複合機からFAXやスキャンデータをこのアドレス宛に送ることで、Dropbox上のフォルダに即時保存される仕組みです。
メール経由での自動振り分けにより、人の手を介さず安全にFAXデータを保存できます。
この仕組みを利用することで、ペーパーレス化と業務スピードの両立が実現できます。
※1 社内ネットワークのみでインターネット接続不可の場合、SMTPサーバーに接続できないため、メール自体がDropboxに届かず「Email to Dropbox」は利用できません。

複合機との組み合わせによる利便性

複合機側でスキャン送信先を「Email to Dropbox」の固有のメールアドレスに設定するだけで利用できるため、特別なソフトウェア導入は不要です。
外出先や在宅勤務の担当者もDropboxを通じてFAX内容をすぐに確認できるため、紙の受け渡しが不要になります。
FAXデータが自動でクラウド保存されるため、時間や場所に縛られない業務フローの構築が可能です。

また、担当者の不在時でも他のメンバーが即時にFAXを確認できるため、チーム単位での生産性向上にもつながります。

利用シーンと導入効果

スキャンしたデータや受信FAXを、特定のメールアドレス経由でDropbox上の所定フォルダへ自動保存することが可能です※2。
この仕組みにより、関係者間での情報共有が迅速になります。

また、スキャン・FAXデータはクラウド上で管理されるため、紙の紛失防止やアーカイブ化が容易です。
履歴管理や検索機能を組み合わせることで、過去データの参照もスムーズに行えます。
ただし、データ保存先の詳細な場所や「部署ごとのフォルダへ自動振り分け」といった機能を実現するには、複合機側の宛先設定や、受信後の運用ルール設計が別途必要となります。

適切な運用設計を行うことで、バックオフィス業務全体の効率化とペーパーレス化を計画的に進められます。
※2 保存先のフォルダは環境や設定により異なるため、事前にご確認ください。また、部署ごとの自動振り分けなどを行うには、複合機側の宛先設定や運用ルールの設計が別途必要となるためご注意ください。

複合機のFAX業務の課題とDropbox導入による解決

多くの企業では、FAX受信後の紙処理やスキャン作業に時間がかかり、情報共有の遅れが課題となっています。

Dropboxと複合機を連携させることで、受信から保存や共有までの作業を自動化できます。
その結果、業務全体のスピードと精度を向上させることが可能です。

FAX受信の属人化と情報共有の遅れ

紙ベースのFAX処理では担当者依存が発生しやすく、受信から確認・展開までのタイムラグが生じます。

Email to Dropboxなら、クラウド保存により部署全体で即時確認が可能になるだけでなく、早いレスポンス対応が実現できます。
特に緊急対応や顧客からの重要連絡に対しても、迅速に対応できる体制が構築可能です。
また、FAXの確認・転送にかかる時間を軽減し、全体の業務効率を底上げします。

紙保管コストと管理負担の削減

Email to Dropboxを導入すると、物理的な書庫や保管スペースを軽減できるだけでなく、紙書類の検索・整理にかかる手間も解消されます。

Dropbox内での検索機能を活用すれば、過去のFAXデータもキーワード検索で即座に参照が可能です。
電子化による検索精度の向上は、アーカイブ作業や監査対応の効率化にも直結します。
文書の電子化は、単に紙をデータに置き換えるだけでなく、業務効率全体に大きな波及効果をもたらします。

複数拠点・リモート環境でのFAX共有

本社・支店・在宅勤務者など、場所を問わず同一のFAXデータを確認できる環境が構築できます。
Dropboxはインターネット接続がある端末間でデータを自動同期するため ※3 、拠点間の情報格差を解消できます。

通信環境さえあればどこからでもアクセスできるため、全国規模の拠点展開を行う企業でもスムーズな情報連携が可能です。
このような機能により、FAXに依存したアナログ業務からクラウド連携型ワークフローへの移行を促進します。
※3 データの反映（同期）にかかる時間は、通信環境や回線速度により異なる場合があります。

電子帳簿保存法に対応したFAXデータの電子保存

電子帳簿保存法※4では、受信したFAXデータを電子的に保存する場合、「真実性の確保（改ざん防止）」と「可視性の確保（検索性）」が求められます。
「スキャナ保存（紙書類をスキャン保存）」した場合も、データ保存が原則義務化されました。
Dropboxはタイムスタンプ付きの保存履歴やアクセスログを自動的に管理でき、法要件を満たしやすい環境を提供します。

また、ファイル名やフォルダ構成を工夫することで、取引先名や日付による検索が容易になり、監査時の確認作業も効率化できます。
電子帳簿保存法対応を見据えたFAXの電子化基盤として有効です。
※4 電子帳簿保存法：国税関係の帳簿書類（会計帳簿や請求書など）を電子データで保存することを認める法律です。

Email to Dropbox活用の具体的な設定や便利な機能について

複合機とDropboxの連携は、管理者が設定する「Email to Dropbox」の固有のアドレスを設定し、送信ルールを統一することでスムーズに導入できます。
利用部門ごとにフォルダを分けることで、FAX受信から仕分け・保管までを効率的に運用できます。

