未来の契約に役立つ電子署名とは？注目製品のDropbox Signのご紹介も！

未来の契約を進化させるとして注目されている電子署名ですが、どのような仕組みで、安心安全に使えるものなのか、不明な点も多いかと思います。
本記事では、そんな電子署名の基本から、業界でも注目度の高い電子署名サービスであるDropbox Signを併せてご紹介いたします。

改めて知る、電子署名とは

電子帳簿保存法の改正など、企業が普段取り扱う契約書類などのルールが目まぐるしく変化していく昨今ですが、それらに対応するためのツールもどんどんと進化を続けている中で、注目の一つと言えるのが電子署名です。

電子署名って何？

電子署名は、電子データに付与される署名のことを示します。

書面契約では、押印や直筆署名にて書類が正当であること、改ざんされていないことを証明します。
紙文書に対してはサインや押印を直接行うことが可能ですが、電子文書では直接手書きのサインや押印ができないため、電子署名の仕様を用いてそれらを証明することになります。

電子署名は署名や署名依頼のタイミングでタイムスタンプが発行され、締結日時が明確に記録されるため、その点においては証拠力の高い契約といえます。

電子署名には2種類ある

電子署名について調べた時、「当事者型署名」と「立会人型署名」という言葉を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。

「当事者型署名」と「立会人型署名」とは、電子署名における方法の違いを示しますが、
どちらも法的拘束力が十分にある方法となります。

大きな違いとしてはそれぞれ本人性を担保の度合いや契約の方法となり、
どちらを選定いただくかは目的と合っているかで判断いただくものとなります。

当事者型署名

当事者型の電子契約では、契約者本人の電子証明書を利用し、電子署名を付与する方法となります。

電子証明書は、認証サービス事業所で本人証明をして得られるオンライン上の身分証です。
そのため、より確実性のある本人確認ができ、契約締結にも信頼性があります。

ただし、電子証明書は契約をする双方ともに必要なものとなり、
証明書発行のためのコストや事前準備の負担も発生し、契約締結までのスピード感や手軽さはありません。

立会人型署名

立会人型署名の電子署名は、電子契約のサービスを提供している事業者が電子署名を付与する方法となります。
立会人型署名は、事業者署名型とも表されることがあります。

ユーザーの本人確認は、電子契約サービスへのログインと、メールアドレスでの認証を組み合わせた認証の方法が多く採用されています。

そのため、立会人型署名の電子契約に必要となるのは、電子契約サービスとメールアドレスのみで、署名をする側のユーザーにも負担をかけにくく、迅速な契約の締結が可能です。

現在でも日本の市場にある電子契約サービスの多くは、この立会人型署名となり、電子契約を利用する多くの企業で導入されている方法です。

電子署名って有効なの？

電子署名は、以下の通り、電子署名法 第2条の「本人性」と「非改ざん性」、第3条の「真正性」にて要件が定められています。

参照：e-GOV 法令検索（電子署名及び認証業務に関する法律）

これらを満たした電子署名を利用することで、押印や直接の署名と同等の法的効力を持ち、契約書や請求書などの書面は電子データとしての運用も有効となります。

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■15分でわかる！電子契約とDropbox Sign

電子署名の活用事例

前の項目にて、電子署名は紙媒体の契約書とも同等の効力を持つことをご紹介いたしましたが、活用の方法としても紙媒体での契約と遜色なく利用できるかという点も導入に向けて重要な要件となるでしょう。
そこで次の項目では、非対面と対面の場合での電子署名の方法についてご紹介します。

非対面での署名

電子署名の場合、メール一つでやり取りが実施できます。

署名を依頼するユーザーがクラウド上にアップロードした電子データに署名の設定を行い、そのデータをメールで送付、依頼を受け取ったユーザーが署名するというのが主な電子署名の流れとなります。

そのため、郵送で行っていた書類のやり取りと同様の流れで運用ができることに加え、
書類の印刷費、郵送費、印紙代などが不要となりますので、大幅なコスト削減も見込めます。

対面での署名

電子署名では、インターネットブラウザから書類（電子データ）を確認し、署名が可能となります。

タッチパネルを搭載した端末でご利用いただくことで、指やタッチペンで電子データに署名を行うことができ、ご利用いただく電子署名の製品によっては、キーボード入力や画像挿入で印影の挿入が可能なものもありますので、紙媒体での契約と変わらない方法で契約締結が可能です。

Dropbox Signのご紹介

ここまでで、電子署名の仕組みや有効性などをご確認いただけたかと思います。
続いて本記事では、様々な電子署名の製品の中から「Dropbox Sign」をピックアップしてご紹介いたします。

Dropbox Signとは

元々HelloSignという名称で提供されていた電子署名サービスを、オンラインストレージサービスを手がけるDropbox社がDropbox Signとしてリブランドしたサービスです。

