シフト作成の課題を解決！システム化するメリットとは？

シフト管理とは従業員の勤務スケジュールを作成・管理するシフト管理は、アルバイトやパートタイマーの従業員が多い企業において、管理を担当する社員の大きな負担となっているのではないでしょうか。
シフト作成や管理は毎週、毎月繰り返される業務のため、業務の効率化をしたいと考える企業も増えています。
本記事では、「シフト管理における課題」、「シフト管理をクラウド化するメリット」、最後に「おすすめのクラウドサービス」について解説します。

シフト作成における課題

シフト作成をシステム化する企業も増えている一方で、まだまだ紙やExcelなどで管理をしている企業も多いのが現状です。
しかし手作業でのシフト作成は時間や手間がかかり、人員配置などにおいて様々な問題が発生します。
シフト管理をアナログで行う際の主な課題としては下記の様なものがあります。

■シフトの作成に時間や手間がかかる

紙やExcelなどで行うシフト作成には時間と手間がかかるだけでなく、従業員の希望や業務ニーズを考慮しながら調整する必要があります。
特に、繁忙期や変則的な勤務形態の場合はシフトの作成自体に時間がかかる傾向にありますが、シフトの変更や調整が必要になった場合、手作業では柔軟な対応が難しいため、さらに作業時間が増えることもあります。

■希望のシフトがなかなか揃わない

従業員にシフトの希望を提出してもらっても、ある日は必要人数に対して希望者が多すぎる、またある日は繁忙日でも希望者が足りないなどがおこりえます。
そこから調整をしてシフト作成をするのは作成者にとって大きな負荷となります。
特に従業員や勤務形態が多い企業の場合は、シフトの調整も複雑になります。

■ミスや回収漏れが発生しやすい

シフト管理を手書きやExcelなどで行う場合、転記ミスやシフトの重複などのミスが発生しやすくなってしまいます。
また、ミスが発生しやすくなるだけでなく、従業員のシフト希望の回収漏れも発生しやすいといった課題があります。

■人員配置により従業員からの不満が生まれる

アナログなシフト管理では、どうしても人員配置が不公平になってしまったり、従業員の希望に沿わないシフトが組まれることがあります。
従業員の希望に沿わないシフトが組まれた場合は、従業員から不満が生まれたり従業員のモチベーションや満足度の低下につながり、最終的には離職の原因となる可能性もあります。

クラウドシステム導入によるメリット

アナログなシフト管理では作成に工数がかかることや、人員配置やシフト回収などについての課題がありますが、このようなお悩みに対しては、クラウドシステムの導入が有効です。
クラウドシステムを導入することによるメリットとしては下記のようなものがあります。

■シフト作成時間、手間を削減できる
システムを導入することで、手作業に比べてシフト作成にかかる時間や手間を大幅に削減することができます。
自動的にシフトを生成する機能がある製品でしたら、従業員の希望や業務ニーズを考慮した効率的なスケジュールを作成することが可能です。

■シフト作成時のミスを軽減
シフト作成のシステム化するメリットとして、システム上でシフト希望を提出してもらえば、
シフトの重複や勤務時間の誤記などのミスや転記漏れなどのミスを軽減することが可能となります。
それにより、正確なシフト作成が可能となり、従業員の希望やシフト変更もクラウド上で管理されるため、情報漏れを防ぐことができます。

■シフトの共有とリアルタイム更新が可能
システムの導入により、システム上でシフトを共有し、リアルタイムで更新することができます。
従業員は自分のシフトを確認し変更や交代勤務の申請などを行うことができるため、コミュニケーションの円滑化とスムーズなシフト管理が可能です。

■集計業務が不要に
システムによるシフト管理では、勤務時間や休暇の集計業務が自動化されます。
従業員の労働時間や休暇残日数などの情報がシステム上で自動的に集計されるため、手作業に比べて業務効率が向上します。
また、システム化することでペーパーレス化も可能なためコストも削減できます。

■最適な人員配置が可能
システムを導入するメリットとしては、従業員のスキルや役職、業務ニーズなどを考慮した最適な人員配置が可能となる他、欠員が生じた際の補充にも対応しやすくなるといったこともあります。
これまで人員配置や補充にかかっていた工数や手間が削減されることにより、効率的なシフト管理が可能となります。

