勤怠管理を効率化する？！　ICカードの活用術とは

働き方改革関連法などにより、近年、勤怠管理システムの導入を検討する企業が増加しています。
勤怠管理システムには様々な打刻方法がありますが、その中でも打刻が手軽に可能なICカードを利用した打刻方法が注目されています。
本記事ではICカードを利用した打刻方法について、「メリット」や「おすすめできるケース」、「導入前の確認・注意事項」、最後にICカードで打刻が可能な「おすすめの勤怠管理システム」について解説します。

ICカードでの打刻について

ICカードでの打刻は、従業員が出勤や退勤時に専用のカードリーダーにICカードをかざすことで、勤怠情報が自動で記録される仕組みになっています。
従来のタイムカードによる手書きや、PCでExcelを利用する管理方法に比べて、手軽かつ正確に勤怠管理を行うことができるため、大幅な業務効率化が期待できます。

ICカードで打刻するメリット

ICカードで打刻を行うメリットとしては以下の様なものがあります。

■個人用のスマートフォン・PCがなくても打刻ができる
ICカード打刻は、個人用のスマートフォンやPCを持っていない従業員でも利用できるため、従業員の入退社が多く、個人デバイスを支給していない場合に非常に便利です。
従業員はICカード一枚を持つだけで出勤・退勤の打刻が可能となるため、従業員全員がシステムを簡単に利用でき業務の効率化に繋がります。

■操作が簡単で分かりやすい
ICカードでの打刻は操作が簡単で分かりやすいといったメリットがあります。
従業員はICカードを読み取り端末にかざすだけで打刻が完了するため、専門的な知識がなくても誰でも簡単に打刻が可能なため、勤怠管理システムの導入がはじめての企業にもおすすめできます。

■不正打刻を防止できる
ICカードは個人に紐付ける仕組みのため、他人のタイムカードを使用して打刻するといった不正打刻の防止にも繋がります。
勤怠管理をより正確にし、企業の人事管理や労働時間の管理における信頼性が向上します。
ICカードを利用した打刻に変更することで、勤怠データの正確性が保たれ、企業の人事管理や労働時間の管理がより厳密に行えるようになります。

ICカード打刻をおすすめできるケース

ICカードでの打刻は、利便性が高く多くの企業で業務効率化を実現させることが可能ですが、以下の様な企業には特におすすめです。

■出社する従業員が多い
出社する従業員が多い企業では、出勤時の打刻に時間や手間がかかってしまうといったことがあるかと思いますが、ICカードで打刻を行うことで、タイムカードを挿入したり、PCから勤怠を入力する必要が無くなるため、迅速かつ正確な勤怠管理が可能になります。

■低コストで勤怠管理を行いたい
ICカードでの打刻は、別途読み取りのためのカードリーダーも必要ですが、勤怠管理システムに使用する打刻機の中では安価な物もあるので初期導入費用を抑えられ、コストを抑えつつ不正打刻を防止したい企業に適しています。

■電車・バス通勤の従業員が多い
ICカードでの打刻には、FeliCa規格の交通系ICカードが利用できるため、電車通勤、バス通勤の従業員が多い企業の従業員にとっては、一枚のカードで複数の用途に対応できるため、管理がしやすく、企業にとっても新たにICカードを購入しないで済むためコストを抑えることができます。

ICカードでの打刻を導入する前の確認・注意事項

上記のような様々なメリットがあるICカード打刻ですが、ICカードに対応した勤怠管理システムを導入し、打刻を行うまでには様々な確認事項や注意事項があります。
主に以下のようなポイントがあります。

■必要な機能を搭載しているか
クラウド型の勤怠管理システムはICカードでの打刻に対応した製品がほとんどですが、システムそのものに搭載している機能はそれぞれ異なっているため、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認することが大切です。
また、ICカードリーダーもシステムによって対応している機種が異なる場合もあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

