「勤怠管理システム入門」Cloud Service Conciergeおすすめ5選をピックアップ！

2024年4月より、物流・運送業界、建設・医療業界において時間外労働の上限が設定され、2024年問題などの影響により、勤怠管理システムが注目されています。
しかし、勤怠管理システムといっても様々な製品があり、各製品の違いやどんなシステムが自社に合うのか判断することが難しいといったお悩みもあるかと思います。
本記事では、「勤怠管理システムとはどのようなシステムか」というところから、「勤怠管理をアナログで行うリスク・課題」について、「クラウド型勤怠管理システムを導入するメリット」、そして、「システムを選定するポイント」と「おすすめのクラウド型勤怠管理システム」について解説します。

勤怠管理システムについて

勤怠管理システムとは、企業や組織が従業員の出勤・退勤時間、有給休暇や残業時間などを管理するために使用されるシステムで、勤怠管理業務の効率化を図り適切な管理を行えます。
勤怠管理システムの中でもお勧めなのがクラウド型の勤怠管理システムです。

アナログな勤怠管理のリスクと課題

アナログな勤怠管理、例えば紙のタイムカードやExcelを使用する方法は、長年にわたり多くの企業で採用されてきました。
しかし、アナログな勤怠管理には、データの不正確さ、管理の手間などの様々な課題やリスクがあります。
主な課題やリスクとしては下記の様なものがあります。

■集計に工数がかかる

手作業での集計作業には膨大な工数がかかります。
従業員の出勤・退勤時刻、休憩時間、残業時間など、日々の勤怠データを紙や表計算ソフトに手入力する方法は、時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクも伴います。
さらに、これらのデータを基にして給与計算や労働時間の管理を行う際にも、手間と時間が倍増します。このような手作業による集計作業は、特に人員が多い企業では、人事・総務部門の負担となりがちです。

■データの正確性が損なわれる

手作業によるデータ入力や、紙ベースで記録する際は、誤記入や記録漏れが発生しやすく、結果として勤怠データの正確性を損なう原因となります。
例えば、従業員が出勤簿に間違った時間を記入したり、管理者がデータを集計する際に入力ミスをすると、その情報を基にした給与計算まで誤ってしまい、不正確なデータは労働法遵守の観点からも問題を引き起こし、企業にとってリスクとなり得ます。

■残業・有休などの管理が煩雑になる

アナログな勤怠管理では、勤怠の状況をリアルタイムで確認する事が難しいといった課題があります。
勤怠の状況をリアルタイムで確認できないことにより、残業時間や有給休暇などの適正な管理ができなくなるうえに、休暇管理は取得数や取得期限なども把握する必要があるため、管理が煩雑になってしまいます。

■法改正への対応が難しい

勤怠管理業務では、労働基準法を始めとする勤怠に関連した法律や規制に準拠する必要がありますが、労働基準法などの法律は定期的に改正されています。
アナログな勤怠管理を続けている場合は、法改正への対応が難しく、知らない間に法令に違反してしまう場合もあります。
労働基準法などに違反した企業は、厳しい罰則が与えられるだけでなく、企業としての信用を失う恐れがあります。

システム導入のメリット

勤怠管理をアナログで管理することによるリスクや課題について解説いたしましたが、そういった課題を解決する手段として、近年注目されているのがクラウド型の勤怠管理システムによる勤怠管理です。
勤怠管理をシステム化するメリットとしては、主に下記が挙げられます。

■業務効率が向上する

勤怠管理システムは、勤怠データの集計を自動化できるため、従来のエクセルや紙のタイムカードでの勤怠管理からシステム化することにより、工数や転記ミスの削減が可能です。
他にも、電子化することで紙代などの経費も削減できるといったメリットがあります。

■不正打刻を防止できる

残業の申請や出退勤の時間をタイムカードで管理したり、従業員からの自己申告制にしている場合は不正打刻が発生する恐れもあります。
勤怠管理システムは、始業と終業の打刻をICカードやスマートデバイスを使用して行うことができるため、正確な労働時間の記録が可能です。
指紋認証や静脈認証、顔認証などに対応したシステムであれば、より不正打刻の防止に役立てることができます。

■正確な勤怠管理が可能

クラウド型勤怠管理システムは、勤怠の状況をリアルタイムでインターネットからいつでもどこでも確認できるため、正確な勤怠管理が可能となりますし、申請や承認もスマートフォンやPCから対応できるためテレワークにも柔軟に対応できます。
また、時間外労働の上限規制に対応するアラート機能が備わっている製品も多く、さらにアラート時間をカスタマイズできる製品であれば、事前にアラートを設定することで法違反を未然に防ぐことも可能です。

■最新の法対応が可能

労働基準法などの法律は度々改正があり、アナログな勤怠管理では改正の度に対応することは、担当者の負担が大きく、法令違反によるリスクも伴います。
クラウド型勤怠管理システムであれば、年に数回自動アップデートされるため常に最新の法令に対応でき、管理者や担当者の負担を軽減させることが可能です。

製品の選定ポイント！

クラウド型勤怠管理システムは、様々な勤怠管理の課題を解決できる製品ですが、製品の種類も多くどのようなシステムを導入すればいいのか選定が難しいといった声もあるかと思います。
製品を選定する際のポイントとしては以下が挙げられます。

■必要な機能が搭載されているか

まず、実際に運用するにあたり、自社に必要な機能が搭載されているかどうかを確認する必要があります。
例えば、リモートワークやフレックスタイムなど多様な働き方に対応するためには、場所を問わず打刻ができるマルチデバイスに対応可な、柔軟な勤務時間設定ができる機能が必須です。
また、労働時間の正確な管理だけでなく、休暇管理やシフト管理など、幅広い業務を一元管理できるシステムの方が、効率的な運用が期待できます。
自社に合った製品を導入するためには、事前に社内で話し合い、自社に必要な機能を洗い出すことが重要です。

