【企業におけるBCP対策の基本！】有事に備える安否確認とは？各方法のメリット・デメリットやおすすめサービスをご紹介
自然災害やパンデミックなどの有事に備えてどんな方法で安否確認を行うべきか悩まれている企業も多いのではないでしょうか。
この記事ではBCP対策の基本となる安否確認の目的やおすすめの安否確認方法について各方法のメリット・デメリットを交えてご紹介します。
企業における安否確認とは？
企業における安否確認とは、災害や緊急事態が発生した際に従業員や関係者の安全状況を確認することを指します。
安否確認にはさまざまな目的があります。その中から大きく3つの目的を紹介します。
従業員の安全確保
災害や緊急事態が発生した際に、従業員やその家族などの安全を確認します。
安否確認を通じて従業員や関係者の無事を確認することで必要な支援や救助活動を行うことができます。
情報収集
被災や緊急度の状況を把握することができます。情報を収集し、関係者や関係機関と共有することで迅速かつ適切な対応策を立てることが可能になります。
業務継続の確保
従業員の安否が確認されることで、復旧作業や業務再開の計画を立てることができ、業務の継続性を確保することが可能になります。
安否確認時に確認すべきことは？
安否確認では以下のような情報を最低限確認することが必須となります。
損失を抑えた上で事業を継続させるためにも企業はこれらの情報をもとに的確な判断を下す必要があります。
本人の状態：
従業員の安全を確認します。従業員が無事であるかどうか、具体的な怪我や体調不良の有無を確認し、安全な状態にあるかを把握します。
また、必要に応じて医療や支援を行います。
家族の状態：
家族に万が一のことがあれば出社はできなくなるため、従業員だけでなくその家族の安否確認も行う必要があります。
出社可否：
出社が可能な従業員と在宅勤務が可能な従業員を判断します。各従業員の状況に対して適切な指示や支援を行います。
安否確認の方法は？
一般的には以下のような安否確認の方法があり、各方法にはメリット・デメリットが存在します。それぞれの良さを理解した上で企業にあった方法をご選択ください。
電話
直接電話をかけて相手の安全を確認する方法です。
緊急時には迅速かつ確実な手段になりますが、災害時には回線がつながりにくくなることに加えて個別に連絡を取り合う手間と時間がかかる可能性があります。
メール
一斉送信ができ、テキスト入力によって安否確認の手順や報告方法などを明確に記載することができる反面、メール送受信時にタイムラグが発生する可能性があることから送受信の遅延が起こりうるためリアルタイムでの確認に不向きといったデメリットがあります。
ビジネスチャット
リアルタイムでメッセージをやり取りすることができるため、送信後、即座に返信を受け取ることができます。また、グループやチャネル機能を活用して、複数人に対して一斉にメッセージを送信することも可能です。さらに口頭や文字情報では説明が難しいような状況も写真や位置情報などで簡単に共有することができます。
ただし、リアルタイムで多くの人がやり取りできる分、大事なメッセージが埋もれてしまい集計に手間がかかる場合があります。
災害用伝言板
回線がつながりにくい場合でもメッセージを残すことができ、誰もが利用可能なサービスです。
ただし、入力できる文字数に制限があることや個人利用を目的としたサービスのため、企業における安否確認の場合には集計者の手間と時間がかかる可能性があります。
安否確認サービス
災害発生時に一斉に安否確認のメッセージを送信し、情報を収集する方法です。
安否確認専用のサービスであり有事の時以外は使用しないため、いざという時に使い方が分からないといったことが起こる可能性があります。
【おすすめ】LINE WORKS を使った安否確認方法
LINE WORKSは、LINEの使いやすさを踏襲したビジネスチャットであり、その他にも掲示板やカレンダーなどビジネスに必要な機能を搭載した組織やチームのためのコミュニケーションツールです。
有事専用のツールは突然災害が起こった時に使用方法が分からず対応が遅れてしまう可能性がありますが、通常業務で日頃使い慣れているLINE WORKSを活用して安否確認を行うことで有事の際にも落ち着いた対応が可能となります。
LINE WORKSでできる安否確認の方法を紹介します。
まずはトークで無事を確認
リアルタイムでスピーディなやりとりが行える上にグループトークで行うことで一斉に指示や情報を共有することができます。また、LINE WORKSの既読確認機能では各メンバーの既読・未読の状況を確認することができます。
一斉送信したトークに対する既読状況を確認することで一次的な安否確認の役割も果たすことができます。
アンケートで安否確認結果を自動集計
LINE WORKSのアンケートではあらかじめテンプレートがいくつか用意されており、安否確認用のテンプレートもございます。テンプレートを活用することで簡単にアンケート作成が可能となり、実施したアンケートの回答結果はリアルタイムで自動的に集計されますので、時間のかかる集計作業の手間を省くことができます。
掲示板で指示や情報共有
安否の確認後の指示やお知らせに掲示板の機能を活用できます。
また、災害後だけではなく、台風や集中豪雨などの事前に災害が予測される場合にも全従業員に対して出社や自宅待機等の指示にお役立ていただけます。
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まとめ
この記事では企業における安否確認の方法について解説しました。
災害はいつどこで発生するか分かりません。万が一に自社の建物や設備が被災する可能性もあるため、有事の際に使用するツールはBCP対策がきちんと行われているクラウドサービスを推奨します。
また、有事専用のツールは突然災害が起こった時に使用方法が分からず対応が遅れてしまう恐れがあります。
有事の際に落ち着いて対応するためにも、通常業務で使用している使い慣れたサービスを安否確認ツールとして活用することを推奨します。
LINE WORKSは、SB C&Sが運営する『Cloud Service Concierge』でお取扱いのある製品です。
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