Dropbox社が提供する製品のため、オンラインストレージサービスであるDropboxとの連携性が強く、Dropboxのアカウントをもっているユーザーであれば、DropboxのアカウントとDropbox Signのアカウントを連携することで、署名済みのデータがDropboxのストレージに自動で格納される機能などがあります。

また、Dropbox Signは米国の 2000 年国際商取引および国内商取引における電子署名に関する法律（ESIGN）、統一電子取引法（UETA）、および欧州連合の eIDAS（EU 910/2014）の要件に準拠していますので、企業間での契約にも有効なサービスです。

参照：Dropbox Sign 適法性の宣言

Dropbox Signの機能と特徴

では、具体的にDropbox Signを導入いただいた場合に、どのような機能がご利用いただけるのか、どのような特徴があるのかをご紹介します。

＝＝機能＝＝

◇電子署名
アップロードした電子データに自由に入力フィールドを設定できます。

◇監査証跡（タイムスタンプ）
署名の依頼、閲覧したユーザー、署名したユーザーなど、署名依頼したデータに対して行われた操作の日時が全て記録されます。

◇テンプレート
任意の電子データに予め署名フィールドを設定して登録することができます。
使用頻度の高い書類をテンプレート化することで、署名依頼の度に署名フィールドを設定する必要がありません。

また、Dropbox Signでは、ご契約ライセンスを持っているユーザーをグループ分けすることも可能となります。
グループごとにテンプレートを共有することもできますので、部署ごとに必要な書類をテンプレート化して共有も可能です。

◇ステータス表示
署名状況を一覧で確認することができ、未署名者を抽出、リマインドメール通知の送信が可能です。

◇インテグレーション
様々なソリューションとの連携ができ、署名の記入、ドキュメントのアップロード、
署名依頼したドキュメントの転送などがより簡単に可能となります。

＝＝特徴＝＝

◇立会人型署名サービス
Dropbox Signは、メールアドレスを使用して認証する『立会人型署名』のサービスです。
契約を結ぶユーザー同士に第三者機関の証明書が必要なく、
メールアドレスだけで署名依頼を送付することができますので、契約に掛かる作業コストを大幅に削減できます。

◇送信件数が無制限
電子署名サービスの多くは、月単位での署名送信数に対して費用が発生するものとなりますが、Dropbox Signは署名を送信するユーザーに対して費用が発生します。

そのため、Dropbox Signのアカウントを持っているユーザーであれば、送信可能な件数に制限はありませんので、月に何件でも署名依頼を送付することが可能です。

なお、API連携が可能な従量課金制のプランもございますので、企業ロゴのある署名画面のカスタマイズや、サードパーティ製のアプリケーションを組み合わせてご利用いただきたい場合には、従量課金制のプランを選んでいただくことも可能です。
（従量課金制の場合、ユーザーは必要なだけ設定いただけます。）

◇Dropboxとの親和性
Dropbox Signでは、Dropboxのアカウントと連携することが可能です。
Dropboxのアカウントと連携することにより、Dropboxのストレージ上にDropbox Signのフォルダが作成され、署名済みのドキュメントが自動で格納されます。

また、Dropbox上のドキュメントから署名依頼を送信することが可能となりますので、
送信の度にDropbox Signのアカウントにログインする必要もなくなります。

Dropboxと連携することで、Dropbox Sign単体では難しい、ドキュメントの保管・管理・共有を一括で対応することが可能となります。

Dropbox Signの価格

Dropbox Signのプランには、署名を作成するユーザー単位で選定いただくユーザー課金のプランと、署名の送信数に対する従量課金のプランの2種類のライセンス形態があります。

利用する状況によって形態を選択可能な点は、他の電子署名サービスにはない、大きな特徴であると言えます。

◇ユーザー課金

署名依頼を送付するユーザー数に併せてご契約いただくライセンス形態です。
署名を送信できる件数は無制限となりますので、署名のやり取りが多い企業や、少ない人数での利用を目的とした企業に適したプランになります。

◇従量課金

APIから、Webアプリからのどちらも同じ署名依頼１件と換算し、同一プラン内で自由にお使いいただけます。
ユーザー数は必要なだけ設定できますので、署名を送付する人数が多い企業や、API利用に対応したいという企業に適したプランです。
※1200件以上のご利用の場合のライセンスもございます。

ただ、プランの形態を選べるといっても、自社の利用に合ったプランはどちらなのか、どちらのプランを選べば想定している運用ができるかなど、すぐに判断することは難しいかもしれません。

そのような場合でも、『Dropbox相談センター』にご相談いただければ、製品のご説明やプランの選定、運用方法についてなども、ご案内が可能となりますので、ぜひご活用ください。

まとめ

本記事では、電子署名の基本と有効性についてと、電子署名サービスであるDropbox Signについてご紹介をさせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

昨今の情勢から、紙媒体から電子媒体への移行はどの企業でも検討頂く必要がある事項であります。
ぜひ、電子署名ツールの導入の検討材料としてご活用いただけましたら幸いです。

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