タイムカード勤怠管理の課題解決！電子化で得られるメリットとは

タイムカードを用いた勤怠管理は多くの企業で利用されてきましたが、コロナの対策としてテレワークやリモートワークが急速に普及により、タイムカードによる勤怠管理にはいくつかの課題が浮き彫りになってきました。
徐々にコロナウイルスも収束に向かい、従業員の一部はオフィスに出社し、他の一部はテレワークをするという新しい働き方も広まりつつあります。特に、タイムカードを用いた勤怠管理が主流の企業では、テレワークの増加に伴い、出退勤や残業などの勤務時間を適正に管理することが困難になってきました。そのため、クラウドを用いた勤怠管理システムの導入を進める企業が増えています。
本記事では、タイムカードによる勤怠管理の課題、勤怠管理システム導入のメリットや導入時の注意点、おすすめのシステムについてご紹介します。

勤怠管理をタイムカードで行う際の課題

集計や計算に工数がかかる

タイムカードによる勤怠管理では、手作業での集計や計算が必要となります。
タイムカードの打刻時間を手動で集計し、労働時間や残業時間を計算するため、手間や時間がかかる傾向があります。
さらに、給与システムを利用している際に集計データを転記ミスによる計算間違いも起こりやすく、正確な勤怠データの取得が困難となる場合があります。

打刻漏れや不正打刻の防止管理が困難

従業員がタイムカードの押し忘れや不正打刻を行う可能性があり、修正や補填が必要な場合、過去のデータを正確に再現することが難しくなります。
また、タイムカードは改ざんや代理打刻も容易であり、不正な勤怠記録を防止するのは困難です。

リアルタイムで勤怠状況の確認が不可

タイムカードの記録は集計時に確認されるため、従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握することができません。
長時間の残業や有給休暇の未消化など、問題発覚するのが遅れる可能性があります。
リアルタイムでの勤怠状況の把握は、適切な労働時間管理や労働法の遵守にとって重要です。

フレキシブルな働き方に対応できない

タイムカードによる管理はテレワークやフレックスタイムなどの柔軟な働き方に対応できないことも課題です。
タイムカードは通常、オフィスや工場などの設置場所での出退勤時間を記録するため、リモートワークや自宅勤務などの場合には適用が難しいです。
従業員が自由な場所や時間で働くことが増えている現代において、タイムカードだけで勤怠管理を行うことは限界があります。

勤怠管理の電子化のメリット

管理負担の軽減

タイムカードでの勤怠管理では、従業員の打刻時間を手作業でExcelなどに転記し、労働時間を集計する必要があります。
しかし、勤怠管理システムを導入すると自動計算が可能となり、集計作業の手間と時間を大幅に削減できます。
これにより、ヒューマンエラーによるミスが減少し、労働時間の正確な把握が期待できます。
また従業員の勤怠記録は労働基準法の規定により3年間保管する必要がありますが、タイムカードの紙での保管はスペースとコストを必要とします。
一方、デジタル化された勤怠管理システムでは紙での保管が不要となり負担が軽減されます。

対応コストの削減

従業員の出勤・退勤時の打刻ミスに対する修正作業は、従来のタイムカードでは個別の対応が必要でした。しかし、電子化された勤怠管理システムでは、操作や設定の誤りに対する修正が迅速かつ簡単に行えるため、人事担当者の手間が大幅に削減されます。

労働時間の正確な把握

電子化された勤怠管理システムでは残業時間を即時確認し、労働時間を正確に把握することが可能です。
これにより上司は部下の労働時間を簡単に確認し、チーム内の負荷バランスを把握しやすくなります。

フレキシブルな働き方の実現

従来のタイムカード制度では出社が原則でしたが、電子化されたシステムでは出社しなくても勤怠管理が可能となるため、柔軟な働き方への移行が容易となります。

勤怠管理システム導入時の注意点

既存の給与システムや、就業規則に合っているか

勤怠システムを導入する際には自社の就業規則に基づいて正確に勤怠情報を処理する必要があります。
出退勤時間、休憩時間、残業時間などの計算や管理が就業規則に準拠しているかや、働き方改革に対応しているかも確認が必要となります。
フレックスタイムやテレワークなどの柔軟な働き方に対応できる機能が備わっているかを確認し、従業員の働き方の多様化に柔軟に対応できるシステムを検討しましょう。
また、給与計算システムと連携できるかも確認しておくことが重要です。給与計算に必要な勤怠データの取り込みや処理がスムーズに行えるかを確認しましょう。
連携が円滑に行われることで、給与計算業務の効率化や正確性が向上します。

操作性について

従業員の働き方が多様である場合、柔軟な打刻システムやモバイル対応など、場所や時間に制約のないWEB勤怠管理システムが使いやすいでしょう。
例えば、営業職や現場作業員など、外出や出張が頻繁な場合には、スマートフォンやPCから打刻できるなど、場所を問わず打刻できるシステムが便利です。
また、従業員が日常的に利用する上でストレスなく使えるシステムが望まれます。
ユーザーインターフェースや操作性がシンプルで分かりやすいものを選ぶことで、従業員の利便性と満足度が向上します。
異なる部門や役職の従業員にとっても使いやすい機能が提供されているかを確認しましょう。
例えば、管理職には部下の勤怠状況を確認しやすいようなレポート機能が必要です。
部門ごとのニーズに合わせたカスタマイズや機能追加が可能なシステムが適しています。

CSCおすすめの勤怠システム6選

「KING OF TIME」

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
様々な打刻手段に対応でき、シェアNO.1です。（※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2023年版」 勤怠管理ソフトSaaS市場 利用ID数2022年度実績）
出勤管理、休暇管理、シフト管理などの機能がワンプライスで、人事労務や給与システムも無料で利用可能です。

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「ジンジャー 勤怠」

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
スマホアプリ対応で、打刻場所や勤務形態を選ばない勤怠管理を実現します。
また、カスタマーサクセス担当による充実したサポート体制で初めての人も安心して使って頂けるクラウド型勤怠管理システムです。

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「マネーフォワード クラウド勤怠」

株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
従業員の方も迷わず操作でき、導入負荷の軽減や、エラーや問い合わせの減少に貢献することを考慮したデザインになっています。

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「ジョブカン 勤怠管理」

株式会社Donutsが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
シンプルな画面や操作性で初めて利用する方でも直感的にご利用いただけます。
また、必要な機能だけを選んでご利用いただけるプランにより、余分なコストをかけずに済みます。
＼ジョブカン勤怠管理についての詳細＆資料DLはこちら／

「freee 勤怠管理Plus」

フリー株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムで、「KING OF TIME」のOEM製品です。
「KING OF TIME」と打刻手段や一部機能が異なりますが、費用を抑えて利用可能です。
同メーカーの「freee人事労務」と連携する事により人事情報の連携が可能です。
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「HRMOS 勤怠」

株式会社ビズリーチが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
シンプルに設計された画面でマニュアルなどを見なくても直感的に操作いただけます。
ICカードだけでなくQRコード、タブレットやスマホ、Slack・LINE WORKSなど様々な方法で打刻が可能です。
お一人あたり100円からご利用できるので、費用を抑えたい方におすすめの製品です。

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください

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まとめ

勤怠管理システムの導入は、労働時間の正確な把握や効率化、柔軟な働き方の実現など、さまざまなメリットをもたらします。2024年4月より改正労働基準法が施行され、トラック運転手の時間外労働時間が960時間までに制限されることになりました。2024年問題に対しても正確な勤怠管理が求められるため、システムの導入は有効な対策となります。

▽2024年問題に関しては下記の記事をご覧ください▽

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