部門別組織図は、役割や機能ごとに部門を分け、それぞれが一定の責任と権限を持つ構造を示します。
マトリックス型組織図は、複数の役割や機能を横断して担当するメンバーが存在する場合に適しており、プロジェクト型の組織でよく使われます。
フラット型組織図は階層性が少なく、個々のメンバーが責任と権限を持つ組織を表現する際に有効です。

組織図作成で得られる3つのメリット

組織図を作成すると、以下の3つのメリットが生まれます。

1．意思決定や情報共有のスピードアップ

指揮命令系統と責任の所在が明確になる点です。
誰が誰に報告・相談すべきかが整理されるため、意思決定や情報共有のスピードアップが期待できます。

2．人材マネジメントの最適化

組織構造や各部署の役割が明確になることで、人材配置の偏りや部署同士の連携が不足しているなどの課題を発見しやすくなります。
その結果、人材マネジメントを最適化できます。

3．組織の情報の透明性が高まる

組織の体系や体制を社内外に示すことで、透明性が高まり、外部からの信頼性向上やビジネスチャンスの拡大にも寄与します。

透明性の高い組織構造は、社内の統制のみならず、社外からの信頼獲得においても大きな役割を果たします。
戦略的な組織運営を実現するツールとして、組織図を最大限に活用してください。

Canvaで組織図を作成するメリットとポイント

Canvaは無料から利用できるクラウド型のデザインツールとして、組織図作成に適したテンプレートが多数用意されています。
テンプレートを選んでカスタマイズするだけで、高品質な組織図を短時間で作成できます。

ブラウザベースのためソフトウェアのインストールが不要で、パソコンやスマートフォン、タブレットから同じデザインにアクセスできる点も特徴です。
チームでのリアルタイム共同編集にも対応しています。

Canvaについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
⇒ 誰でも簡単に無料でデザイン作成が可能な「Canva」とは？使い方や基本機能、料金プラン、商用利用について解説

Canvaのテンプレートで時間を大幅短縮

Canvaには、階層型や部門別、マトリックス型、フラット型など、さまざまな組織構造に対応したテンプレートが数百種類用意されています。
一から作成する手間を省き、テンプレートを選んで部門名や担当者名を編集するだけで、短時間で高品質な組織図が完成します。

組織図作成前の準備｜必要な情報を整理する

組織図を作成する前には、まずその目的をはっきりさせることが大切です。
組織図が社員向けなのか、社外向けなのか、あるいは経営戦略用なのかによって、記載する情報が異なります。

また、組織図の対象範囲を全社にするか、特定の部門やチームに限定するかも決めておきましょう。
さらに、従業員の氏名や役職、部門名など必要な情報を事前にまとめておくと、各部門に担当者を割り振って情報収集を進める際に効率的です。

組織図の種類を選ぶポイント

自社の実際の組織構造に合った形式を選ぶことが、分かりやすい組織図を作るためのポイントです。
責任と権限が上層部に集中している場合は階層型、各部門が独自に意思決定する場合は部門別が適しています。
複数の役割を担うメンバーが多い場合はマトリックス型、階層性が低い場合はフラット型を選ぶことで、組織の実態を正確に表現できます。

Canvaを使った組織図の作り方（実践手順）

Canvaで組織図を作成する手順は、アカウント作成からテンプレート選択、編集、調整、ダウンロードまでの5ステップで完了します。
操作は直感的で、初めての方でも簡単に基本的な組織図を作成できます。

① Canvaアカウントの作成とテンプレート選択

Canva公式サイトにアクセスし、メールアドレスやGoogleアカウント、Facebookアカウントなどで無料登録をします。

登録後、ホーム画面で「組織図」と検索すると、用途別のテンプレートが表示されるため、自社の組織構造に合ったものを選択します。
また、無償版より有償版のほうが多くのテンプレートを利用できます。

以下の記事では、Canvaの無料プラン、有料プランの違いについて解説しています。
⇒ Canva無料版と有料版の違いは？最適なプラン選びのコツをご紹介

② 図形の追加・削除で組織図の形を作る

テンプレート内の図形が足りない場合は、対象の図形を選択して同列や下列に追加します。不要な図形は選択して削除することで、組織の実態に合った形に調整できます。

③ 図形内に部門名や担当者名・顔写真・役職名を入力

各図形をクリックして、部門名や担当者名、顔写真、役職名などを入力します。
フォントや文字サイズは後でまとめて調整した方が効率的です。

④ 配色とレイアウトで見やすさを向上

部門ごとに色分けしたり、同系色の濃淡を使ったりすることで、視認性が向上します。
整列機能を使って図形の配置や余白を揃えることで、全体がすっきりとした印象になります。