■業務の属人化を防止
特定の管理者がシフト管理を行っている場合、業務が属人化しやすいといった課題がありますが、システムでシフト管理を行うことで、シフト作成や管理が個人に依存することなく、組織全体で共有されるようになります。
そのため、シフト作成者の変動や退職による業務の影響を受けにくく、業務の属人化を防止することができます。
直感的で使いやすいインターフェースを提供しているシステムが多く、「誰でも簡単にシフト作成ができるようになる」、「シフト作成のフォーマットを統一することができる」といったメリットもあります。

システム選定のポイント

シフト管理をシステム化するメリットについて解説いたしましたが、クラウドシステムといっても様々な製品があり、システムを選定することが難しいといったこともあると思います。
また、自社に合っていないシステムを導入してしまった場合は、かえって業務の工数がかかってしまうこともあります。
クラウドシステムの選定ポイントとしては以下の様なものがあります。

■シフト作成者が使えるシステムなのか

シフト作成者がシステムを使いやすいと感じることが重要です。
操作性や使いやすいインターフェースなのかを確認し、実際に業務で使用できそうか検討しましょう。
また、シフト作成者が必要とする機能が備わっているかについての確認をすることも重要です。
シフト作成者が使いやすいシステムを導入することで最大限に業務を効率化でき、長く使っていくことができます。

■シフトを共有できるのか

シフト管理システムには、シフト情報を従業員と共有できる機能が備わった製品もあります。
従業員が自分のシフトを確認できるだけでなく、シフトを変更したり休暇の申請などを行える機能などがあるかについても確認しましょう。
リアルタイムな情報共有が可能なシステムは、従業員の満足度向上やコミュニケーションの円滑化に役立ちます。

■コストが見合うか

シフト管理システムの導入にはコストがかかりますので、そのコストと利益のバランスを考慮することが重要です。
システムの導入費用やランニングコスト、メンテナンス費用などを評価しましょう。
また、システムの拡張性やカスタマイズ性、サポート体制なども考慮して、コストと利益を総合的に判断し、自社のニーズや予算に合ったシフト管理システムを選定しましょう。

Cloud Service Conciergeおすすめのシステム3選

■HRMOS勤怠

「HRMOS勤怠」はIEYASU株式会社が提供している累計導入者数6万社を超えるクラウド型勤怠管理システムです。
初期費用無料、月額料金も低価格なため、導入しやすい点が魅力です。
シフト管理機能については、詳細なシフトパターンの設定や作成したパターンを利用してワンクリックでシフトの作成が可能となり、業務を効率化できます。
他拠点へのヘルプ勤務や1日に2拠点で勤務するシフトも作成できます。
さらに、シフト希望回収機能も搭載しているため、社員が提出した希望シフトをもとに、管理者がシフトを組むという運用が可能です。

シフト作成について（デモ動画）

【機能デモ】ハーモス勤怠の『希望シフト申請』を実演

引用先：https://www.ieyasu.co/media/first_ieyasu_shift/

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください

＼HRMOS 勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

■ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は株式会社Donutsが提供している勤怠管理・就業管理システム人気ランキング9年連続No.1！累計導入社数10万社を超えるクラウド型勤怠管理システムです。
「出勤管理」、「シフト管理」、「休暇・申請管理」、「工数管理」から必要な機能を組み合わせて利用可能なプランやシンプルなUIが特徴です。
特にシフト管理の機能が充実しており、シフトの回収や自動作成まで可能なため、複雑なシフト作成をしたい企業におすすめの製品です。

シフト作成について
https://jobcan.ne.jp/functions/shift/
引用先：https://jobcan.ne.jp/

＼ジョブカン勤怠管理についての詳細＆資料DLはこちら／

■KING OF TIME

「KING OF TIME」は株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供している市場シェアNO.1のクラウド型勤怠管理システムです。
豊富な打刻手段や全ての機能をワンプライスで利用可能な明瞭なプランが人気です。
作成したシフトパターンをワンクリックで当てはめるだけのシンプルな操作のためシフトを作成しやすいだけでなく、シフトの調整時に人数が不足している場合はメールで欠員シフト募集をかけることも可能で機能についても充実しています。

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シフト作成について
https://www.kingoftime.jp/function/shift/
引用先：https://www.kingoftime.jp/

まとめ

本記事では、シフト管理における課題やシステム化するメリットについて解説いたしました。
システムの導入により、正確なシフト管理、業務の効率化が可能となり、他にもペーパーレス化によるコスト削減や担当者の工数の削減などが実現できます。
今回ご紹介した勤怠管理システムの具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。 お気軽にご相談ください。