■対応しているICカードの規格
ICカードは主に2つの規格に分けられますが、カードリーダーによって対応する規格が異なっています。
FeliCa規格は主に交通系ICカードやおサイフケータイなどで使用されていますが、一方でMIFARE規格はtaspoや社員証などで利用されています。
FeliCa規格は、通勤などで日常的に使用されることが多く、既に社員が持っている可能性が高いといったメリットがありますが、MIFARE規格も既に社員証で利用している場合は社員証で打刻が可能なため利便性が高いといえます。

■コストについて
既に交通系ICカードや社員証などのICカード打刻に対応したカードを所持していれば新たにカードの購入は不要ですが、他にもICカードリーダーの購入費用や勤怠管理システムの導入費用、利用料金などのコストは別で発生します。
導入前に全体でかかる費用について確認し、コストに見合う製品なのかについて社内で確認しておきましょう。

■ICカードの管理方法について
ICカードでの打刻を利用する場合に最も注意が必要なのはカードの管理方法についてです。
利便性が高い打刻方法ですが、どうしてもICカードの紛失リスクがあり、個人情報の流失などにも繋がるためカードの管理方法については、会社で相談しておいた方がいいでしょう。
例えば、通勤に使用していないICカードであれば管理場所を設置して終業後に事業所に置いて帰るという方法もあります。

おすすめの勤怠管理システム

勤怠管理システムやICカード打刻の確認・注意事項について解説しましたが、ICカードでの打刻が可能な勤怠管理システムの内、Cloud Service Concierge （クラウドサービスコンシェルジュ）でご支援が可能な勤怠管理製品は以下になります。

ジンジャー勤怠

jinjer株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
スマホアプリ対応で、打刻場所や勤務形態を選ばない勤怠管理を実現します。
また、カスタマーサクセス担当による充実したサポート体制で初めての人も安心して使って頂けるクラウド型勤怠管理システムです。

​​​​​​​＼ジンジャー勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

マネーフォワードクラウド 勤怠

株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
他社のクラウドサービスで連携可能な製品が多いことが特徴で、マネーフォワードクラウドシリーズと呼ばれる給与、会計、経費などと一緒にご利用いただくことで更に業務効率化を実現できます

＼マネーフォワード クラウド 勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

HRMOS勤怠

IEYASU株式会社（ビズリーチグループ）が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
シンプルに設計された画面でマニュアルなどを見なくても直感的に操作いただけます。
ICカードだけでなくQRコード、タブレットやスマホ、Slack・LINE WORKSなど様々な方法で打刻が可能です。
基本機能のみの最も安いプランでも打刻、残業、休暇などの一元管理が可能なためコストを抑えたい企業におすすめのサービスです。

ICカード打刻に必要な備品を確認したい方はこちら（https://faq.ieyasu.co/kintai/3721/）

HRMOS勤怠が気になる方はこちらから特集記事もご確認ください

＼HRMOS 勤怠についての詳細＆資料DLはこちら／

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTSが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
料金は使用する機能数毎のプランとなっており、工数管理のプランもあり、シフト機能が充実していてシフト希望の回収や自動作成なども可能なため、複雑なシフトに対応したい企業におすすめの製品です。

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＼ジョブカン勤怠管理についての詳細＆資料DLはこちら／

KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
様々な打刻手段に対応でき、シェアNO.1です。（※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2023年版」 勤怠管理ソフトSaaS市場 利用ID数2022年度実績）
出勤管理、休暇管理、シフト管理などの機能がワンプライスで、人事労務や給与システムも無料で利用可能です。

＼KING OF TIMEについての詳細＆資料DLはこちら／

​​​​​​​freee勤怠管理Plus

フリー株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
打刻方法やオプションなど異なる部分もありますが、KING OF TIMEのOEM製品のため、KING OF TIMEの機能の殆どをより安く利用可能な点が人気です。

＼freee 勤怠管理Plusについての詳細＆資料DLはこちら／

まとめ

本記事ではICカード打刻を行うメリット、おすすめできる利用ケース、システムを選定する際のポイントや注意事項などについて解説しました。
今回ご紹介した製品の具体的な料金が気になる・他にもどういった機能があるのか気になる等々ありましたら、『Cloud Service Concierge』で、Horizontal SaaSに精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。
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