AI議事録とは？できること・選び方と法人利用で確認すべき6つのポイント
会議や商談の議事録を作成するには、発言内容の記録や整理、要約など、さまざまな作業が発生します。AI議事録ツールを活用すれば、こうした作業の一部を効率化・自動化できます。
一方で、AI議事録ツールによって対応する機能や得意な用途は異なります。導入する際は、機能の多さだけでなく、自社がどのような目的で利用するのかを整理して選ぶことが大切です。
本記事では、AI議事録とは何か、議事録作成をどのように効率化できるのかを整理したうえで、法人向けAI議事録ツールを選ぶ際のポイントを解説します。
目次[非表示]
AI議事録とは
AI議事録とは、会議や商談の音声をAIで文字起こしし、内容の要約や整理など、議事録作成を支援する仕組みやツールです。
サービスによっては、話者の識別や決定事項・ToDoの抽出、作成した議事録の共有などにも対応しています。
AI議事録ツールの主な機能
AI議事録ツールで利用できる主な機能は次のとおりです。対応する機能や範囲はツールによって異なります。
では、こうした機能を使うことで、実際の議事録作成がどのように変わるのかを見ていきましょう。
AI議事録で議事録作成をどう効率化・自動化できる？
AI議事録を活用すると、会議中の記録だけでなく、会議後の整理や共有まで、議事録作成に関わる一連の作業を効率化できます。
会議中｜録音・文字起こしで記録作業を減らす
会議中は、発言内容を録音しながらAIで文字起こしすることで、議事録のもとになる記録を残せます。
リアルタイムで文字起こしできるものや、録音・録画したデータを後から読み込めるものなど、記録方法はツールによって異なります。話者識別に対応していれば、誰が何を話したのかも整理できます。
これまで会議中に発言をメモしたり、終了後に録音を聞き直して書き起こしたりしていた場合は、こうした記録作業を減らせます。また、記録作業に意識を取られにくくなることで、会議や商談での会話そのものに集中しやすくなります。
会議後｜要約や決定事項・ToDoの整理を効率化する
記録した発言は、そのままでは議事録として使いにくいため、会議後に必要な情報を整理します。
AI議事録では、文字起こしした内容を要約したり、決定事項やToDoを抽出したりできます。一から内容を読み返して整理するのではなく、AIがまとめた内容をもとに議事録を作成できるため、会議後の作業も効率化できます。
共有後｜議事録をその後の業務に活用する
完成した議事録は、会議の記録として保存するだけでなく、情報共有やその後の業務にも利用できます。
会議に参加できなかったメンバーへの共有や、過去の決定事項・議論の確認などが代表的な使い方です。
ただし、議事録を作成して保存していても、記録が増えるほど、過去の議事録を一つずつ開いて必要な情報を探すことは難しくなります。議事録を継続的に活用するのであれば、過去の会議内容や決定事項を検索し、必要な情報を後から取り出せるかという視点も重要です。
また、商談で利用する場合は、CRM・SFAなどへ情報を登録する工程もあります。議事録作成を効率化しても、その後に同じ内容を手作業で転記する必要があれば、商談後の業務負担は残ります。
このように、AI議事録を活用する範囲は、議事録を完成させるところまでとは限りません。自社でどの作業まで効率化したいのかを整理することが、ツール選びの出発点になります。
法人向けAI議事録ツールを選ぶ6つのポイント
AI議事録ツールに必要な機能は、利用目的によって異なります。
例えば、社内会議の議事録作成が目的であれば、文字起こしや要約、社内共有などが中心になります。一方、商談内容をその後の営業活動まで活用したい場合は、CRM・SFAとの連携や過去の商談記録を検索できるかといった点も確認したいところです。
まずは自社でどの作業を効率化したいのかを整理したうえで、次の6つのポイントから候補となるツールを確認しましょう。
1．利用目的に合っているか
まずは、AI議事録を導入してどの作業を効率化したいのかを明確にします。
議事録作成そのものを効率化したいのか、会議内容の共有や検索まで行いたいのか、商談後のCRM・SFAへの記録まで効率化したいのかによって、必要な機能は変わります。
現在の業務で負担になっている作業を整理し、その解決に必要な機能を確認しましょう。
2．実際の会議環境や言語に対応しているか
AI議事録を利用する環境は企業によって異なります。
Web会議が中心なのか、対面会議でも利用するのか、電話での商談があるのかなど、実際の利用場面を整理して確認しましょう。
文字起こしの精度も、周囲の雑音や複数人による同時発言、音声の聞き取りやすさなどによって変わる場合があります。専門用語や固有名詞、社内独自の用語が多い場合は、それらをどの程度認識できるかも確認したいポイントです。