⑤ 完成した組織図のダウンロードと共有

右上の「共有」ボタンから、PDFやPNG、JPEGなどの形式を選んでダウンロードします。
PDFは印刷や資料配布に、PNGはWeb掲載やマニュアルへの組み込みに適しています。

完成した組織図はブランドテンプレートに登録することで、チームや社内で共通のデザインとしてCanva上で利用できます。
Canvaにはよく使うデザインをブランドテンプレートとして保存・共有できる機能があります。
ブランドカラーやフォント、ロゴなどをあらかじめ登録しておくことで誰が作っても同じトーン&マナーで資料や広告物を仕上げられます。

Canva公式サイト：オンラインで組織図を作成｜ Canvaの組織図ビルダーを使って組織図を作成

見やすく使いやすい組織図を作るデザインのコツ

見やすい組織図を作るためには、図形や色の統一、余白の調整、情報量の整理、定期的なメンテナンスといったポイントを押さえることが重要です。
これらを意識することで、社員や取引先にとって有益な情報源となる組織図を作成できます。

図形や色を統一して統一感を出す

組織図を構成する図形や線の色、形を統一することで、全体に一貫性が生まれ、情報を直感的に理解しやすくなります。
図形の種類や色が混在していると、視線が散り、どこから見ればよいのか分かりにくくなります。

例えば、部門ごとに同系色を使い分けたり、役職の上下関係を色の濃淡で表現したりすると、階層構造や立ち位置の違いを視覚的に伝えやすくなります。
色分けは使いすぎず、意味を持たせた配色に絞ることが、見やすさを保つポイントです。

図形の高さや余白の幅を揃える

図形の高さや余白の幅が揃っていないと、情報自体が正しくても、全体として雑然とした印象を与えてしまいます。
特に組織図は規則性が求められる図であるため、レイアウトの乱れは可読性を大きく損ないます。

Canvaの整列機能や等間隔配置を活用すれば、図形の位置や余白を簡単に揃えることができます。
上下左右の間隔を一定に保つことで、組織の構造が整理され、見る人が迷わず情報を追える組織図に仕上がります。

目的に応じて情報を過不足なく記載する

組織図に記載する情報は、作成目的に応じて取捨選択することが重要です。
社員向けの場合は、部門名や役割、担当者名を明確にすることで、日常業務における連携や相談先を把握しやすくなります。

一方、外部向けの組織図では、すべての個人名を載せる必要はありません。
部門名や問い合わせ担当者など、必要最低限の情報に絞ったほうが分かりやすくなります。
使う人が何を知りたいのかを意識し、不要な情報を省くことで、見やすさと実用性の両立が可能です。

適宜メンテナンスをして最新情報を保つ

組織図は一度作って終わりではなく、組織改編や人事異動に合わせて更新し続けることが重要です。
情報が古いままだと、誤った認識や連絡ミスの原因になり、業務の妨げになることもあるでしょう。

Canvaはクラウドベースのデザインツールであるため、複数人で同時に編集ができるだけでなく、変更履歴の管理も簡単です。
その結果、常に最新の情報を共有することができます。

さらに、Canvaを活用して定期的な見直しのタイミングをあらかじめ決めておくことで、組織図をいつでも信頼できる情報源として活用できるようになります。

まとめ

Canvaを使えば、豊富なテンプレートと直感的な操作により、デザイン初心者でもプロフェッショナルな組織図を作成できます。
図形や色の統一、余白の調整、目的に応じた情報の記載、定期的なメンテナンスといったポイントを押さえることで、見やすく使いやすい組織図が完成します。

社員や取引先にとって有益な情報源として、組織図を積極的に活用してみてください。

『Canva相談センター』では、Canva製品に精通した専門コンシェルジュが導入に向けた無料相談を承っております。ビジネス版Canva導入をご検討中の担当者さまはお気軽にご相談ください。

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SB C&S株式会社内SaaS専門チーム「Cloud Service Concierge」が記事の執筆や監修を進めています。ブログ記事は、SaaSの基礎知識やSaaS製品の選定ポイントなどを中心に情報を発信しています。

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