【ウェビナー初心者向け】開催前・開催中・開催後で実施すべきことまとめ

新型コロナの感染拡大や働き方改革の影響でオフラインイベントをオンラインに切り替える企業が増えてきています。しかし、オンラインで実施するために何が必要なのか、オフラインイベントとは何が異なるかなど懸念点や不明点を払拭できないまま実施している企業様も多いようです。今回は、そのような方向けにオンラインイベントの始め方を紹介します。

オフライン・オンラインに関わらない！重要なのは”目的の明確化”

新型コロナウイルスの影響により対面でのコミュニケーションが難しくなっている昨今、リモートワークの普及と共にウェビナーの需要も高まっています。ウェビナーとはオンライン上で実施されるセミナーのことで、ウェブセミナー・オンラインセミナーとも呼ばれます。

では、従来型のセミナー開催時の準備とはどう違うのでしょうか。

オンライン特有の注意点などを踏まえてご紹介します。ウェビナー開催時の準備として、何から着手したらいいのか戸惑うかもしれませんが、セミナーの応用と捉えてみれば問題はありません。

最初に行うべきは、目的の明確化です。

情報提供を目的とするのか顧客獲得を目的とするのかによって、それぞれのウェビナーに応じた準備をする必要があります。目的を明確にすることは、そのウェビナーの内容やテーマを考案する際の手助けとなり、ウェビナー参加の対象者を絞ることにも繋がります。

ウェビナー開催前に準備すべきこと・必要なこと

参加者への申込確認

ウェビナー配信が決まったら、製作はもちろんですが参加者への告知も重要となります。
せっかく準備して開催するのに、参加者が少なく思い通りの結果にならなかったのでは意味がありません。
自社のWebサイトはもちろん、ソーシャルメディアやWeb広告など、あらゆる媒体を利用し、さまざまな人の目に留まるよう呼びかけることでより多くの方に参加してもらうことができます。

必要機材の準備

配信の際に、特に気をつけたいのが機材の準備です。

オンデマンド型であればやり直しができますが、ライブ配信の場合、多数の人へ影響を及ぼしてしまいます。カメラやマイクはパソコンに付属されているものでなく、性能の良い外部機器を準備しておくことが望ましいです。

また、画面越しでの表情は読み取りにくいため、照明機器もウェビナーの必須アイテムと言えます。
本番前に必ずリハーサルを行うことで機材トラブルを防ぐことができます。

当日のコンテンツ

オンデマンド配信の場合は、予め製作した動画を配信することになりますが、ライブ配信の場合は、その場で進行していく流れとなります。
後者の場合、注意しておきたいのが各担当スタッフを用意しておくことです。講師や司会者のような出演者のほかにも、シナリオを把握した機材担当や撮影担当などのスタッフを準備しておくことでスムーズな配信を可能にします。

また、画面共有などを通じて資料を見せる場合には、フォントサイズを大きくするなどの配慮をして、視認性を担保できるようにすることも重要となります。

当日の開催環境

ウェビナーを行う際に起きやすいのが接続トラブルです。

開催者側がしっかりと準備していても、参加者起因のトラブルは起きてしまうものです。特に人数が多いウェビナーでは、余裕を持った開始時間を設定し、接続可能時間を早めるなどの配慮が必要です。

また、もしトラブルが生じてしまった場合でもスムーズに解決するために、専属の担当スタッフを準備しておくことが理想的です。

ウェビナー開催中に気をつけるべきこととは

トラブルが起きたときの対処

万全に準備をした上で、自信を持って開催することが重要です。主催者としては、音声や映像の乱れに敏感になりがちですが、多少のことであればそのまま続け、重大なトラブルが生じてしまった場合は、落ち着いて対処することが重要となります。主催者側と参加者側では実際の配信状況がことなるため、参加者側の映像をチェックするスタッフを用意しておくことで、早期にトラブルを検知することができます。

参加者とのコミュニケーション

映像や音声、ウェビナーの内容については、例えば参加者に音声のボリュームや画面の明るさは適切かを冒頭で問いかけておくことも有効です。また、本番中に活用すべき機能として、テキストチャットがあり、出演者と主催者との連絡手段として役立つほか、参加者への情報共有や質問、回答などのやりとりにも活用できます。

ウェビナー開催後に実施すべきこととは

結果の検証

ウェビナーを配信すると、参加人数や閲覧履歴など参加者のさまざまなデータを取得することができます。
チャット機能やアンケート機能などを使えば、参加者の反応などをより詳しく調査することも可能です。
これらのデータを検証し、うまく活用することで、次回のウェビナーに役立てることができ、より質の高い配信へと繋がります。

データの活用

検証したデータは資産です。次回のウェビナーに役立つだけでなく、マーケティングや営業活動に利用することができます。ウェビナーの効果を最大限発揮するために、社内で情報共有の体制整えておくことが重要です。

今回はウェビナー開催に際し、事前の準備から開催中・開催後までの実施すべきことをご紹介しました。
より詳しく知りたい方は以下の資料も併せてご覧ください。