIで文字起こし・音声解析及びSFA連携に対応しており商談情報を自動出力も可能です。また、営業活動の効率化を図るための機能も充実しており、営業担当者の業務負荷を軽減します。さらに、蓄積されたナレッジを元に、営業人材を育成する仕組みづくりを支援します。

amptalk

音声認識技術を活用した商談解析ツールです。辞書登録をすることで各ユーザー様の社名、サービス名、社内用語も正しく書き起こしが可能になり議事録工数の削減を実現致します。また、話者の識別やキーワードの抽出も可能で、会議の内容を効率的に整理・共有できます。これにより、会議後の作業負荷を軽減し、業務効率を向上させます。

まとめ

議事録自動作成ツールの導入は、組織の生産性を向上させるための投資です。それぞれの組織のニーズに最適なツールを選び、効果的な会議運営を実現しましょう。

『Cloud Service Concierge』では、議事録自動作成ツールをはじめとしたSaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。導入をご検討中の担当者さまはお気軽にご相談ください。

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