■従業員にとって使いやすいシステムなのか

機能が充実している製品であることも重要ですが、実際に使用するのは従業員や管理者になります。
多機能な製品を導入したとしても、操作が難しかったり使いにくいなどがあれば、せっかくシステム化してもかえって業務効率が落ちたり、従業員の不満に繋がる恐れもあります。
クラウド型の勤怠管理システムは無償のトライアルが可能な製品が多いため、本導入の前に、まずは、トライアルを利用して使用感などを試すことをおすすめいたします。

■費用が見合うのか

機能面や使用感などシステムの選定に対して様々な確認ポイントがありますが、長くシステムを使用していくためには、費用感が自社に合っているかも重要です。
長期間、使用するために、月々発生する費用だけでなく、システムの導入後に発生する可能性のある追加費用や、アップデート費用の有無についても確認した方がいいでしょう。
事前に費用やどんな機能を搭載しているかを確認することで、費用対効果の高い製品を導入することが可能となります。

■どんなシステムと連携できるのか

クラウドサービスのメリットとして他のサービスと連携ができるといったことがあります。
同メーカーのシステムとしか連携できないシステム、他社の製品とも連携できるシステムなど製品によって異なります。
既にクラウドサービスを導入されている企業であれば、自社で使用しているシステムと連携できる製品を選ぶことにより業務の効率化が期待できます。

■サポート体制

システムを導入する際には、サポート体制についても事前に確認することをおすすめします。
例えば、トライアルの実施中の質問についても対応してくれるサポートがあれば、疑問を解消しながら本番で使用する環境を構築することができます。
電話、メール、チャット、問い合わせフォームなどのサポートは基本無料で利用できる場合が多くなっていますが、メールやチャットのみのサポートで電話には対応できないなど製品によっても異なります。
また、専任の担当者がサポートしてくれるような有償のサポートが可能な製品もあり、どんなサポート体制が必要なのかを事前に確認しましょう。

Cloud Service Concierge　おすすめの勤怠管理システム5選

勤怠管理の選定ポイントについて解説いたしましたが、特におすすめの勤怠管理システムは以下の5製品になります。

■KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズ社が提供するシェアNO.1のクラウド型勤怠システムです。
豊富な打刻手段や出勤管理、休暇管理、シフト管理などの機能がワンプライスで利用できるコストパフォーマンスの高さが人気です。
勤怠管理がメインの製品ですが、人事労務、給与などのオプションも無料でご利用できます。

＼KING OF TIMEについての詳細＆資料DLはこちら／

■ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTSが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
必要な機能だけを選んで使えるシンプルな料金体系が好評で、業種・規模問わず利用できます。シフト機能が充実しているため
医療・介護・物流・建設業界の利用実績も多くあります。

＼ジョブカン勤怠管理についての詳細＆資料DLはこちら／

■マネーフォワード クラウド勤怠

株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
変形労働時間制などの様々な雇用形態の就業ルールに対応しており、拠点をまたいだ労働時間の管理や集計も可能です。
他社のクラウドサービスで連携可能な製品が多いことが特徴で、マネーフォワードクラウドシリーズと呼ばれる給与、会計、経費などと一緒にご利用いただくことで更に業務効率化を実現できます。

＼マネーフォワード クラウド 勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

■ジンジャー勤怠

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
スマホアプリ対応で、打刻場所や勤務形態を選ばない勤怠管理を実現します。
また、カスタマーサクセス担当による充実したサポート体制で初めての人も安心して使って頂けるクラウド型勤怠管理システムです。

​​​​​​​＼ジンジャー 勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

■HRMOS勤怠

IEYASU株式会社（ビズリーチグループ）が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
HRMOS勤怠の特徴として、料金の安さが挙げられます。
基本機能のみの一人月額100円のプランでも打刻、残業、休暇などの一元管理が可能なためコストを抑えたい企業におすすめのサービスです。
様々な無償・有償のオプションがあり、勤怠管理だけでなく稟議や日報、給与明細などにも対応可能です。

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください

＼HRMOS 勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

導入時の注意事項

おすすめのクラウドサービスをご紹介いたしましたが、導入の際に注意していただきたいポイントとして以下のものがあります。

■最低ライセンス数
製品によっては、1ライセンスからご利用可能な製品もあれば、10ライセンス以上など最低契約ライセンスが定められている製品もあります。
特に、小規模な企業の場合は最低契約ライセンスが利用人数を上回ってしまうこともありますので確認しましょう。

■初期導入費用の有無
システムを導入する際の初期導入費用が無料の製品もあれば、費用が発生する製品もあります。
製品によって初期導入費用も様々ですが、予算に合わなくなってしまう恐れもありますので、初期導入費用の有無や金額については確認しておくのがいいでしょう。

■トライアルの有無
トライアルは、無償でシステムを操作して使用感を試したり、本番で使用する環境を構築するなどが可能なため、できるだけ利用するのがおすすめです。

■契約形態
勤怠管理システムに限らずですが、クラウドサービスには基本的に月額契約、年額契約の2つの契約形態があります。
利用者の増減が激しい企業であれば月額契約の製品を選んでいただくといった方法もあります。

まとめ

本記事ではクラウド型勤怠管理システムの概要、課題やリスク、導入するメリット、おすすめの製品、システムを選定する際のポイントや注意事項などについて解説いたしました。
今回ご紹介した製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。
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