ビジネスチャットツール導入のメリット・選び方をご紹介

2023-10-25 07:06CSC運営事務局

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近年、新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革の一環として、テレワークを採用する企業が増えてきています。
しかし、リモートでの業務が困難な場合や、社員間のコミュニケーションが不足するという課題がテレワークの導入に伴って挙げられるようになりました。
社員間のコミュニケーションを確保し、業務の効率化を図るための対策として、ビジネスチャットツールの需要も高まり、コロナ禍を機に導入する企業が増えてきています。

この記事では、ビジネスチャットツールを導入するメリットとその選び方についてご紹介します。

目次[非表示]

1.ビジネスチャットツールとは
2.ビジネスチャットツール導入のメリット
3.ビジネスチャットツールの選び方
4.おすすめのビジネスチャット
5.まとめ

ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、企業内のコミュニケーションを効率化するためのツールです。従業員同士がリアルタイムで情報を共有したり、ファイルを送信したりすることができます。また、グループチャットや個別のダイレクトメッセージなど、コミュニケーションの形式を選ぶことができます。リモートワークやテレワークの普及に伴い、現場から離れた場所でも円滑なコミュニケーションを保つために利用されています。ビジネスチャットツールの利用により、業務効率の向上や生産性の向上が期待できます。

ビジネスチャットツール導入のメリット

以下、ビジネスチャットツールの導入メリットをご説明します。

生産性の向上

ビジネスチャットツールを導入することで、リアルタイムなメッセージのやり取りが可能となり、コミュニケーションにかかる手間や時間が大幅に削減されます。これにより意思疎通がスムーズに行われ、生産性の向上を図ることができます。また、チーム内での情報共有も容易になるため、作業の進行状況が一目でわかり、業務効率が大幅に改善します。

情報共有の簡略化
従来のメールや電話によるコミュニケーションでは情報共有に課題がありました。しかし、ビジネスチャットツールを利用することで、メンバー全員にグループチャットなどで関係者へ一斉に情報を伝えることが可能となり、情報共有が簡略化されます。これにより、情報の遅延や漏れを防ぐことが可能です。

コミュニケーションの活性化
電話やメールではためらってしまうような些細な質問でも、気軽に聞くことができます。これにより、コミュニケーションが活性化し、より良い意思決定を行うことが可能となります。また、ツール上でのコミュニケーションは記録として残るため、後から確認することも可能です。これにより、誤解やミスを防ぐことができます。

タスク管理や会議の効率化
場所や時間を問わずに会議やタスクの確認ができます。これにより、リモートワークやグローバルなチームでも円滑なコミュニケーションが実現し、タスク管理や会議の効率化が図られます。また、ツール内でのスケジュール調整や議事録の共有など、会議に関する作業も一元化できます。

ビジネスチャットツールの選び方

次にビジネスチャットツールの選び方をご説明します。

導入目的にあっているか
ビジネスチャットツールを選ぶ際には、まずは導入目的を明確にすることが重要です。情報のリアルタイム共有が目的であれば、高速なメッセージ送受信が可能なツールを、セキュリティが重要であれば強固なセキュリティ機能を持つツールを選びましょう。また、タスク管理やスケジュール調整など、特定の機能を重視する場合もその機能が充実しているツールを選ぶことが求められます。自社のビジネススタイルやニーズに合ったツールを選ぶことで、導入後の効果を最大限に引き出すことが可能となります。

導入費用が予算に見合っているか
導入費用は、ツールにより大きく異なります。また、導入費用だけでなく、運用費用も考慮に入れる必要があります。サポート費用やアップデート費用など、初期費用以外にも発生するコストを把握し、総合的なコストパフォーマンスを考えることが求められます。予算内で最大限の効果を得られるツールを選ぶためにも、事前の市場調査や比較検討が重要となります。

操作性が分かりやすいか
操作性の良さも重要な選定基準となります。直感的に操作できるユーザーインターフェースは、ツールの利用率を高め、結果的に生産性の向上に寄与します。また、スタッフ全員がストレスなく使えるツールを選ぶことで、コミュニケーションの活性化や業務効率の向上を実現できます。
実際に試用版を使って操作感を確認するなど、操作性を重視した選定を行うことが推奨されます。また、ツールの導入後も継続的なフォローアップやサポートが必要となるため、その点も確認しておくことが必要です。