①設定の流れと運用設計

Dropboxの「設定」メニューでEmail to Dropboxの固有のメールアドレス※5を取得し、複合機の宛先に登録します。
受信データが自動的に特定フォルダへ格納されるため、ユーザー側での操作は最小限です。
運用ルールをあらかじめ定めておくことで、管理工数の削減にもつながります。

部門単位の運用設計を行えば、データの整合性と可視性を保ちながら安定運用が可能です。
※5 固有のメールアドレス：固有のメールアドレスは後で変更ができます。すでに取得したアドレスを変更するのではなく、新しいメールアドレスを発行することで変更します。

②複合機側での設定は簡単

複合機のアドレス帳にDropbox専用のメールアドレスを登録するだけで、すぐに連携が可能です。
特別なアプリや複雑な設定は不要であり、一般的なメール送信機能を備えた複合機であれば即日導入できます。

現場担当者の負担を最小限に抑えられるため、IT知識が限られた環境でもスムーズに運用を開始できます。

③フォルダ構成とアクセス権管理

部門や用途ごとにDropboxフォルダを分け、アクセス権限を設定することでセキュリティを確保します。
共有リンクの管理やアクティビティレポート機能なども活用すると、内部統制を強化できます。

さらに、共有リンクの有効期限やアクセス制限を設定すれば、外部共有時の情報漏えいリスクも低減可能です※6。
※6 機能は、プランや権限により異なるため、事前に導入プランをご確認ください。

④バックアップと復旧の仕組み

Dropboxのバージョン履歴機能※7とDropbox Rewind機能※8を利用すれば、誤削除や上書き時も簡単に復元できます。]
FAXデータの破損やランサムウェア被害時にも、復旧作業を自社で迅速に実施可能です。
Dropbox Rewind機能を活用すれば、フォルダ単位で特定時点に戻すことができ、万一のトラブルにも柔軟に対応できます※9。

※7 バージョン履歴機能：個々のファイルの変更履歴を確認・復元するもので、誤って上書きしたり、少し前のバージョンに戻したい場合に使える粒度の細かい機能です。

※8 Dropbox Rewind機能：アカウント全体やフォルダを丸ごと過去の時点へ復旧できる「巻き戻し」機能です。例えばウイルス感染が発生した際、大量のデータを一気に復旧するのに適しています。

※9 バージョン履歴・Dropbox Rewindの利用可能期間はプランによって異なるため、事前に導入プランをご確認ください。

関連サイト：カタログダウンロードはこちら

安全なFAXデータ管理とDropboxのセキュリティ機能

Dropboxは、世界基準のセキュリティ認証を取得しており、業種を問わず安心して利用できます。
多要素認証・通信暗号化・アクセス監査ログなど、企業利用に必要な保護機能が標準搭載されています。

通信の暗号化とアクセス制御

スキャンやFAXデータをメール転送機能で送る場合、そのセキュリティ強度は管理者の設定に依存するため、現状の設定状況には留意が必要です。

一方で、Dropboxとの通信は標準でSSL/TLSなどにより保護されます。
さらに、データ転送時だけでなく保存時にも256ビットAES暗号化が適用され、万一の通信経路侵害やサーバー攻撃にも耐性を持つ設計となっています。

アクセス管理の面でも、ユーザーやデバイス単位での制御が可能であり、社外端末や未承認デバイスからのアクセスを制限できます。
共有リンクへのパスワード設定や有効期限の指定と合わせることで、社内外の利用環境において安全性と利便性を両立できます。

監査ログとアクティビティ追跡

Dropboxの管理コンソールでは、誰がいつどのファイルにアクセスしたか、ダウンロード・削除・共有といった操作履歴を詳細に記録できます。
監査ログを活用することで、不審なアクセスやデータ操作を早期に検知し、情報漏えいや不正利用のリスクを最小限に抑えられます。

また、これらの履歴は自動的に保存されるため、内部監査や第三者監査への対応も容易です。
セキュリティポリシー違反や誤操作が発生した際にも、記録を基に迅速に原因を追跡できます。
これにより、透明性と信頼性の高い情報管理体制を維持することが可能です。

法規制・認証対応

Dropboxは、ISO27001、ISO27017、ISO27018、ISMAPをはじめとする国際的および国内の主要セキュリティ認証プログラムが求める要件に対応しています※10。
これらの認証は、情報セキュリティマネジメント、クラウドサービスの安全性、および個人情報保護に関する強固な体制を示すものです。

また、GDPR（EU一般データ保護規則）や日本の個人情報保護法に対応するための機能を備えており、国際取引や海外拠点を持つ企業でも利用しやすい環境を提供します。

こうした認証基盤を活用しつつ、お客様ごとの社内規定に合わせた運用ルールを組み合わせれば、コンプライアンスリスクを大幅に低減できます。
最終的な法令対応については、社内の監査部門や専門家と連携し、Dropboxの機能を最大限に活用した体制を構築することで、最適で安心な環境を実現できます。

※10 Dropboxの主要セキュリティ認証プログラムの取得状況は、公式資料でご確認ください（規格と規制の尊守）。