Zoom Workspace Reservationとは？機能や活用メリットについてご紹介します！

Zoomは、リモートワークやオンライン会議のためのツールとして世界中で広く利用されています。
ハイブリッドワークやリモートワークが普及している近年では、効率的なワークスペース管理が可能な「Zoom Workspace Reservation」機能が注目されており、Zoom Workspace Reservationを活用することで、オフィスやコワーキングスペースの予約が簡単に行えるようになります。
この記事では、Zoom Workspace Reservationの使い方とその利点について詳しく説明します。
ぜひ最後までご覧ください。

Zoom Workspace Reservationとは？

Zoom Workspace Reservationは、ビデオ会議ツールとして世界に浸透しているZoomから提供されているオフィススペースを予約するための機能です。オフィスワークとリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークが普及している現代において、Zoomのアプリを通じて利用できるZoom Workspace Reservationは、会議室・座席・コワーキングスペースといったオフィススペースの予約の効率的な管理や有効利用といった柔軟な働き方を促進に活用いただけます。

座席の予約手順

Zoom Workspace Reservationを利用した座席の予約手順は非常にシンプルとなっており、予約は大きく5つのステップで行います。

空き状況を確認

PCやモバイル・タブレットにて利用可能なスペースを表示し、予約したい日付と時間帯の空き状況を確認します。

任意の座席を予約

空いている座席の中から、希望する座席を選択して予約を行います。予約は数クリックで完了し、座席の場所や設備・周囲の環境などを考慮して選ぶことができます。

予約した座席へチェックイン

予約した席へ到着したら座席へチェックインします。チェックインはQRコードをスキャンする方法やアプリ内のボタンを押す方法など、簡単に行えるようになっています。

予約したスペースを利用

チェックインが完了したら、予約した座席やスペースを利用します。

座席利用後にチェックアウト

利用が終わったら、チェックアウトを行います。チェックアウトを行うことで他のユーザーが座席を利用できるようになります。

Zoom Workspace Reservationのメリット

コロナ禍を通じてハイブリッドワークやリモートワークが普及した現代において、オフィススペースの有効活用が1つの悩みとなっている企業も多いのではないでしょうか。
そこで、Workspace Reservationを活用することで得られるメリットについてご紹介します。

従業員の利便性向上

Zoom Workspace Reservationは、リアルタイムにオンライン上で空き状況を確認し、自分のスケジュールに合わせて必要なスペースを予約することができます。また、予約自体もは直感的で使いやすいため、技術に詳しくない従業員でも簡単に利用できます。

リソースの効率的な利用

オフィス内のデスク・会議室・コワーキングスペースを効率的に管理することで、リソースの無駄遣いの防止に繋がります。予約システムを利用することでスペースの重複利用や空きスペースの発生を最小限に抑えることができ、オフィス全体の運営効率が向上します。また、使用状況のデータを分析することで将来的なスペースの最適化にも役立てることができます。

コストの削減

効率的なリソース管理は、オフィス運営にかかるコストの削減にもつながります。無駄なスペースの削減や必要なリソースを適切に配分することで、結果としてオフィスの維持費用を抑えることに繋がっていきます。さらにリモートワークやハイブリッドワークの推進により、物理的なオフィススペースの需要が減少し、長期的なコスト削減も見込むことができます。

機能を利用するために必要なライセンス構成について

Zoomの契約には、基本ライセンスとなるミーティングライセンスが必要となります。
Zoom Workspace Reservationの機能を利用するためには、Zoomの基本ライセンスと併せて以下のオプションを契約する必要があります。

Zoom Workspace Reservation

会議室・座席・コワーキングスペースといったオフィススペースなどをZoomのポータル上から設定・予約するためのオプションライセンスです。

Zoom Rooms

会議室に常設されている端末にライセンスオプションを紐づけることで、TV会議のような形で会議室からZoomのミーティングへ参加が可能となるオプションライセンスです。
ライセンスに付随する機能の一つとして、Zoom Workspace Reservationの機能も含まれています。

Zoom Common Area Phone

会議室や受付といった共用スペースに設置する固定電話向けのZoom Phoneのオプションライセンスです。

詳しいプランや金額が知りたい場合は専門コンシェルジュへお気軽にご相談ください。

まとめ

この記事ではZoom Workspace Reservationの機能やメリットについて紹介しました。
Zoom Workspace Reservationを導入することで従業員の利便性の向上やリソースの効率化に繋がります。
ご紹介した製品は、SB C&Sが運営する『Cloud Service Concierge』でお取扱いのある製品です。
もしご興味をお持ちいただけましたら、Cloud Service Conciergeへお気軽にご相談ください。
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