Zoomで実現できるテレワークの隠れたメリットとは

新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入は急激に広がっています。感染防止策に限らず導入すべきテレワークのメリットやその理由についてご紹介します。また、テレワークを実現するうえで欠かせないWEB会議ツール「Zoom」の活用法やメリットについてもご紹介します。

テレワークは”過小評価”されている

新型コロナウイルスの影響でテレワークの導入は急激に広がっています。従来から推進されてきた働き方改革との合致もあり、新型コロナウイルス収束後も継続したいという意見も多く見られ、毎日新聞が2020年10月に実施した国内の主要企業126社へのアンケートによると、実施企業の約9割が収束後も継続したいと回答しています。
一方で、株式会社あしたのチームの「withコロナの働き方と人事評価に関する調査」によると、withコロナの生活様式を継続する中で2021年は一般的にテレワークが定着するかという問いに対し、「テレワークは定着しない」という意見が40.7%という結果でした。

以上をふまえるとテレワークを希望はするが定着はしないだろうという意見が多いことがわかります。定着しないと考える理由は、テレワーク化が不可能な業種や業界が多数存在することや日本の会社に対する帰属意識のあり方が大きいと考えられます。

出典：毎日新聞「テレワーク、コロナ収束後も「9割」が継続意向　主要企業126社アンケ　社員から『しんどい』声も」
https://mainichi.jp/articles/20210129/k00/00m/040/363000c

出典：株式会社あしたのチーム「withコロナの働き方と人事評価に関する調査」
https://www.ashita-team.com/news/20210125-2/

テレワークに対する誤解

東京都が2021年1月に発表したテレワーク導入率調査結果によると、企業全体では57.1%だったのに対し、大企業の実施率は76.5％との結果でした。では中小企業のテレワーク化はなぜ進まないのでしょうか。 テレワークは導入するのに手間がかかり、勤怠管理が難しいなどの誤解が先立ち、 導入することで得られるメリットをあまり意識していない企業が多いからかもしれません。

テレワークを実施するメリットのひとつが、コスト削減です。テレワークはインターネットと パソコンやスマートフォンなどのデバイスさえあれば時間や場所にとらわれずに働くことができます。 テレワーク化が進めば、顧客訪問やイベント会場などへの 移動時間に伴う人件費や交通費などの削減が可能です。
具体例として、月給30万円で1日2、3社に訪問する営業担当者の場合、 移動時間が2時間と仮定すると移動時間だけで月に7万5千円の人件費がかかっている計算になります。 さらには書類や機材の準備、移動手段や経路確認などにも時間を要していることが想定されますので、より多くの人件費がかかっているはずです。

「移動のコスト」と言われると交通費を意識しがちですが、 このような人件費にかかっている金額の方が明らかに多いことがわかります。それらが削減されることは、 企業にとって大きなメリットと言えるのではないでしょうか。

コスト削減ではないテレワークの本当のメリット

前項では、人件費などのコスト面のメリットを紹介しましたが、それだけではありません。 時間短縮による生産性の向上も考えられます。

具体例として、前項で取り上げた営業担当者の場合、移動にかかっていた2時間を削 減することで人員補充をせずともそのままリソースを確保できることになります。 4人の営業担当者がいた場合、削減できる合計時間で1人の新しい人材を雇用できる計算です。 人材不足の昨今、人を新たに採用するとした場合、求人 から選考、新人教育までさまざまなコストがかかります。 テレワークを導入するだけで新規に雇用することなく既存人材のリソースが追加できるのは大きなメリットと言えるのではないでしょうか。

・メリット①：人件費、採用費が削減できる
既存人材の移動時間にかかっていた人件費の削減のみならず、新規雇用にかかる採用費や教育にかかる 人件費などの見えないコストを削減することが可能です。

・メリット②：本来実施すべき業務に集中することで、生産性が向上する
会議の準備や移動にかけていた時間を本来業務はもちろん、新規事業や既存事業の改善などに充てることができるので、 生産性の向上が期待できます。

メリットを最大化するZoomの活用法

テレワークに欠かせないのがWEB会議ツールです。映像や音声などを双方向にやりとりできるコミュニケーションツールで、たくさ んの種類が存在します。中でもビジネス利用であればZoomがおすすめです。 ここではビジネスシーンに活用できるZoomの機能を具体的にご紹介します。

オンラインでのミーティング

簡単な操作で対面と同様もしくはそれ以上のミーティングを実現できます。画面共有機能を使えば、テキストのみならず画像やホワイトボードなどの共有も可能です。社内のコミュニケーションのみならず顧客との商談や打ち合わせとしても活用できます。

オンラインでのセミナーや展示会

セミナーや展示会をオンライン上で開くこともできます。最大10,000人の閲覧ユーザーに対応しており大規模なセミナーを開催することも可能です。YouTubeとの連携でリアルタイムのストリーム配信ができるので閲覧できるユーザー数の上限は事実上ないと言っても過言ではありません。

クラウドレコーディングの活用

録画した映像や音声をクラウド保存できる機能があるため、実施したミーティングの議事録として保管するのに役立ちます。デバイスの容量を気にせず保存でき、どのデバイスからでも同じ情報を共有できることも大きなメリットの一つです。

WEB会議ツールは種類が多く、どのツールを導入したら良いのかわからないという方もいらっしゃることと思います。今回はZoomをご紹介しました。導入の検討材料としてご参考になりますと幸いです。