Canvaシート活用ガイド｜業務で“伝わる表”を作る方法
ビジネスの現場では「スプレッドシートで管理することが一般的」になっていますが、Canvaでも「Canvaシート」というドキュメントがあるのはご存知でしょうか？
ただ数値やテキストを並べるだけでなく、デザインとの親和性が高く、グラフや図表をそのまま資料やプレゼンに差し込めるのが強みです。
さらにAI機能を使えば、集計やキャッチコピー作成といった作業もアシストしてくれます。
本記事では、Canvaシートの基本機能と、営業・マーケティング・人事といった部門での具体的な活用事例をご紹介します。
※ 本ブログ記事の内容は、記事掲載時点の情報に基づいて記載されています。そのため、製品に関する情報については、アップデートなどにより現行の情報と異なる場合があります。あらかじめご了承ください。
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Canvaシートとは
Canvaシートは、Canvaの中でExcelやスプレッドシートのように表を作成できる機能です。
大きな特徴は 「そのまま資料やデザインに組み込める」 ことです。
Canvaシートなら、ブランドカラーやフォントを反映し、グラフやデザインとシームレスに組み合わせられるため、プレゼンテーションに組み込みたいグラフをや表を作りたいビジネスシーンに最適です。
ホーム画面から [Canvaシート] のアイコンをクリックして新規作成ができます。
表計算
チェックシート
在庫管理表
プロジェクト進行表
SNS投稿管理表
など様々なテンプレートも用意されています。
テンプレートを探すコツについては以下の記事をご覧ください。
⇒ Canvaテンプレート探しと選びのコツ
Canvaシート基本の機能
表やグラフの作成
セルの結合や色分け、数値入力、プルダウンなど、基本的な操作はExcelやGoogleスプレッドシートに近い感覚で利用可能です。
セルの中には写真や素材をいれることはもちろんのことリンクの挿入もできます。
Canvaでデザインの作成だけではなく、SNS投稿の管理表やプロジェクトで使用するデザインの管理表の作成も可能となります。
表の作成
どんな形の表にすればいいのか悩んだ時は、プロンプト（指示文）を入力することで表の土台を作成できます。
空白セルに入力
デザインに挿入するキャッチコピーなど一から考えるのはハードルが高いものでも、他のセルに入力された情報を元にデザインをAIで生成可能です。
生成されたテキストはもちろん編集できます。
ポイントは [A1] のセルにヘッダーとして表タイトルを入力しておくとより精度の高い生成が可能となります。
素材もいつものデザイン作成の感覚で挿入できるので視認性の高いヘッダーを作るのも簡単です。
マジックグラフ
数値が入力されたセルを選択し、グラフを作成できます。
おすすめが出てきますが、グラフの形は後から編集可能です。
マジック関数
関数がわからなくなっても、「合計をだして」などざっくりとしたプロンプトを入力するだけで関数を作成してくれます。
マジック分析
データを元に傾向や要約などAIで分析できる [マジック分析] 機能は現状はベータ版です。
日本語だとうまく機能しないこともありますが、今後アップデートが期待される機能の一つです。
部門別の事例活用法
営業チーム
資料の中に予算や収益などの数値を管理するシートを1ページ入れ、同じデザインファイルにプレゼン資料にグラフを差し込みます。
同じデザインファイル内にあるシートであれば数字を変更するとグラフも自動で数字が反映されます。
そのためチームメンバーが案件ごとに進捗を更新し、シートに入れるだけでプレゼンの売上グラフが最新化とファイル管理も一元化できます。
マーケティング・企画チーム
デザイン進捗管理表でプロジェクトごとに担当・期限を一覧化して管理できます。
完了したタスクプルダウンの変更で進捗が可視化できますし、プロジェクトに関係するデザインファイルをシートに入れることでファイル迷子を防げます。
またCanvaシートと一括作成機能を掛け合わせることで、デザイン制作の時間を大幅に削減できます。詳細についてはについてはこちらの記事へ
⇒ Canvaシート × 一括作成 で “量産” をラクに！最短でたくさんのデザインを作る方法
まとめ
Canvaシートは、デザインと表を一体化できる新しい発想のツール。
基本操作に加え、AI機能で分析や表作成も自動化可能。
営業・管理・マーケティングなど、部門ごとの実務にすぐ応用できる。
一括作成と組み合わせれば、さらに業務効率化が進む。
『Canva相談センター』では、Canva製品に精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。ビジネス版Canva導入をご検討中の担当者さまはお気軽にご相談ください。