海外拠点や外国人スタッフを交えた会議で利用する場合は、必要な言語に対応しているかも確認が必要です。複数の言語が使われる会議では、言語が混在する会話をどのように文字起こしできるのかも確認しておきましょう。
対応している会議形式や言語だけで判断せず、自社が実際に利用する環境で試すことが大切です。
3．議事録を完成させるまでの修正量はどの程度か
文字起こしやAI要約ができても、その後に多くの修正が必要であれば、期待したほど作業を減らせない可能性があります。
特にAIによる要約は、文章が短くまとまっていればよいとは限りません。内容をまとめすぎると、会議の背景や判断に至った経緯など、共有相手に必要な情報まで省かれてしまうことがあります。
会議に参加していないメンバーへ共有する場合は、要約だけを読んでも必要な内容を理解できるかという視点で確認するとよいでしょう。
ツールによっては、要約する項目や形式をテンプレートなどで調整できるものもあります。決定事項やToDo、会議の背景など、自社で議事録に残したい情報に合わせて出力内容を調整できれば、その後の手直しを減らしやすくなります。
また、重要な意思決定や顧客との合意事項などについては、AIの出力をそのまま確定せず、元の発言と内容にずれがないかを人が確認することも必要です。
AIの出力そのものだけでなく、最終的な議事録を完成させるまでにどの程度人の作業が残るのかという視点で評価しましょう。
4．既存ツールと連携できるか
議事録を作成した後の業務も含めて確認します。
例えば、作成した議事録を社内のチャットツールで共有したり、商談内容をCRM・SFAへ登録したりしている場合は、それらのツールと連携できると転記や共有の手間を減らせます。
特に商談では、議事録作成だけを効率化しても、その後のCRM・SFAへの手入力が残れば、商談後の業務負担は残ります。
現在の業務フローを確認し、AI議事録ツールをどこに組み込むのかをイメージしながら比較しましょう。
5．データの取り扱い・管理方法が自社の要件に合っているか
AI議事録では、会議や商談の音声や文字起こしした内容をサービス上で扱います。顧客との会話や社内の打ち合わせには、社外に公開できない情報が含まれることもあります。
そのため、録音した音声や文字起こしデータがどのように保存・利用されるのかを確認しておきましょう。入力したデータがAIの学習に利用されるかどうかも確認したいポイントです。
法人として導入する場合は、データの取り扱いに加えて、アクセス権限やアカウント管理など、自社のセキュリティ要件に合った運用ができるかも確認する必要があります。
6．料金・利用条件が自社の使い方に合っているか
最後に、想定する利用方法でどの程度の費用がかかるのかを確認します。
AI議事録ツールは、利用人数や録音・文字起こしの時間、利用できる機能などによって料金体系が異なります。
また、利用量に応じて料金が変わる場合は、利用が広がったときにどの程度費用が変わるのかも確認しておきたいポイントです。
現在の利用人数だけでなく、今後利用する部署や人数が増える可能性も考慮しながら、自社の利用規模に合った料金・契約条件かを確認しましょう。
無料トライアルでは実際の業務フローを確認する
候補となるツールを絞り込んだら、無料トライアルが利用できる場合は、普段の会議や商談に近い環境で試してみましょう。
このとき、文字起こしが正しくできるかだけで判断するのではなく、
会議 → 文字起こし → 要約 → 確認・修正 → 議事録完成 → 共有
までを一通り試すことがポイントです。
実際の業務フローで利用することで、どこまでAIに任せられるのか、どこに人の作業が残るのかを確認できます。
あわせて、実際に利用するメンバーが無理なく使い続けられるかも確認しましょう。操作が複雑だったり、議事録を完成させるまでに多くの手作業が残ったりすると、導入しても十分に活用されない可能性があります。
複数のツールを比較する場合は、できるだけ同じ条件で試し、認識精度だけでなく、修正にかかる手間や操作性まで含めて確認すると違いを判断しやすくなります。
自社に必要な条件を整理したうえで具体的な製品を比較したい方は、「徹底比較！AI議事録ツールオススメ8選」もご活用ください。
まとめ
AI議事録を活用すると、会議中の文字起こしから、会議後の要約や決定事項・ToDoの整理、議事録の共有まで、議事録作成に関わる作業の一部を効率化・自動化できます。
ただし、必要な機能はAI議事録を何に使うのかによって異なります。まずは自社でどの作業を効率化したいのかを整理し、実際の会議環境や対応言語、議事録を完成させるまでの修正量、既存ツールとの連携、データの取り扱い、料金・利用条件などを確認しましょう。
具体的な製品の特徴や違いを確認したい方は、「徹底比較！AI議事録ツールオススメ8選」をご活用ください。
また、どのAI議事録が自社の課題や業務に合うのか判断が難しい場合は、Cloud Service ConciergeでAI議事録の導入・選定についてご相談いただけます。
