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ビジネスチャットツール導入のメリット・選び方をご紹介


近年、新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革の一環として、テレワークを採用する企業が増えてきています。
しかし、リモートでの業務が困難な場合や、社員間のコミュニケーションが不足するという課題がテレワークの導入に伴って挙げられるようになりました。
社員間のコミュニケーションを確保し、業務の効率化を図るための対策として、ビジネスチャットツールの需要も高まり、コロナ禍を機に導入する企業が増えてきています。

この記事では、ビジネスチャットツールを導入するメリットとその選び方についてご紹介します。


目次[非表示]

  1. 1.ビジネスチャットツールとは
  2. 2.ビジネスチャットツール導入のメリット
  3. 3.ビジネスチャットツールの選び方
  4. 4.おすすめのビジネスチャット
  5. 5.まとめ


ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールとは、企業内のコミュニケーションを効率化するためのツールです。従業員同士がリアルタイムで情報を共有したり、ファイルを送信したりすることができます。また、グループチャットや個別のダイレクトメッセージなど、コミュニケーションの形式を選ぶことができます。リモートワークやテレワークの普及に伴い、現場から離れた場所でも円滑なコミュニケーションを保つために利用されています。ビジネスチャットツールの利用により、業務効率の向上や生産性の向上が期待できます。


ビジネスチャットツール導入のメリット

以下、ビジネスチャットツールの導入メリットをご説明します。


  • 生産性の向上

    ビジネスチャットツールを導入することで、リアルタイムなメッセージのやり取りが可能となり、コミュニケーションにかかる手間や時間が大幅に削減されます。これにより意思疎通がスムーズに行われ、生産性の向上を図ることができます。また、チーム内での情報共有も容易になるため、作業の進行状況が一目でわかり、業務効率が大幅に改善します。


  • 情報共有の簡略化
    従来のメールや電話によるコミュニケーションでは情報共有に課題がありました。しかし、ビジネスチャットツールを利用することで、メンバー全員にグループチャットなどで関係者へ一斉に情報を伝えることが可能となり、情報共有が簡略化されます。これにより、情報の遅延や漏れを防ぐことが可能です。


  • コミュニケーションの活性化
    電話やメールではためらってしまうような些細な質問でも、気軽に聞くことができます。これにより、コミュニケーションが活性化し、より良い意思決定を行うことが可能となります。また、ツール上でのコミュニケーションは記録として残るため、後から確認することも可能です。これにより、誤解やミスを防ぐことができます。


  • タスク管理や会議の効率化
    場所や時間を問わずに会議やタスクの確認ができます。これにより、リモートワークやグローバルなチームでも円滑なコミュニケーションが実現し、タスク管理や会議の効率化が図られます。また、ツール内でのスケジュール調整や議事録の共有など、会議に関する作業も一元化できます。


ビジネスチャットツールの選び方

次にビジネスチャットツールの選び方をご説明します。


  • 導入目的にあっているか
    ビジネスチャットツールを選ぶ際には、まずは導入目的を明確にすることが重要です。情報のリアルタイム共有が目的であれば、高速なメッセージ送受信が可能なツールを、セキュリティが重要であれば強固なセキュリティ機能を持つツールを選びましょう。また、タスク管理やスケジュール調整など、特定の機能を重視する場合もその機能が充実しているツールを選ぶことが求められます。自社のビジネススタイルやニーズに合ったツールを選ぶことで、導入後の効果を最大限に引き出すことが可能となります。


  • 導入費用が予算に見合っているか
    導入費用は、ツールにより大きく異なります。また、導入費用だけでなく、運用費用も考慮に入れる必要があります。サポート費用やアップデート費用など、初期費用以外にも発生するコストを把握し、総合的なコストパフォーマンスを考えることが求められます。予算内で最大限の効果を得られるツールを選ぶためにも、事前の市場調査や比較検討が重要となります。


  • 操作性が分かりやすいか
    操作性の良さも重要な選定基準となります。直感的に操作できるユーザーインターフェースは、ツールの利用率を高め、結果的に生産性の向上に寄与します。また、スタッフ全員がストレスなく使えるツールを選ぶことで、コミュニケーションの活性化や業務効率の向上を実現できます。
    実際に試用版を使って操作感を確認するなど、操作性を重視した選定を行うことが推奨されます。また、ツールの導入後も継続的なフォローアップやサポートが必要となるため、その点も確認しておくことが必要です。


おすすめのビジネスチャット

最後におすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。


LINE WORKS
チャットだけでなく、メール、スケジュール管理、ファイル共有、ビデオ会議など、ビジネスに必要な機能を一つにまとめたツールです。

  LINE WORKS|サービス|Cloud Service Concierge Cloud Service ConciergeによるLINE WORKSの紹介ページです。LINE WORKSは、LINEのような操作感+法人利用を想定しセキュリティと管理機能を踏襲したコミュニケーションツール。ITが苦手な社員でもスマホで簡単に使える、教育不要で定着が進む。だからこそ気軽に始められるDXツールとして選ばれてます! SaaS業界に精通したプロが最適なツールを厳選|Cloud Service Concierge



Chatwork
チャット機能以外にタスク管理、ファイル共有、ビデオチャットなど、ビジネスに必要な機能を一つにまとめています。
チャット内でタスクを作成し、期限や担当者を設定することができます。これにより、メンバー間の役割分担や進捗管理が容易になります。

  Chatwork|サービス|Cloud Service Concierge Cloud Service ConciergeによるChatworkの紹介ページです。Chatworkは、初めてビジネスチャットをご利用の方もすぐに活用でき、あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーションの円滑化・業務の効率化を支援します。 SaaS業界に精通したプロが最適なツールを厳選|Cloud Service Concierge



まとめ

ビジネスチャットの需要は、今後も高まっていくことが予想されます。
新型コロナウイルスの影響でテレワークが増え、対面コミュニケーションが難しい状況が続いています。そのような中で、社内のコミュニケーションをスムーズに行うために、ビジネスチャットの活用を考えてみてはいかがでしょうか。


『Cloud Service Concierge』では、SaaS業界のサービスに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。
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CSC運営事務局
CSC運営事務局
SB C&S株式会社内SaaS専門チーム「Cloud Service Concierge」が記事の執筆や監修を進めています。ブログ記事は、SaaSの基礎知識やSaaS製品の選定ポイントなどを中心に情報を発信しています。

 

 

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