【離職率低減施策】1on1ってなに？実施をするコツや目的をご紹介！

昨今の働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、企業で導入が急増したのがリモートワークかと思います。ただリモートワークが進むなかで、同僚や上司とのコミュニケーションの大切さがより重要視されはじめています。
企業で行うコミュニケーション施策として1on1を導入している、企業や導入したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
とはいれただ上司と部下で面談を行うだけでは1on1の効果を最大限引き出すことはできません。
本記事では、1on1を行う際の注意点や目的、1on1ツールを導入した際のメリット、おすすめの1on1ツールをご紹介させていただきます。

1on1とは

■1on1とは基本的には上司と部下で定期的に行うミーティングである

1on1は、一対一の会議や対話のことを指します。これは主にビジネス環境で使用され、マネージャーと部下、または2人のチームメンバーが直接話し合う時間を指します。
これはフィードバックを提供したり、パフォーマンスを評価したり、目標を設定したりするための重要な時間です。

■OJTとの違い

1on1とOJT（On the Job Training）は、両方とも職場での学習やコミュニケーションを促進する手法ですが、　目的と方法には違いがあります。
1on1は、上述した通り、主に上司と部下、または二人の同僚間で行われる一対一の会議です。
これはフィードバックを共有したり、パフォーマンスを評価したり、目標を設定したりするための時間で、個々の成長と組織の進歩を促進します。

一方、OJT（On the Job Training）は、実際の職場環境で新人や未熟な従業員が仕事を覚えるためのトレーニング手法です。
これは、経験豊富な従業員や上司が指導役となり、実際の作業を通じて技能や知識を伝えるものです。
この方法は、新しいスキルの習得や仕事への適応を促進します。

したがって、1on1は個々の問題や目標に焦点を当てた対話を促進するのに対し、OJTは具体的なスキルや知識の習得に焦点を当てた教育手法と言えます。

1on1を実施する際の注意点

■準備をする

事前に話すトピックや質問を準備しておくことで、効果的な会話が可能になります。

■無理なくスケジュールを立てる

1on1は定期的に行うべきですが、無理なスケジュールは避けるのが懸命です。
参加者を考慮し、無理なく話せる30分程度の時間で設定しましょう。
また、実施場所も双方がリラックスして会話ができる場所を選択しましょう。

■ミーティング相手の意見を受け入れる姿勢

相手の意見を尊重し、信頼関係を築くことが重要です。
また、ミーティング相手が話しやすい環境を作ることも大切です。
ミーティング相手の話に対し関心をもって傾聴することで、より信頼関係を築くことができ、相手の本音を引き出せる可能性も高くなります。

　具体的な傾聴のポイントは以下となります。

　・ミーティング相手が話している間は、自分の考えや意見を押し付けずに、
　　相手の言葉に耳を傾けることが重要です。
　・体の姿勢や視線、表情などで、相手に対する関心や理解を示します。
　・相手の話を深く理解するために、具体的な質問をします。
　・相手が話している間は中断せず、話が終わってから自分の意見や質問を述べます。

■フィードバックを提供する

1on1はフィードバックを提供する絶好の機会です。
フィードバックする内容がミーティング相手のモチベーションに直結するため、なるべくミーティング相手が話した内容を否定するのではなく、良いポイントを見つけるようにし、自分の言葉で要点をまとめてフィードバックするように心がけるのが懸命です。

■プライバシーを保つ

個々の問題や懸念を話し合う場合、プライバシーを保つことが重要です。
会話した内容を他の社員に漏らさないことはもちろんですが、行う場所にも気を使うようにしましょう。

1on1を実施する目的

■目標設定と進捗の確認をすることで社員の成長を強化

リモートワークなどが復旧し、働き方が多様化したことで、以前よりも社員間のコミュニケーションは減少傾向にあるかと思います。
コミュニケーションが減ることで、業務上の悩み、困りごとがあっても解消ができず、生産性の低下、更に離職率の上昇に繋がる可能性もあります。
しかし1on1を実施し深く話し合うことで、社員間の信頼関係の構築がされ、前述のような生産性の低下、離職率の上昇などのリスクを軽減できます。
また、上司や同僚から直接フィードバックを受け取ったり、自身のフィードバックを提供したりすることで、自分では気づくことができなかった改善点を　見つけることもできます。
総じて1on1を定期的に継続することで、目標を設定、実践、改善のPDCAサイクルを回すことができ、社員の成長を強化することが可能となります。

■組織自体の強化のため

1on1は、信頼と理解を深め、より強い組織を作るための機会でもあります。
例えば1on1を通して社員の問題や悩みを早期解決することで、社員の自主性、自信が育まれ、結果モチベーションや、チーム全体、組織全体のパフォーマンスや雰囲気が向上し、社員の定着にも繋がります。
また、成長した社員が上司になれば、より質の高い1on1が実施でき、その結果、社員育成の好循環が生まれ、企業の組織力の強化に繋がります。

ツールを活用した1on1とは

■社内の情報共有が容易になり効果的なコミュニケーションが図れる

ツールを使用すると、会議のスケジューリング、議題の設定、ノートの共有などが容易になります。
実施内容をツール内で記録する機能があれば、継続的に面談の情報を蓄積することが可能です。
蓄積したデータは、たとえ関係者が異動したとしても引き継ぐことができるため
コミュニケーションがスムーズになり、効率的な人材育成に役立つことでしょう。

■場所を問わず、遠隔地からでも効果的な1on1を実施することが可能

ZOOMなどのオンライン会議ツールを利用すれば、遠隔地からでも効果的な1on1を実施することができます。

前述のようにメリットの大きい1on1ですが、ツールを活用することでより効果的で負担なくすすめることができます。
1on1おすすめツールは次の項目でご紹介させていただきます。

Cloud Service Conciergeお勧めツールのカオナビをご紹介

カオナビは多様化する社員の個性も一目で把握することができ、活用が進む人材マネジメントを実現できるクラウド型タレントマネジメントシステムです。
個々の従業員のスキルや能力、業績を可視化し、それを基に人材開発の戦略を立てることができます。
1on1のテンプレートの用意もありますので面談内容を記録し、スムーズな1on1運用が実現可能です。
蓄積したデータからを活かし社員の育成やモチベーション管理、離職防止などさまざまな場面で利用できるでしょう。
また異動先の上司へもカンタンに引き継ぐことができ、業務効率化にもつながります。
カオナビでは、その他目標管理やフィードバックの提供、スキルの可視化など、人材開発に必要な機能が一体化しています。
これらの機能を活用することで、組織の人材戦略の策定や従業員のモチベーション向上、生産性の向上に寄与します。

＼カオナビの製品詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

いかがでしたでしょうか？
1on1はフィードバックの共有、パフォーマンスの評価、目標設定、問題解決などを目的としています。
1on1ツールを導入することで、時間の管理が容易になり、パフォーマンスの改善を具体的に確認できます。
また、タスクの進行状況を一目で把握でき、リモートワークでも効果的な1on1を行うことが可能になります。
これにより、組織のコミュニケーションの質と効率が向上し、従業員の満足度や生産性を高めることに寄与します。
とはいえ、ツールを導入したいけど、どのサービスがいいのか判断ができない！コスト計算など相談にのってほしいなど思っている方がいらっしゃるかと思います。
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